Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении бланки строгой отчетности
Бланки, изготовленные типографским способом, учитывайте по наименованиям, сериям и номерам в книге учета бланков документов. Форма такой книги для коммерческих организаций не утверждена. Поэтому организации нужно разработать ее самостоятельно. За основу для разработки собственной формы документа можно взять:*
- форму книги по учету документов строгой отчетности ОКУД 0504819;
- форму книги учета бланков строгой отчетности ОКУД 0504045.
Листы книги учета бланков должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем и главным бухгалтером организации, а также скреплены печатью.
Это следует из пункта 13 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359, и письма Минфина России от 31 августа 2010 г. № 03-01-15/7-198.
Учет бланков, изготовленных с использованием автоматизированных систем, ведется в автоматическом режиме посредством программного обеспечения, которое позволяет получить информацию о выпущенных бланках строгой отчетности. В связи с этим при формировании бланков строгой отчетности автоматизированным способом организация должна соблюдать следующие требования:
- автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее пяти лет;
- при заполнении и выпуске бланка документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия его бланка.
Об этом говорится в пункте 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.
Хранение*
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Руководитель организации должен приказом назначить ответственного за хранение и выдачу бланков строгой отчетности. C этим сотрудником нужно заключить договор о полной материальной ответственности и создать ему условия для хранения БСО. Бланки строгой отчетности нужно хранить в металлических шкафах, сейфах или специально оборудованных комнатах, которые ежедневно опечатываются или опломбируются. Такие правила установлены пунктами 14 и 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.
О том, как хранить и уничтожать бланки строгой отчетности, см. Как выписывать, хранить и уничтожать бланки строгой отчетности при расчетах наличными.
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
2. Статья: Как вести книгу учета бланков строгой отчетности
Форма книги
Форму книги учета БСО турфирма может разработать самостоятельно, так как законодательно утвержденной формы нет. В качестве примера книги учета можно использовать форму 0504045, утвержденную для бюджетников приказом Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н.
Книга учета бланков строгой отчетности по форме 0504045 содержит следующие графы:*
- дата (число, месяц, год);
- от кого получено или кому отпущено;
- основание (наименование документа, номер и дата);
- приход;
- количество (по приходу);
- серия и номер бланка по приходу;
- расход (списание);
- количество (по расходу);
- серия и номер бланка (по расходу);
- подпись лица, получившего бланки;
- остаток (количество, серия и номер бланка (вкладыша)).
В любом случае выбранная форма книги учета утверждается приказом руководителя туристической компании.
При заполнении книги в ней указываются все бланки строгой отчетности, номера, серии, названия. Указывается наличие бланков, их прием и передача. Каждая операция заверяется подписью ответственного лица.
На основании остатка на начало, прихода и расхода выводится остаток на конец периода.
Проверка бланков строгой отчетности проводится одновременно с инвентаризацией денежных средств в кассе.*
В электронном виде книга учета бланков строгой отчетности не ведется. Такой вывод следует из требований пункта 13 Положения, что все листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью во избежание их исправления или замены. Соблюсти эти требования Положения возможно, только если книга ведется на бумажном носителе.
Н.А. Басалаева, аудитор
Журнал «Учет в туристической деятельности», № 12, декабрь 2013