Расходы по найму жилья для сотрудника можно учесть для целей налогообложения прибыли в размере, не превышающем 20 процентов от суммы начисленной ему зарплаты за месяц. При этом документальное оформление следующее:
-оплата найма жилья за сотрудника предусмотрена трудовым (коллективным) договором;
-от сотрудника получено заявление в произвольной форме о выдаче части зарплаты в натуральной форме;
- наличие договора аренды с ИП (в договоре безопаснее прописать, что именно этот сотрудник будет проживать в наемном помещении).
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Рекомендация: как учесть при налогообложении компенсацию сотруднику расходов при переезде на работу в другую местность
При расчете налога на прибыль законодательство предусматривает учет расходов, связанных с компенсацией переезда сотрудника на работу в другую местность, включая расходы на обустройство (подъемные) (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ). Расходы на наем жилья Налоговым кодексом прямо не предусмотрены.
Вместе с тем, организация может включить в расходы на оплату труда любые затраты, связанные с содержанием сотрудников, предусмотренные трудовыми (коллективными) договорами (ст. 255 НК РФ). В соответствии с трудовым (коллективным) договором по письменному заявлению сотрудника оплата труда может производиться и в иных формах, не противоречащих законодательству России. При этом доля зарплаты, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20 процентов от начисленной месячной суммы. Это установлено статьей 131 Трудового кодекса РФ.
Таким образом, расходы по найму жилья для сотрудника можно учесть для целей налогообложения прибыли в размере, не превышающем 20 процентов от суммы начисленной ему зарплаты за месяц. Но при одновременном выполнении следующих условий:
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
– наличие заявления сотрудника о выдаче части зарплаты в натуральной форме;
– наличие такой формы оплаты труда в трудовом (коллективном) договоре.
Аналогичного мнения придерживается Минфин России в письмах от 30 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/40369, от 13 июля 2009 г. № 03-04-06-01/165, от 8 августа 2007 г. № 03-03-06/2/149.
Стоит отметить, что изложенные правила не распространяются на потенциальных сотрудников, с которыми трудовой договор еще не заключен. Если организация понесла расходы на оплату жилья в период, когда договор не заключен и человек не состоит в штате организации, такие затраты при налогообложении прибыли учесть нельзя. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 30 сентября 2013 г. № 03-03-06/1/40369.
Подробнее об учете расходов на оплату труда, если организация выдает сотрудникам более 20 процентов от начисленной суммы зарплаты в неденежной форме, см. Как отразить в бухучете и при налогообложении выдачу зарплаты в натуральной форме.
Внимание: есть аргументы, позволяющие организациям учесть при расчете налога на прибыль расходы по найму жилья сотруднику в связи с его переездом на работу в другую местность сверх суммы расходов на оплату труда. Они заключаются в следующем.
Возмещение расходов по найму жилья сотрудников, переехавших на работу в другую местность, можно отнести к выплатам, связанным с обустройством на новом местожительстве (ч. 1 ст. 169 ТК РФ). Такие расходы формируют сумму подъемных, которая учитывается при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов (подп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ). Подробнее об учете данных сумм см. Как отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию сотруднику расходов при переезде на работу в другую местность.
Не исключено, что если организация будет придерживаться такой позиции, то это может привести к разногласиям с проверяющими. Арбитражная практика по данному вопросу пока не сложилась.
Статья: трудовой договор обоснует расходы на аренду жилья
«…Наша компания арендует квартиры для иногородних сотрудников, которые проживают в них постоянно. Вправе ли мы учесть расходы на аренду жилья?..»
— Из письма главного бухгалтера Анны Тень, г. Москва
Да, Анна, вправе, если условие о предоставлении жилья записано в трудовых договорах. Правда, безопаснее учитывать не больше 20 процентов от зарплаты работников.
Если работодатель оплачивает жилье сотруднику и это условие есть в договоре, такие траты можно списать как оплату труда. Но Трудовой кодекс позволяет выдавать в неденежной форме лишь 20 процентов зарплаты (ст. 131 ТК РФ). Поэтому чиновники считают, что стоимость аренды жилья можно учесть лишь в пределах этого лимита (письма Минфина России от 22.10.13 № 03-04-06/44206, от 30.09.13 № 03-03-06/1/40369). Но с этим можно спорить. Лимит установлен только в Трудовом кодексе, а в Налоговом кодексе ограничений нет. Правда, с этим соглашаются лишь суды. В вашем регионе практика не сложилась, но в других округах судьи поддерживают компании (постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 29.09.10 № А23-5464/2009А-14-233).
Ольга Пушечкина