Наличные деньги в кассе разрешено расходовать на заработную плату и иные выплаты работникам. Однако на указанные цели расходуются только наличные деньги, поступившие в кассу за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги. Таким образом, использование наличных денег, поступивших в кассу в счет погашения займа от физического лица, на выплату заработной платы не предусмотрено. В Вашей ситуации организация может быть привлечена к ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах рекомендаций «Системы Главбух».
Рекомендация:Как соблюдать порядок ведения кассовых операций
Все организации независимо от их организационно-правовой формы и применяемой системы налогообложения, а также предприниматели обязаны соблюдать порядок ведения кассовых операций* (п. 1.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П, п. 4 ст. 346.11, п. 5 ст. 346.26 НК РФ).
Это правило распространяется также на плательщиков ЕНВД и предпринимателей, применяющих патентную систему налогообложения, которые работают с денежной наличностью без применения ККТ (п. 2.1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ, п. 1.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П, письма Минфина России от 8 августа 2012 г. № 03-11-06/3/56, от 16 марта 2012 г. № 03-11-11/87).
Кассовые операции
Ведение кассовых операций и работа с денежной наличностью включает в себя:
- прием и выдачу наличных денег (с оформлением приходных и расходных кассовых ордеров);*
- хранение наличных денег в кассе;
- соблюдение лимита расчетов наличными;
- ведение кассовой книги;
- сдачу наличности в банк.
Свободные денежные средства организации и предприниматели должны хранить на банковских счетах (п. 1.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Непосредственно в кассе можно хранить ограниченную сумму наличных – в пределах установленного руководителем организации (предпринимателем) лимита (п. 1.2, 1.3 и6.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Подробнее об этом см. Как соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе.
Расходование наличной выручки
Поступающую в кассу наличную выручку от реализации можно расходовать на следующее:
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
- выдачу зарплаты (иных выплат сотрудникам);*
- оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг, командировочных расходов (через подотчетных лиц);
- выплату денег при возврате товаров, отказе от выполнения работ или оказания услуг (при условии, что ранее они были оплачены наличными);
- выплату страховых возмещений по договорам страхования граждан.
На эти цели можно расходовать только выручку от реализации собственных товаров (выполнения работ, оказания услуг). Наличные деньги, принятые от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при посреднических договорах, оплате услуг мобильных операторов, комиссионной торговле), должны быть в полном объеме сданы в банк*.
Об этом сказано в пункте 2 указания Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У.
Ситуация: можно ли расходовать наличные денежные средства, принятые от учредителя в виде беспроцентного займа, на выплату зарплаты, не внося их на расчетный счет*
Нет, нельзя.
Наличные денежные средства, поступившие в кассу, организация может расходовать на выплату зарплаты. Однако данная норма предусматривает ограничения относительно источника поступления денежных средств. А именно деньги на целевое расходование должны поступить в кассу организации от реализации собственных товаров (выполнения работ, оказания услуг). Иных источников поступления наличных денежных средств, которые разрешено расходовать из кассы, минуя банковский счет, не предусмотрено*. Такой порядок следует из положений пункта 2 указания Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У.
Таким образом, если организация получила заем от учредителя наличными деньгами, то их нельзя использовать на выплату зарплаты сразу. Сначала организация обязана сдать эти деньги в банк (п. 2 указания Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843-У).
Внимание: за расходование денег, поступивших в кассу организации в нарушение данного порядка, организация может быть оштрафована.*
Во-первых, штрафные санкции могут быть предусмотрены в договоре на расчетно-кассовое обслуживание с банком (п. 4 ст. 421 ГК РФ). Поэтому, если банк обнаружит данное нарушение, организация может быть оштрафована.
Во-вторых, налоговая инспекция может привлечь организацию к административной ответственности за несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов (ст. 15.1 КоАП РФ).* Это возможно в ситуации, когда организация получила заем наличными и не израсходовала эту сумму на выплату зарплаты (или израсходовала ее часть). В этом случае организация необоснованно накапливает деньги в кассе (см., например, определение ВАС РФ от 15 января 2007 г. № 16263/06, постановление ФАС Уральского округа от 7 сентября 2006 г. № Ф09-7873/06-С1).
Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга