1. Да, совершенно верно. Для малых предприятий и предпринимателей установлен упрощенный порядок ведения кассовых операций. Они могут не устанавливать лимит остатка в кассе. Такая льгота предусмотрена абзацем 10 пункта 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. К малым относятся компании, которые отвечают следующим критериям: средняя численность работников за прошлый год — менее 100 человек, прошлогодняя выручка — не более 400 млн рублей, а доля участия компаний и иностранных граждан в уставном капитале не выше 25 процентов (ч. 1 ст. 4 Федерального закона от24.07.07 №209-ФЗ).
Следовательно, для малых организаций и предпринимателей не устанавливается обязательность по установлению лимита и как следствия отсутствует понятие сверхлимитная выручка.
2. Да, такая подпись подойдет.
Кассовую книгу можно вести в электронном виде. Кассовая книга, оформленная в электронном виде, должна быть заверена электронными подписями. Такой порядок установлен пунктом 4.7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У. Электронная подпись – это процедура привязки цифрового ключа, принадлежащего конкретному человеку, к электронному документу. В результате этой процедуры можно определить, кто именно подписал документ (подп. 1 п. 1 ст. 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). Есть несколько видов электронной подписи (ЭП): простая; усиленная неквалифицированная; усиленная квалифицированная. Об этом сказано в статье 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. Для сдачи электронной отчетности Вами используется усиленная квалифицированная электронная подпись. Следовательно, ее можно применять при заверении электронной кассовой книги.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» vip - версия
1. Рекомендация: Как соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе
Наличные деньги организации могут хранить в кассе только в пределах установленного лимита. То есть ежедневно в кассе может оставаться не больше определенной суммы. Размер такого лимита определяет руководитель организации. И именно с этой величиной надо сравнивать остаток наличных в кассе, выведенный по кассовой книге на конец рабочего дня. Такой порядок установлен пунктом 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Если в кассе окажется денег больше установленного лимита, то разницу надо сдавать в банк. Так нужно делать не реже одного раза в семь рабочих дней. А если в населенном пункте нет банка, то не реже одного раза в течение 14 рабочих дней.
Лимит кассового остатка определяйте исходя из объема:
При этом наиболее подходящий способ расчета лимита организация вправе выбрать самостоятельно.
Это следует из пунктов 1 и 2 приложения к указанию Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Лимит кассового остатка должны соблюдать организации (за исключением субъектов малого предпринимательства). При этом организационно-правовая форма и применяемая система налогообложения значения не имеют. Такой порядок установлен пунктом 2 указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У, пунктом 4 статьи 346.11 и пунктом 5 статьи 346.26 Налогового кодекса РФ.
Для малых предприятий и предпринимателей установлен упрощенный порядок ведения кассовых операций. Они могут не устанавливать лимит остатка в кассе. Такая льгота предусмотрена абзацем 10 пункта 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.*
Инкассировать наличные деньги в банк нужно только за те дни, когда денежный остаток в кассе на конец рабочего дня превышает установленный лимит (абз. 7–8 п. 2 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Когда можно законно хранить в кассе наличные сверхлимита
Есть два случая, когда можно превысить лимит наличных денег в кассе. Первый – в дни выдачи зарплаты, пособий, стипендий, социальных выплат и других выплат, которые относятся к фонду зарплаты. Хранить в кассе средства для этих целей можно в течение пяти рабочих дней. По истечении этого срока сверхлимитную наличность сдайте в банк.
И второй случай – в выходные и праздники, если в эти дни совершаются кассовые операции. Сверхлимитную выручку за такие дни инкассируйте не позднее первого рабочего дня, установленного для сдачи сверхлимитной выручки в банк.
Такой порядок предусмотрен абзацем 8 пункта 2, пунктом 6.5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга
2. Ситуация: Как вести кассовую книгу в электронном виде
Кассовую книгу можно вести в электронном виде. При этом необходимо обеспечить сохранность данных кассовой книги на электронном носителе и исключить возможность несанкционированного изменения этих данных. Кассовая книга, оформленная в электронном виде, должна быть заверена электронными подписями.*
Такой порядок установлен пунктом 4.7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.
В конце рабочего дня кассир отчитывается и закрывает кассовую книгу в электронном виде в том же порядке, что и в случае ее ведения на бумажном носителе (абз. 4 п. 4.6 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). Если кассовая книга оформляется в электронном виде, исправления в ней после подписания ответственным лицом не допускаются (абз. 3 п. 4.7 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга
3. Рекомендация: Как получить ключ для электронной подписи налоговой, бухгалтерской и статистической отчетности
Электронная подпись – это процедура привязки цифрового ключа, принадлежащего конкретному человеку, к электронному документу. В результате этой процедуры можно определить, кто именно подписал документ (подп. 1 п. 1 ст. 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).*
Поэтому, чтобы таким образом подписать документ, необходим ключ электронной подписи (подп. 5 п. 1 ст. 2 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ).
Если в качестве сравнения использовать физические аналоги, то:
- ключ электронной подписи – это своего рода факсимиле, штамп, обеспечивающий воспроизведение подписи;
- электронная подпись – оттиск штампа на конкретном документе.
Обязанность всем получать ключ электронной подписи в законодательстве не предусмотрена. Однако без него не обойтись, если организация или предприниматель сдает отчетность в электронной форме. Подробнее см. Как сдать налоговую отчетность через спецоператора.
Термин «электронная подпись» применяется вместо термина «электронная цифровая подпись (ЭЦП)» который использовался ранее (ст. 19 Закона от 6 апреля 2011 № 63-ФЗ).
Виды ЭП
Есть несколько видов электронной подписи (ЭП):
1) простая;
2) усиленная неквалифицированная;
3) усиленная квалифицированная.
Об этом сказано в статье 5 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.
Для сдачи электронной отчетности по каналам связи нужен ключ для создания усиленной квалифицированной электронной подписи.
Объясняется это так. Прием отчетности является госуслугой в электронном виде (п. 1 ст. 2 Закона от 27 июля 2010 № 210-ФЗ). Простую или неквалифицированную подпись для госуслуг можно использовать, только если это прямо предусмотрено федеральными законами (п. 2 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 25 июня 2012 г. № 634).
В остальных случаях вид подписи необходимо определить согласно приложению к постановлению Правительства РФ от 25 июня 2012 г. № 634. Согласно нему подписывать отчетность нужно усиленной квалифицированной подписью.*
Кроме того, для некоторых видов отчетности использование квалифицированной подписи прямо определено нормативными документами. Например, это установлено для:
- бухгалтерской отчетности, которую необходимо сдать в Росстат (п. 6 Порядка, утвержденного приказом Росстата от 29 декабря 2012 г. № 670);
- отчетности по форме РСВ-1 ПФР (п. 1 Приложения № 2 к приказу Минтруда России от 28 декабря 2012 г. № 639н).
При этом квалифицированную подпись можно использовать при использовании любых госуслуг (п. 2 Правил, установленных постановлением Правительства РФ от 25 августа 2012 г. № 852).
Владелец ЭП
Ключ электронной подписи может быть выпущен предпринимателю или конкретному сотруднику, который имеет право подписывать бумажные документы от имени организации (абз 4 п. 3.3. Технологии приема расчетов, утвержденной приказом ФСС России от 12 февраля 2010 г. № 19, п. 3 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 8 апреля 2013 г. № ММВ-7-4/142).
Если сотрудников с правом подписи несколько, на каждого из них выпускается персональный ключ электронной подписи. Как правило, к таким сотрудникам относятся директор и главный бухгалтер организации.
Всем, кроме руководителя организации, нужна доверенность на право подписывать отчетность в электронном виде.
Где получить ЭП
Ключ электронной подписи можно получить в удостоверяющем центре (УЦ).
Удостоверяющие центры делятся на аккредитованные или не аккредитованные. Аккредитация является добровольной, ее проводит Минкомсвязь России.
Проверьте, что удостоверяющий центр имеет госаккредитацию. Только в аккредитованном УЦ можно получить ключ квалифицированной подписи, который нужен для сдачи электронной отчетности.
Это следует из пункта 1 статьи 11, статей 13 и 16 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.
Каждый из госорганов принимает отчетность в электронном виде, только если она подписана ЭП, выданной либо в собственном УЦ, либо в центрах, которым этот орган доверяет (доверенных УЦ).
Каждое ведомство ведет свой список доверенных УЦ. Их списки можно найти на официальных сайтах:
- ФНС России;
- ФСС России;
- Росстата;
- региональных отделений ПФР (например, по г. Москве и Московской области).
Главбух советует: чтобы получить электронную подпись, которую будут признавать все ведомства, обратитесь в УЦ, который одновременно значится в списках доверенных у ФНС, ФСС, Росстата и ПФР.
При этом большинство крупных удостоверяющих центров прошли кросс-сертификацию со всеми госорганами и могут изготовить единую цифровую подпись, подходящую для всех видов отчетности, которую сдает бухгалтер.
Узнать, какими именно госорганами признается электронная подпись, выданная конкретным центром, можно непосредственно в самом УЦ.
Крупные удостоверяющие центры помимо выдачи ключей ЭП еще и оказывают услуги по сдаче отчетности в электронном виде, то есть услуги спецоператора. Небольшие центры обычно сотрудничают со спецоператорами и также готовы подключить владельца ключа ЭП к сторонней системе для сдачи отчетности.
Главбух советует: если не планируется сдавать электронную отчетность самостоятельно через порталы ведомств, одновременно с обращением в УЦ за ключом, заключите договор на услуги спецоператора.
При этом самостоятельно сдать электронную отчетность по каналам связи в некоторые ведомства возможно только через спецоператора. Например, так принимают отчетность большинство отделений ПФР, так как у Пенсионного фонда РФ нет единого портала для приема отчетов.
Документы на ЭП
Чтобы удостоверяющий центр изготовил ключ электронной подписи для сдачи отчетности, надо предоставить комплект документов:
- паспорт заявителя или другое удостоверение личности будущего владельца ключа ЭП;
- свидетельство пенсионного страхования будущего владельца ключа ЭП (где указан СНИЛС);
- учредительные документы (для организаций);
- выписка из ЕГРЮЛ;
- свидетельство или другой документ о госрегистрации (для организаций);
- свидетельство о постановке на учет в налоговой инспекции;
- документы, которые подтверждают полномочия руководителя (например, решения об избрании);
- для иностранной организации – перевод на русский язык документов о госрегистрации, выданных за границей.
Это следует из статьи 18 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.
Вместо оригиналов можно представить заверенные копии. Заверить копии может, например:
- сотрудник удостоверяющего центра (тогда вместе с копиями нужно предоставить оригиналы);
- руководитель организации;
- нотариус.
Главбух советует: большинство УЦ требуют либо предоставить нотариально заверенные копии, либо оригиналы лично.
Конкретные условия узнайте в том УЦ, где планируете получить ключ электронной подписи.
Если документы подает не будущий владелец ключа подписи, а другой сотрудник, требуется доверенность (п. 1 ст. 185 ГК РФ).
Если электронная подпись выпускается не на руководителя организации (например, на имя главного бухгалтера), необходимо представить доверенность подписывать документы.
Удостоверяющий центр может потребовать и другие документы. Например, если планируется сдавать отчетность в ФСС России, могут потребовать извещение о регистрации в качестве страхователя.
Иногда требуют приказ о назначении владельца ЭП. Необходимость этого документа следует из положений пункта 27 Инструкции, утвержденной приказом ФАПСИ от 13 июня 2001 г. № 152, в котором сказано, что владельцы ЭП должны быть определены. Они несут персональную ответственность за сохранность данных.
В УЦ получите договор и счет на оплату (подп. 1 п. 1 ст. 161 ГК РФ). Порядок оплаты ключа выясните непосредственно в самом центре. Некоторые УЦ заранее выставляют счет, который к моменту первого визита в центр нужно уже оплатить.
По общему правилу, никакие госведомства о получении ЭП уведомлять не нужно. Исключение составляет электронная отчетность в ПФР. После получения ключа ЭП заключите с управлением ПФР, в котором обслуживаетесь, соглашение о присоединении к системе электронного документооборота. Бланк заявления и текст соглашения возьмите в своем отделении ПФР. Местное отделение может также потребовать предоставить и другие документы (например, сертификат ключа подписи, договор со спецоператором, разрешение на использование персональных данных).
Пример подключения к электронному документообороту с ПФР
Отделение ПФР по Иркутской области разместило необходимые документы и алгоритм подключения на своем сайте.
Бесплатно электронную подпись выдает только Казначейство России госзаказчикам при размещении заказов на поставки товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд (разъяснение Минэкономразвития России от 1 октября 2009 г. № 42-10.1-11/56). Обязанность УЦ выдавать коммерческим организациям и предпринимателям ЭП бесплатно законодательством не установлено.
Что получает владелец ЭП
В удостоверяющем центре получите:
- ключ для создания подписи, записанный на носитель информации (например, на usb-носитель);
- квалифицированный сертификат, в котором указан ключ для проверки электронной подписи.
Сертификат является доказательством того, что у его владельца есть ключ для создания подписи, и это можно проверить с помощью сертификата (ст. 17 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ). Образец сертификата можно найти, например, на сайте ФСС России.
Что нужно для использования ЭП
Чтобы подготовить документы для сдачи отчетности с электронной подписью требуется специальное программное обеспечение:
1) программа для подготовки отчетов в электронном формате (большинство популярных бухгалтерских программ умеют их формировать);
2) шифровальную программу (средство криптографической защиты информации – СКЗИ);
3) также могут потребоваться электронные сертификаты ведомств, в которые планируется сдавать отчетность (они размещены на порталах ведомств).
В качестве программы для подготовки отчетов можно использовать бухгалтерскую систему, где ведется учет. Для этого она должна уметь готовить файлы установленного формата (xml-файлы). Если же у нее нет такой функции, воспользуйтесь бесплатными программами ведомств:
- ФНС – программа Налогоплательщик ЮЛ;
- ФСС – рекомендует свой портал для подготовки формы он-лайн или программу Подготовка расчетов для ФСС РФ;
- Росстата – программа Формы статотчетности.
У ПФР нет единой признанной программы, каждый региональный сайт рекомендует одну или несколько на выбор. Например, отделение по Оренбургской области рекомендует программу Spu_orb.
Для того, чтобы зашифровать готовый отчет перед отправкой нужна криптографическая программа (СКЗИ). Например:
- криптопровайдер ViPNet CSP от компании Infotecs;
- СКЗИ КриптоПро от компании Крипто-Про.
Приобрести их, как правило, можно в том же удостоверяющем центре, где получен ключ электронной подписи.
Чтобы сдавать электронную отчетность без спецоператора, требуются электронные сертификаты госорганов. Их можно скачать с сайтов ведомств, которые готовы принимать отчетность напрямую. К таким ведомствам, например, относятся:
- ФНС – раздел Представление налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде;
- ФСС – шлюз приема расчетов;
- территориальные отделения Росстата (например Забайкалкрайстат принимает отчетность через систему Web-сбора).
Олег Хороший, советник налоговой службы РФ III ранга