По своему статусу УПД приравниваются к первичным учетным документам. Поэтому порядок и сроки перехода на УПД, их формы должны быть утверждены руководителем организации и закреплены в учетной политике. Если организация переходит на оформление универсальных документов в середине года, дополнения к учетной политике следует внести до начала очередного налогового периода по НДС, то есть до начала следующего квартала, в котором Вы переходите на составление УПД. Законодательством не установлена обязанность об уведомлении покупателей о том, что вместо счетов-фактур организация использует УПД. Однако во избежание спорных вопросов с контрагентами по согласованию между собой поставщик и покупатель могут включить это условие в текст договора, либо составить дополнительное соглашение к договору. В таком случае в договоре можно указать, как именно будет использоваться УПД: только в качестве первичного документа (например, как накладная на отгрузку товаров) или одновременно и в качестве первичного документа, и в качестве счета-фактуры.
Кроме того, в учетной политике организации и в соглашениях с контрагентами можно предусмотреть, что по одним и тем же хозяйственным сделкам могут применяться как УПД, так и иные формы первичной документации (счета фактуры и накладные).
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как применять универсальный передаточный (корректировочный) документ (УПД и УКД)
При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав вовсе не обязательно оформлять отдельно и счет-фактуру, и передаточный документ (товарную накладную, акт и т. д.). В настоящее время без каких-либо налоговых рисков их можно объединять в один универсальный передаточный документ (УПД).
После отгрузки стоимость товаров (работ, услуг, имущественных прав) может измениться. Такое изменение может быть вызвано увеличением или снижением либо цены, либо количества (объема) поставленных ресурсов. В этих случаях продавцы вместо корректировочного счета-фактуры могут составлять универсальный корректировочный документ (УКД).
Рекомендуемые формы универсального передаточного документа (УПД) и универсального корректировочного документа (УКД) отвечают требованиям бухгалтерского и налогового законодательства. Разъяснения по составлению и использованию УПД приведены в письме ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96. Аналогичные разъяснения в отношении УКД содержатся в письме ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86. Оба письма размещены на официальном сайте налоговой службы в разделе «Разъяснения, обязательные для применения налоговыми органами».
Поскольку форма УПД носит рекомендательный, а не обязательный характер, в нее можно добавлять столбцы или вносить дополнительную информацию (письмо ФНС России от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121). Аналогичные выводы можно сделать и в отношении УКД.
Что заменяют собой универсальные документы
УПД представляет собой счет-фактуру, в который включены несколько дополнительных реквизитов. Наряду с реквизитами счета-фактуры УПД содержит в себе элементы:
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
товарного раздела товарно-транспортной накладной;
накладной на отпуск материалов на сторону;
акта о приеме-передаче объекта основных средств.
Поэтому, используя УПД, любая организация при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) может объединить в этом документе сведения, для отражения которых предназначены формы № ТОРГ-12, № М-15, № ОС-1 и № 1-Т, и одновременно предъявить покупателю (заказчику) сумму НДС.
УКД представляет собой корректировочный счет-фактуру, форма которого дополнена реквизитами кредит-ноты или другого документа, подтверждающего согласие сторон на изменение стоимости поставленных товаров (работ, услуг, имущественных прав).
По своему статусу УПД и УКД приравниваются к первичным учетным документам. Поэтому их формы должны быть утверждены руководителем организации и закреплены в учетной политике. Подробнее об этом см. Как организовать документооборот в бухгалтерии.
Отказ от составления счетов-фактур и переход на применение универсальных документов тоже целесообразно отразить в учетной политике. Если организация переходит на оформление универсальных документов в середине года, дополнения к учетной политике следует внести до начала очередного налогового периода по НДС.
Ситуация: нужно ли уведомлять покупателей о том, что вместо счетов-фактур организация использует УПД
Законодательно такая обязанность не предусмотрена.
Однако по согласованию между собой поставщик и покупатель могут включить это условие в текст договора. В таком случае в договоре можно указать, как именно будет использоваться УПД: только в качестве первичного документа (например, как накладная на отгрузку товаров) или одновременно и в качестве первичного документа, и в качестве счета-фактуры.
Условие о применении УПД можно оформить и в виде дополнительного соглашения к договору поставки.*
Ольга Цибизова,
начальник отдела косвенных налогов департамента
налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
2. Статья:Как перейти на УПД
Предположим, вы приняли решение перейти на работу с УПД. Вот пошаговый алгоритм действий на случай, если вы решили работать с универсальным документом.
Решите, по каким договорам ваша компания будет использовать УПД. Для начала советуем определиться, по каким конкретно видам договоров компания будет выставлять клиентам УПД.* Или же хочет получать универсальный документ от контрагентов.
Налоговики считают, что универсальные документы можно использовать по договорам поставки (купли-продажи), мены, дарения, оказания услуг, подряда, комиссии, поручения, агентирования. А также уступки права требования, факторинга, хранения, доверительного управления, выполнения НИОКР, транспортной экспедиции, лицензионным договорам, сделкам по отчуждению исключительных прав, коммерческой концессии. Это следует из приложения 2 к письму ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96.
Можно опробовать универсальный документ только на поставке товаров. А по договорам оказания услуг и подряда применять прежние бланки-то есть разработанные компанией самостоятельно или же утвержденные Госкомстатом России. Возможен и еще один вариант – оформлять УПД по любым сделкам.*
Утвердите форму УПД. Теперь надо утвердить форму универсального первичного документа для тех хозяйственных операций, по которым вы решили его использовать. Например, для учета отгрузки товаров. Сделать это можно в отдельном приказе руководителя или же в учетной политике. Заметим, что изменять учетную политику в течение года можно в ограниченном числе ситуаций. Формально выпуск налоговиками формы УПД к ним не относится (п. 6, 7 ст. 8 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Однако в данном случае компания корректирует всего лишь формы первичных документов, приведенные в приложении к учетной политике. Такие изменения не влияют на достоверность отчетности и не требует пересчитывать ее показатели. Поэтому вряд ли у налоговиков будут какие-либо претензии, тем более что они сами настоятельно рекомендуют использовать новую форму.
Рекомендуем также сделать оговорку, что компания может использовать и другие формы первички, которые установлены в договоре с клиентом. Например, товарную накладную № ТОРГ-12. Или тот же универсальный документ, в который стороны договорились добавить какие-либо дополнительные показатели (чиновники против этого не возражают). Тогда у налоговиков не возникнет вопросов, почему компания по одной и той же хозяйственной операции выставляет покупателям различные форматы первички.*
Еще три вопроса, которые полезно зафиксировать в учетной политике или приказе руководителя.
1.?Как нумеровать универсальные документы. О том, как присваивать номера универсальным документам, вы можете прочитать в гл. 2.4.
2.?Как исправлять универсальный передаточный документ.
3.?Как хранить. Удобно не смешивать универсальные документы со счетами-фактурами и первичкой, а хранить их отдельно. Чтобы не запутаться, если налоговики запросят бумаги компании.
Назначьте сотрудников, которые будут подписывать УПД. Подписывают УПД те же сотрудники, что заверяют счета-фактуры и первичные документы. А право подписи счетов-фактур и первички уже должно быть зафиксировано в документах компании: в доверенности или приказе руководителя.
Согласуйте использование УПД с контрагентами. Переход на УПД надо предварительно согласовать с постоянными клиентами, чтобы потом не приходилось переделывать документы на отгрузку. Ведь не исключено, что кто-то из покупателей предпочтет, как и раньше, получать две бумаги – счет-фактуру и товарную накладную или акт на услуги (работы).
Если покупатели согласны применять универсальный документ, то надо заключить с ними дополнительные соглашения к договорам. И приложить форму УПД.
Но в дополнительном соглашении должно быть не только согласие на применение УПД между сторонами и его форма. Необходимо обговорить ряд условий, связанных с выставлением этого документа.
Во-первых, возможно, что в договоре с контрагентом изначально была установлена определенная форма первички. Тогда в этой части условия договора необходимо скорректировать.
Во-вторых, если вы хотите, чтобы контрагент заверял универсальный документ печатью, это условие тоже надо установить в допсоглашении.*
В-третьих, надо предусмотреть порядок исправления УПД. Конечно, здесь поставщик будет продвигать свои условия, которые закреплены в его учетной политике. Ведь иначе может получиться, что различные клиенты станут требовать, чтобы поставщик исправлял документы по-разному. Дело в том, что налоговики еще не разработали правила, по которым можно уточнять универсальный документ. Ошибки в показателях, которые относятся к счету-фактуре, надо исправлять по правилам, утвержденным постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. А вот с недочетами в других реквизитах возможны варианты. Поэтому, чтобы избежать путаницы, проще сразу договориться с контрагентом о порядке исправления. Подробнее об этом вы можете прочитать в гл. 3.1.
Подготовьте памятку для работников. На первых порах в отношении УПД у работников, скорее всего, будет возникать много вопросов. А в самих документах наверняка будет встречаться недочеты. Поэтому для сотрудников, которые имеют дело со счетами-фактурами и первичкой, лучше разработать памятку (образец – ниже). В ней можно предусмотреть:
–?как заполнять УПД;
–?какие реквизиты нужно проверить, когда универсальный документ поступил от поставщика;
–?кто должен подписывать универсальный документ, ставить ли печать на УПД;
–?как исправлять ошибки в универсальном документе.
Если, согласно договорам, контрагентам нужно выдавать разные формы первички, это также можно написать в памятке. То есть привести перечни покупателей, которым необходимо оформлять универсальные документы и которым нужны счета-фактуры и ТОРГ-12.*
БИБЛИОТЕКА ЖУРНАЛА «ГЛАВБУХ».
СЧЕТ-ФАКТУРА + НАКЛАДНАЯ:
ПРАКТИЧЕСКИЕ СОВЕТЫ ДЛЯ БЕЗОПАСНОЙ РАБОТЫ С УПД
18.05.2015г.
С уважением, Ольга Пушечкина,
Ваш персональный эксперт.