Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Семь бухгалтерских желаний, которые сбылись в 2016 году

Подписка
Срочно заберите все!
№24
10 июля 2013 118 просмотров

Наша организация взяла в аренду легковой автотранспорт у физического лица. Подскажите пожалуйста, списание бензина происходит по пробегу и нормам списания ГСМ, нужно ли для этого выписывать путевой лист. В путевом листе необходимо печать медработника, у нас в штате его нет. Вопрос: Как правильно документально оформить списание бензина?

Уважаемая Марина Сергеевна!

В ответ на Ваш вопрос от 10.07.2013г сообщаем следующее: Расходы по ГСМ по арендованному автомобилю, должны быть документально подтверждены либо правильно заполненным путевым листом (с датой отметки время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя) либо другим документом, составленный по данным системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или другой системы, позволяющей определить пройденный путь.

Организация обязана организовывать предрейсовые медосмотры водителя. Если в штате нет медработника, то его проводит медучреждение, имеющее лицензию.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».

1.Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ за наличные

<…>

Путевой лист

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗп. 1 ст. 252 НК РФ). Для подтверждения используйте путевые листы. Организация может использовать:*
– унифицированные формы;
– самостоятельно разработанные путевые листы (см., например, упрощенную форму путевого листа легкового автомобиля).

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Приведенные в нем формы обязательны лишь для автотранспортных организаций. Однако и остальные организации при эксплуатации грузовых и легковых автомобилей могут использовать путевой лист в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ (письмо Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354).

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены втаблице.

Организации вправе самостоятельно разработать бланки путевых листов* (письмо Минфина России от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161). Применение нетиповых путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Форма путевого листа, разработанная организацией самостоятельно, должна включать в себя все обязательные реквизиты, предусмотренные разделом II приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 (например, номер путевого листа в хронологическом порядке, данные о сроке его действия, сведения о водителе, данные о транспортном средстве и т. д.) (письмо Минфина России от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161). А также отвечать требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Путевой лист оформляйте в одном экземпляре на каждое транспортное средство. Заполнять его должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь).

При выезде автомобиля на линию и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф.И.О.) или соответствующим штампом.

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф.И.О.) или соответствующим штампом.*

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

Путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом). В наименовании путевого листа необходимо указать тип транспортного средства (например, путевой лист легкового автомобиля, путевой лист автобуса).

На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности деятельности организации.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

<…>
Ситуация: с какой периодичностью нужно оформлять путевой лист автомобиля*

На автотранспортных предприятиях путевые листы действительны в течение одного дня (смены). Поэтому оформлять такие документы нужно ежедневно. На более длительный срок они выдаются только при командировках. Тогда водитель самостоятельно записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат. Это следует из раздела 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Организации, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ, но не реже одного раза в месяц* (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152письмо Минфина России от 30 ноября 2012 г. № 03-03-07/51).

Данные приборов учета

Расходы на ГСМ можно подтвердить не только путевыми листами, но и любыми другими документами, позволяющими достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь. Например, документами, заполненными на основе данных приборов учета и контроля за перемещением транспортны*х средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина России от 16 июня 2011 г. № 03-03-06/1/354.

Бухучет: списание ГСМ

По данным путевого листа (других документов) рассчитайте количество топлива, которое списывается на затраты. Для этого воспользуйтесь формулой:*

Количество топлива, подлежащее списанию на затраты (л) = Остаток топлива при выезде автомобиля (л) + Количество топлива, заправленного в бак автомобиля (л) Остаток топлива на конец дня (л)


Стоимость топлива, которая списывается на расходы, зависит от метода оценки МПЗ (ФИФОпо средней себестоимости) (п. 16 ПБУ 5/01).

При списании ГСМ в бухучете сделайте проводку:

Дебет 20 (23, 26, 44...) Кредит 10-3
– списана стоимость израсходованного топлива (на основании путевого листа).

<…>

ОСНО: налог на прибыль

В зависимости от характера использования транспорта расходы на ГСМ включите в состав:*

  • материальных расходов (при оказании автотранспортных услуг) (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ);
  • прочих расходов, связанных с производством и реализацией (при использовании автотранспорта для нужд организации) (подп.11 п.1 ст. 264 НК РФ).

Это подтверждает Минфин России в письмах от 11 июля 2012 г. № 03-03-06/4/71от 22 июня 2010 г. № 03-03-06/4/61.

Для расчета налога на прибыль ГСМ принимаются к учету по покупным ценам (п. 2 ст. 254 НК РФ). Если цена содержит в себе НДС, то сумму этого налога следует исключить из налоговой базы (п. 1 ст. 170 НК РФ).

Если затраты на приобретение ГСМ относятся к материальным расходам, списывайте их с учетом метода оценки материалов, который применяет организация (п. 8 ст. 254 НК РФ).

Если затраты на приобретение ГСМ относятся к прочим расходам, списывайте их по фактической стоимости приобретения (без НДС) (подп. 11 п. 1 ст. 264п. 1 ст. 170 НК РФ).

Ситуация: нужно ли при расчете налога на прибыль учитывать расходы на топливо в пределах норм*

Да, нужно.

Позиция контролирующих ведомств сводится к тому, что при расчете налога на прибыль расходы на ГСМ учитываются в пределах норм, установленных распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р. В дополнение к ним для некоторых марок автомобилей можно применять нормы, предусмотренные в письме ФНС России от 29 марта 2006 г. № ГИ-6-17/337.

Списывать топливо по другим лимитам (например, разработанным организацией самостоятельно) можно только в отношении автомобилей, для которых нормы не установлены. В этом случае организация вправе принять решение ввести собственные нормативы расходования ГСМ, разработанные по ее запросу научными организациями. До принятия такого решения следует руководствоваться соответствующей технической документацией и (или) информацией, предоставленной изготовителем автомобилей.*

Такая позиция изложена в письмах Минфина России от 30 января 2013 г. № 03-03-06/2/12от 11 июля 2012 г. № 03-03-06/4/71от 3 сентября 2010 г. № 03-03-06/2/57от 22 июня 2010 г. № 03-03-06/4/61.

Налоговая служба также ссылается на необходимость применения указанных норм для целей налогообложения прибыли (письма ФНС России от 15 апреля 2008 г. № СК-6-5/281УФНС России по г. Москве от 3 ноября 2009 г. № 16-15/115253).

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организациям при расчете налога на прибыль не применять нормативы расхода ГСМ, утвержденные Минтрансом России, а использовать нормы, разработанные самостоятельно или с привлечением специализированных организаций по всем автомобилям. Они заключаются в следующем.*

В Налоговом кодексе РФ нет требования о нормировании расходов на ГСМ по автотранспорту (подп. 5 п. 1 ст. 254подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако любые расходы должны быть экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Поэтому для целей контроля расхода топлива и подтверждения их экономической оправданности можно установить внутриорганизационные нормы расхода ГСМ для служебного автотранспорта. Сделать это можно независимо от того, введены в отношении используемых марок транспорта нормы Минтрансом России или нет.

Утвердить внутриорганизационные нормы должен руководитель организации своим приказом. Нормы должны соответствовать маркам машин, учитывать их техническое состояние и особенности эксплуатации. Целесообразно утвердить отдельно летние и зимние нормы расхода топлива. Для того чтобы установить внутриорганизационные нормы расхода ГСМ (утверждаемые приказом) по отдельным видам служебного транспорта, можно провести контрольные заезды автомобилей (в заданных условиях). Их результат оформите актом контрольного заезда (в произвольной форме).

При разработке внутриорганизационных норм в качестве ориентира организация вправе использоватьнормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте, приведенные в Методических рекомендациях, введенных в действие распоряжением Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р, а также письмо ФНС России от 29 марта 2006 г. № ГИ-6-17/337.

Экономически обоснованным может быть и заключение договора на разработку норм расхода ГСМ с профильным научным учреждением, например с Государственным научно-исследовательским институтом автомобильного транспорта (НИИАТ) (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Организациям узкоспециализированной направленности, использующим спецтехнику, целесообразно воспользоваться нормами расхода ГСМ, утвержденными отраслевыми ведомствами (например, предприятиям лесной промышленности – Нормами расхода горюче-смазочных материалов на механизированные работы, выполняемые в лесном хозяйстве, утвержденными приказом Россельхоза от 13 сентября 1999 г. № 180).

В своем более раннем разъяснении Минфин России поддерживал и эту позицию (письмо от 15 марта 2005 г. № 03-03-02-04/1/67).

Окончательное решение о применении тех или иных норм расхода ГСМ организация должна принять самостоятельно. Причем, если это решение будет противоречить требованиям контролирующих ведомств, отстаивать свою позицию организации придется в суде. В арбитражной практике есть судебные решения, принятые в пользу организаций (см., например, определение ВАС РФ от 14 августа 2008 г. № 9586/08, постановления ФАС Центрального округа от 4 апреля 2008 г. № А09-3658/07-29Дальневосточного округа от 7 ноября 2007 г. № Ф03-А37/07-2/4346Московского округа от 25 сентября 2007 г. № КА-А41/9866-07). На сторону плательщиков встал и ВАС РФ в определении от 14 августа 2008 г. № 9586/08. Судьи подтвердили, что Налоговым кодексом РФ не предусмотрено нормирование расходов на ГСМ в целях налогообложения прибыли. Поэтому, если затраты на приобретение ГСМ экономически обоснованны и документально подтверждены, их можно включить в состав расходов при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Если организация превысит самостоятельно установленные нормы расхода ГСМ и не сможет документально подтвердить обоснованность этого превышения, то затраты на ГСМ сверх установленных ею же норм учесть при расчете налога на прибыль нельзя. Сверхлимитные расходы на ГСМ в таком случае экономически оправданными не будут (п. 1 ст. 252 НК РФ). Такой вывод содержится впостановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 5 апреля 2012 г. № А27-8757/2011.

<…>

Наталья Комова, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2.Статья: Грамотно составленный путевой лист подтвердит расходы на ГСМ

Кому нужно оформлять:
транспортным компаниям и иным организациям, использующим в своей деятельности автомобили.

На что обратить внимание:
профессиональные перевозчики должны заполнять путевые листы по унифицированной форме, другие же организации могут разработать и утвердить собственную форму.

Когда путевые листы потребуются

Если у вас есть собственные автомобили либо вы их арендуете (например, у сотрудников), то постоянной статьей расходов станет стоимость горюче-смазочных материалов. <…>При этом расходы должны быть обоснованными (п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). А путевые листы как раз и подтвердят, что автомобиль использовался в служебных целях, а не для личных поездок работников. Обратите внимание: путевые листы нужны как профессиональным перевозчикам, так и другим компаниям, использующим в работе автомобили.

По мнению налоговиков, путевые листы необходимы и в случае, когда поездки совершаются на арендованном авто (письмо УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1). А вот суды, как правило, придерживаются иного мнения, особенно если речь идет об аренде транспорта с экипажем. Они ссылаются на постановление Госкомстата России от 28.11.97 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее – постановление № 78). В нем сказано, что путевой лист является первичным документом по учету работы автомобиля, на основании которого начисляется зарплата водителю. В случае аренды транспорта с экипажем машину водит сотрудник арендодателя и арендатор зарплату ему не выплачивает. Поэтому и оформлять путевые листы арендатору необязательно. Именно к такому выводу пришел ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 18.01.2008 № А56-15033/2007.*

<…>

И еще один важный момент. Минфин России в письме от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354 разрешил нетранспортным компаниям не заполнять листы. Но у них должен быть другой документ, составленный по данным системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или другой системы, позволяющей определить пройденный путь. Получается, документ все-таки должен быть со всеми обязательными реквизитами (сведениями о водителе, маршруте следования и т. д.). А будет ли он называться путевым листом или как-то иначе, значения не имеет.*

Н. А. Кулюкина

эксперт журнала «Упрощенка»

ЖУРНАЛ «УПРОЩЕНКА», № 7, ИЮЛЬ 2012

3.Ситуация: Нужно ли проводить предрейсовые медицинские осмотры водителей, если организация не оказывает транспортных услуг, а эксплуатирует автомобили для управленческих нужд

Да, нужно.

Организации, осуществляющие деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны, в частности, организовывать и проводить предрейсовые медицинские осмотры водителей (ст. 20 Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ).

На основании этой нормы Минздрав и Минтранс России утвердили Методические рекомендации по проведению предрейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств (письмо Минздрава России от 21 августа 2003 г. № 2510/9468-03-32).

В соответствии с пунктами 1.2 и 4 приложения 2 к этим Методическим рекомендациям:

  • предрейсовые медосмотры должен проводить либо медицинский персонал самой организации, имеющий соответствующий сертификат, либо медучреждение, имеющее лицензию;*
  • для проведения медосмотра организации необходимо иметь помещение, состоящее не менее чем из двух комнат: комнаты для проведения осмотров и комнаты для отбора биологических сред (выдыхаемый воздух и моча). При этом брать кровь категорически запрещено.

Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

4. Статья: Медосмотры водителей

Торговая фирма использует автомобили для управленческих нужд. Пассажиров и грузы она не перевозит. Нужно ли проводить предрейсовые медицинские осмотры водителей?

Да, это делать необходимо. В соответствии с пунктом 1 статьи 23 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» предрейсовые медицинские осмотры водителей транспортных средств проводятся в целях обеспечения безопасности дорожного движения. Причем такая обязанность распространяется на все организации при осуществлении ими деятельности, связанной с эксплуатацией транспортных средств. Использует ли организация автомобили при оказании услуг по перевозке пассажиров и грузов или для собственных нужд, значения не имеет.

Данный вывод находит подтверждение в письме Минздрава России от 21 августа 2003 г. № 2510/9468-03-32. Аналогичного мнения придерживаются и судьи (см. постановление ФАС Волго-Вятского округа от 3 июня 2008 г. № А82-9455/2007-29).

ЖУРНАЛ «УЧЕТ В ТОРГОВЛЕ», № 10, ОКТЯБРЬ 2010

Отвечает А.И. Ильина,
юрист компании «Арбитражные споры»

10.07.2013 г.

С уважением,

эксперт «Системы Главбух» Жукова Мария.

Ответ утвержден:

ведущий эксперт Горячей линии "Системы Главбух" Ракова Елена.

_____________________________

Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу:http://www.1gl.ru/#/hotline/rules/?step=14

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка