Вопрос: В мае 2013 года расчетчик насчитала пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет - 17700,00 руб, в сентябре 2013 года она обнаружила, что пособие рассчитано по старым правилам (за 2 предыдущих года),при пересчете пособие получилось - 11000,00 руб. Я нашла справку от 01.09.13г.,в которой сотрудница разрешает удерживать излишне начисленную сумму с мая 2013 года. 04.04.214 года ребенку исполнилось 1,5 года. Просмотрев расчетные листки сотрудницы я обнаружила,что она с сентября 2013 года высчитывает на свое усмотрение разные сумму, то 2000,00,то 3500,00 и т.п. В итоге ,бухгалтер высчитала всего 15000,00,а по ее подсчетам должна была 22100,00. Что делать мне, если пособия закончились и высчитывать не с чего? И чем мне грозит вся эта история, когда ошибки обнаружит ФСС? Как обезопаситься?
Ответ: Неправильное применение законодательства при исчислении пособия, в результате которого происходит излишняя выплата, не является счетной ошибкой и нет правовых оснований требовать у сотрудницы возврата излишне выплаченной ему суммы.
Еще читайте: по уходу за ребенком до 1.5 лет в 2020 году
Если переплата пособия выявлена за отчетные периоды прошлых лет, то в этом случае необходимо представить в отделение ФСС России по месту нахождения организации уточненный расчет по форме 4-ФСС РФ за тот отчетный период, в котором данная ошибка была допущена.
Сумма произведенных расходов на выплату пособий уменьшает сумму страховых взносов, подлежащих перечислению в ФСС России (ч. 2 ст. 4.6 Закона № 255-ФЗ).
Если сумма страховых взносов была уменьшена на сумму излишне выплаченных пособий, то сумма страховых взносов в ФСС России окажется недоплаченной. Это значит, что на сумму недоплаты страховых взносов организации придется начислить пени.
В рассматриваемой ситуации сотруднице излишне начислили пособие, поэтому, при исправлении ошибки по выплате пособия сумма задолженности перед ФСС РФ в отношении излишне выплаченного пособия признается прочим расходом организации и отражается по кредиту счета 69 и дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-2 "Прочие расходы"
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» .
Выданное излишне пособие удержать нельзя ?
Ситуация: Работнице было выплачено пособие по беременности и родам. Позже новый бухгалтер обнаружил ошибку в расчете основного больничного, из-за которой излишне перечислено около 4 тыс. руб. Как поступить в данной ситуации?
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Суммы пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком, излишне выплаченные застрахованному лицу, не могут быть с него взысканы, за исключением случаев счетной ошибки и недобросовестности со стороны получателя. Это установлено частью 4 статьи 15 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255‑ФЗ. Удержать можно не более 20 процентов суммы, причитающейся застрахованному лицу при каждой последующей выплате пособия либо его зарплаты. При прекращении выплаты пособия либо зарплаты оставшаяся задолженность взыскивается в судебном порядке.
При этом законодательство не содержит определения понятия «счетная ошибка». В юридической литературе она определяется как ошибка в арифметических действиях при расчете подлежащих выплате сумм. Счетной ошибкой также является излишняя выплата суммы пособия работнику в результате описки или опечатки бухгалтера. Переплата суммы пособия в связи с неправильным применением законодательства не связана с нарушением порядка математических расчетов.
Поэтому неправильное применение работодателем законодательства при исчислении пособия, в результате которого происходит излишняя выплата, не является счетной ошибкой и нет правовых оснований требовать у работника возврата излишне выплаченной ему суммы.?
Если пособие было рассчитано неправильно
Не ошибается лишь тот, кто ничего не делает— гласит известная пословица. Сегодня мы поговорим об ошибках, допускаемых бухгалтерами при расчете пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, а также о возможности и порядке их исправления.
При расчете пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам и по уходу за ребенком бухгалтеры нередко допускают ошибки, которые приводят либо к завышению суммы пособия (переплате), либо к занижению этой суммы (недоплате). При этом причины возникновения ошибок могут быть самыми разными.
ВИДЫ ОШИБОК
Ошибки, которые могут привести к недоплате или переплате сумм пособий, можно разделить на следующие виды :
— счетные;
— несчетные;
— связанные с недобросовестностью получателя пособия.
ПОРЯДОК ИСПРАВЛЕНИЯ ОШИБОК
Независимо от причины возникновения ошибки важно знать, как грамотно ее устранить. Рассмотрим, что понадобится сделать работодателю, выплатившему сотруднику пособие в большей или меньшей, чем нужно было, сумме:
— какие документы оформить при выявлении ошибки;
— какие проводки сделать;
— как и в какие сроки произвести доначисление и доплату пособия, если пособиебыло выплачено в меньшем, чем полагается, размере, или определить возможность и способы удержания и возврата излишне выплаченных сумм.
ЕСЛИ ПОСОБИЕ ИЗЛИШНЕ ВЫПЛАЧЕНО
Теперь рассмотрим ситуацию, когда пособие работнику выплачено в большей сумме, чем полагается.
Взыскание на законном основании
Сразу скажем, что взыскивать с получателя пособия сумму переплаты разрешено, если:*
— он оказался недобросовестным (например, представил документы с заведомо неверными сведениями, скрыл сведения, влияющие на получение пособия и его размер, и т. п.);
— при расчете пособия была допущена счетная ошибка.
Об этом сказано в части 4 статьи 15 Закона № 255-ФЗ, части 2 статьи 19 Федерального закона от 19.05.95 № 81-ФЗ (далее — Закон № 81-ФЗ) и пункте 85 Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособийгражданам, имеющим детей, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 № 1012н (далее — Порядок).
Напомним также, что сотрудники — получатели пособий обязаны извещать не позднее чем в месячный срок работодателей о наступлении обстоятельств, которые влекут изменение размеров пособий или прекращение их выплаты (п. 83 Порядка).
Взыскание на добровольной основе
Можно, правда, попросить сотрудника вернуть излишне выплаченную сумму пособия добровольно либо получить его согласие на зачет переплаты в счет будущей выплаты пособия или удержание из заработной платы, но соглашаться на эти варианты сотрудник не обязан, если его вины или счетной ошибки нет. Если же сотрудник не возражает вернуть излишне полученную сумму пособия, свое согласие он должен подтвердить письменно (заявлением) (письмо ФСС России от 20.08.2007 № 02-13/07-7922). В противном случае излишне выплаченная сумма может быть возмещена виновным лицом либо (если виновное лицо не найдено) списана в расходы за счет чистой прибыли организации.
Взысканию не подлежит
Когда излишняя выплата пособия сотруднику не связана с его недобросовестностью или счетной ошибкой, взыскать с него сумму переплаты не удастся, если только он добровольно не пожелает ее вернуть, разрешит удержать из заработка или зачесть в счет последующей выплаты пособия.*
Возможна также еще одна ситуация, когда сумма излишне выплаченного пособия не взыскивается, — работник за текущий месяц уже получил пособие и в этом же месяце у него наступили обстоятельства, при которых он теряет право на его получение. Например, сотрудница находилась в отпуске по уходу за ребенком. Она получила пособие за текущий месяц, через несколько дней в этом же месяце решила прервать отпуск и выйти на работу на полный рабочий день. В данном случае сумма излишне выплаченного ежемесячного пособия по уходу за ребенком не удерживается. Выплата пособия прекращается со следующего месяца (п. 83 Порядка).*
ПОРЯДОК ВЗЫСКАНИЯ СУММ ПЕРЕПЛАТЫ
Рассмотрим, как производить удержание излишне выплаченных сумм пособия, если законодательство разрешает это делать.
Бухгалтерская справка
Как и в предыдущем случае, при выявлении ошибки при выплате пособия бухгалтер должен составить бухгалтерскую справку, в которой показать суть допущенной ошибки. На данном этапе может быть еще неизвестно, каким образом будет производиться взыскание переплаты. В этом случае в справке нужно указать, что исправительные проводки будут составлены после получения этой информации.*
Уведомление сотрудника
О том, что обнаружена сумма излишне выплаченного пособия, которая должна быть удержана с получателя, работодатель должен предупредить работника.
В уведомлении можно предложить:
— зачесть излишне выданные суммы в счет последующей выплаты пособия(если ошибочно выплачена сумма ежемесячного пособия по уходу за ребенком);
— сообщить об удержании переплаты из заработной платы сотрудника.
Удержание излишне выплаченных сумм
Если сотрудник получил пособие в большем, чем полагается, размере вследствие собственной недобросовестности либо в результате счетной ошибки, взыскать с него излишне выданные суммы пособия можно:
— путем удержаний соответствующих сумм из заработной платы;
— при последующих выплатах ему социальных пособий (это больше подходит для ситуаций, когда сотруднику выплачивается ежемесячное пособие по уходу за ребенком).
Если законодательством не предусмотрено безапелляционное удержание переплаты пособий, работник может вернуть ее добровольно. Например, внести излишне полученную сумму в кассу организации либо дать разрешение:
— на удержание излишне полученной суммы из своей заработной платы;
— зачет этой суммы в счет последующей выплаты пособия.
Рекомендуем в уведомлении работнику предложить варианты внесения переплаты.
Если удержание производится из заработной платы
Согласно части 3 статьи 137 ТК РФ удержание каких-либо сумм задолженности из заработной платы возможно при условии, что работник не оспаривает его оснований и размеров. Свое согласие он должен подтвердить письменно, например записью «согласен на удержание» в уведомлении.
Обратите внимание: при каждой последующей выплате пособия или заработной платы удерживать можно не более 20% суммы, причитающейся сотруднику (ст. 138 ТК РФ, ч. 4 ст. 15 Закона № 255-ФЗ и ч. 2 ст. 19 Закона № 81-ФЗ). При прекращении выплаты зарплаты либо пособия оставшаяся задолженность взыскивается в судебном порядке.
Добавим также, что размер удержания из заработной платы и иных доходов должника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов.
Если взыскание не предусмотрено законодательством
Во всех случаях, когда выявлена ошибка, бухгалтер должен составить бухгалтерскую справку, в которой описать суть допущенной ошибки.*
Далее действия работодателя будут зависеть от того, заключен с работником, нанесшим ущерб организации, договор о материальной ответственности или нет.
Отражение суммы удержания излишне выплаченного пособия в форме 4-ФСС РФ
Отчетные периоды прошлых лет. Если переплата пособия выявлена за отчетные периоды прошлых лет, то в этом случае необходимо представить в отделение ФСС России по месту нахождения организации уточненный расчет по форме 4-ФСС РФ за тот отчетный период, в котором данная ошибка была допущена.
Например, если ошибка произошла в III квартале 2010 года, а выявлена в мае 2011 года, то в мае 2011 года организация должна представить в территориальное отделение ФСС России уточненный расчет по форме 4-ФСС РФ за девять месяцев 2010 года и 2010 год.
Обратите внимание: даже если вы подали уточненный расчет за отчетный период прошлых лет, остатки на начало расчетного периода в форме 4-ФСС РФ останутся неизменными в течение всего 2011 года. То есть сумма задолженности за страхователем по страховым взносам окажется меньше, чем должна быть. Поэтому, чтобы не было расхождений в данных бухгалтерского учета и данных, отражаемых в форме 4-ФСС РФ за отчетные периоды текущего года, сумму страховых взносов следует скорректировать. Для этого в строке 4 таблицы 1 формы 4-ФСС РФ «Начислено страховых взносов страхователем за прошлые расчетные периоды» нужно отразить сумму взносов, недоплаченную из-за излишней выплаты пособия.*
Пени за просрочку
Сумма произведенных расходов на выплату пособий уменьшает сумму страховых взносов, подлежащих перечислению в ФСС России (ч. 2 ст. 4.6 Закона № 255-ФЗ).
Если сумма страховых взносов была уменьшена на сумму излишне выплаченных пособий, то сумма страховых взносов в ФСС России окажется недоплаченной. Это значит, что на сумму недоплаты страховых взносов организации придется начислить пени.*
Пени определяются в процентах от неуплаченной суммы за каждый день просрочки (ч. 5 ст. 25 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Процентная ставка пеней принимается равной 1/300 действующей ставки рефинансирования ЦБ РФ (ч. 6 ст. 25 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).
В бухгалтерском учете нужно сделать проводки:
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69-1
— начислены пени за просрочку уплаты страховых взносов;
ДЕБЕТ 69-1 КРЕДИТ 51
— перечислены пени за просрочку уплаты страховых взносов.
Как внести изменения в расчеты по взносам на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование
Представление уточненных расчетов
Подавать уточненные расчеты нужно по мере выявления ошибок в расчете. Календарные сроки для их представления законодательно не установлены.
Уточненный расчет подается, если в первичном поданном расчете обнаружено:*
- что допущены ошибки (как приводящие к занижению суммы страховых взносов, так и не приводящие);
- что какие-либо сведения не отражены или отражены не в полном объеме;
- что расчет содержит недостоверную информацию.
Однако не во всех этих случаях подача уточненного расчета является обязанностью организации. Организация обязана подать уточненный расчет только в случае, когда произошло занижение сумм страховых взносов к уплате. Во всех остальных случаях подача уточненного расчета является правом, а не обязанностью организации.
Это следует из частей 1–2 статьи 17 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.