На сумму возврата по кассе составьте акт по форме КМ-3. Возвращенные в течение смены кассовые чеки наклеиваются на лист бумаги и вместе с актами сдаются в бухгалтерию. В графе 8 укажите сумму по погашенному суточному отчету 217090,95. В графе 9 укажите сумму сданной кассиром выручки 217008,95 (за минусом возврата). Акты КМ-3 необходимо хранить вместе с кассовыми документами. Также не забудьте в графе 12 формы КМ-5 указать реквизиты документа возврата КМ-3. Например, «Акт КМ-3 №12 от 16.03.2012 г.»
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
Ситуация: какие документы нужно оформить при возврате товара покупателем. Гражданин-покупатель оплатил товар наличными
Ответ на этот вопрос зависит от того, когда покупатель возвращает товар: в день покупки или позже.
Организация-продавец обязана заменить товар или вернуть деньги покупателю при предъявлении хотя бы одного из следующих документов:
- кассового чека;
- товарного чека;
- иного документа, подтверждающего оплату.
В случае, когда покупатель не сможет предъявить ни один из этих документов, он может сослаться на свидетельские показания, подтверждающие факт покупки товара у продавца.
Если любым из этих способов покупатель сможет доказать, что товар был приобретен у данного продавца, организация должна будет выполнить его требования (о замене товара или возврате денег).
Такой порядок следует из статьи 493 Гражданского кодекса РФ и абзаца 3 пункта 1 статьи 25 Закона от 7 февраля 1992 г. № 2300-1.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Если покупатель возвращает товар не в день покупки, а позже, то выплату денег покупателю произведите следующим образом.
Потребуйте от покупателя:
- заявление на возврат товара;
- паспорт или документ, удостоверяющий его личность.
Деньги в этом случае выдаются не из операционной, а из главной кассы. Это объясняется тем, что выручка от продажи данного товара уже была отражена в кассовой книге (и в бухучете). При оформлении расходного кассового ордера укажите в нем данные паспорта или иного документа, удостоверяющего личность покупателя (п. 4.2 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). При выдаче денег из главной кассы старший кассир (кассир):
- проверяет расходный кассовый ордер (п. 4.2 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П);
- выдает деньги покупателю, указанному в расходном кассовом ордере, при предъявлении им паспорта или документа, удостоверяющего его личность (п. 4.2 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П, письмо ФНС России от 3 декабря 2012 г. № АС-4-2/20379);
- делает запись в кассовой книге (п. 5.2 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).
Внимание: за нарушение правил оформления возврата товара организация несет административную ответственность.
Нарушение правил оформления возврата товара влечет штраф за неоприходование денежной наличности в размере:
- от 4000 до 5000 руб. – для должностных лиц организации (например, руководителя);
- от 40 000 до 50 000 руб. – для организации (ст. 15.1 КоАП РФ).
Неправильно оформленные возвраты в день покупки – это главным образом возвраты без кассового чека. В этом случае деньги, выданные клиенту из операционной кассы, налоговая служба квалифицирует как неоприходованную выручку (см., например, письма УФНС России по г. Москве от 30 июля 2007 г. № 34-25/072141, УМНС России по г. Москве от 2 апреля 2003 г. № 29-12/17931). Однако некоторые суды придерживаются мнения, что оформление возврата товара в день покупки не по кассовому чеку (а по товарному или, например, гарантийному талону) не является нарушением, предусмотренным статьей 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 12 июля 2007 г. № А56-51595/2006, от 15 марта 2006 г. № А56-20348/2005, Восточно-Сибирского округа от 13 августа 2007 г. № А33-6945/07-Ф02-5130/07). Это связано с тем, что обязанность вернуть покупателю деньги за товар, даже при отсутствии кассового чека, установлена, в частности, законодательством о защите прав потребителей (абз. 3 п. 1 ст. 25 Закона от 7 февраля 1992 г. № 2300-1). Следовательно, инспекция не может привлечь организацию к ответственности, предусмотренной статьей 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях при возврате денег в день покупки не по кассовому чеку, а по иному документу.
Основное нарушение при возвратах не в день покупки – выдача денег из операционной кассы. В таких ситуациях организация ошибочно уменьшает выручку в журнале кассира-операциониста вместо того, чтобы выписать расходный кассовый ордер (см., например, постановление Верховного суда РФ от 28 января 2011 г. № 5-АД11-1).
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
Для проверки организация (предприниматель) представляет документы, связанные:
- с приобретением, регистрацией, перерегистрацией ККТ;
- проверкой исправности, ремонтом, техническим обслуживанием ККТ, заменой программно-аппаратных средств;
- вводом в эксплуатацию, применением, хранением и выводом из эксплуатации ККТ;
- ходом регистрации контрольно-кассовой техникой информации о платежах и ее хранением.
Об этом сказано в пункте 33 регламента, утвержденного приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 132н.
К таким документам, в частности, относятся:
- паспорт ККТ;
- регистрационная карточка;
- акт по форме № КМ-1;
- журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4;
- договор на техобслуживание ККТ;
- журнал по форме КМ-8.
На этих документах должны стоять отметки налоговой инспекции (п. 70, 72 Административного регламента, утвержденного приказом Минфина России от 29 июня 2012 г. № 94н, постановление Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132, п. 15 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470).
-
акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам по форме № КМ-3; -
журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККТ, работающих без кассира-операциониста, по форме № КМ-5; -
распечатки отчетов из фискальной памяти ККТ и использованных накопителей фискальной памяти; -
контрольные ленты ККТ на бумажном носителе и (или) распечатки контрольной ленты, выполненные на электронном носителе; -
справку-отчет кассира-операциониста по форме № КМ-6; -
сведения о показаниях счетчиков ККТ и выручке по форме № КМ-7. *
Организация (предприниматель) может осуществлять наличные денежные расчеты (расчеты с использованием платежных карт) и без применения ККТ. Например, при оказании услуг населению с выдачей бланков строгой отчетности (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). В этом случае она должна предоставить документы, связанные с изготовлением, приемкой, учетом, хранением, выдачей, инвентаризацией и уничтожением бланков строгой отчетности:
- бланки строгой отчетности, их копии, корешки документов;
- информацию из автоматизированной системы о выпущенных документах;
- акт приемки бланков строгой отчетности;
- книгу учета бланков строгой отчетности;
- акт о списании бланков строгой отчетности.
Об этом сказано в пунктах 33 и 34 регламента, утвержденного приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 132н.
Организация (предприниматель) может осуществлять наличные денежные расчеты без применения ККТ также при ведении деятельности, облагаемой ЕНВД. При этом по требованию покупателя налогоплательщик выдает документ, подтверждающий прием денежных средств (п. 2.1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).
В этом случае организация (предприниматель) должна представить копии товарных чеков, квитанций или других документов, подтверждающих прием денежных средств за соответствующий товар (работу, услугу) (п. 33 регламента, утвержденного приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 132н).
Документы, необходимые для проверки, предоставьте в виде оригиналов или копий. Заверьте копию подписью руководителя (другого уполномоченного лица) и печатью (при наличии). Ниже реквизита «Подпись» нужно указать: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Инспектор не вправе требовать нотариального удостоверения копий документов. Такой порядок предусмотрен пунктом 35 регламента, утвержденного приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 132н, и пунктом 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.
Организация (предприниматель) должна представить документы в тот же день, когда ей предъявят поручение на проведение проверки, или в течение следующего рабочего дня (п. 36 регламента, утвержденного приказом Минфина России от 17 октября 2011 г. № 132н).
Олег Хороший,
государственный советник налоговой службы РФ III ранга