Ответ на Ваш вопрос зависит от того, проходят ли сотрудники обязательные медосмотры или медосмотр проведен по инициативе индивидуального предпринимателя. При расчете единого налога индивидуальный предприниматель вправе включить в состав материальных расходов затраты на проведение обязательных медосмотров. В состав данных расходов также входят расходы на предварительные (проводятся при трудоустройстве) медосмотры. Кроме этого, ИП может предложить сотрудникам, для которых обязательные медосмотры не предусмотрены, пройти медосмотр по собственной инициативе.
В этом случае, налоговую базу по единому налогу расходы на медосмотр сотрудников, проведенный по инициативе предпринимателя, не уменьшают. Такие расходы не являются экономически обоснованными. Медосмотры всегда проводятся за счет средств предпринимателя или организации. И трудовое законодательство не содержит оснований для возмещения этих средств за счет работника. В связи с этим устанавливать локальным нормативным актом фиксированную сумму, подлежащие возмещению сотруднику, некорректно.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах рекомендаций «Системы Главбух».
1.Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении расходы на обязательный медосмотр сотрудника
Сотрудники, выполняющие определенные виды работ, проходят обязательные медосмотры за счет организации*. На время прохождения медосмотров за ними сохраняется средний заработок (ст. 185 ТК РФ).
Порядок проведения обязательных медосмотров приведен в приложении 3 к приказу Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н.
Виды обязательных медосмотров
Все обязательные медосмотры подразделяются на три вида:
- предварительные (проводятся при трудоустройстве*);
- периодические (проводятся в течение всего срока работы сотрудника в организации);
- внеочередные (проводятся по просьбе сотрудников в соответствии с медицинским заключением).
Такая классификация предусмотрена положениями части 1 статьи 213 Трудового кодекса РФ.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
УСН
Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят налог с доходов, расходы, связанные с проведением обязательных медосмотров, не уменьшат (п. 1 ст. 346.18 НК РФ).
Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами, то отражение затрат на проведение медосмотров при расчете единого налога зависит от того, за счет каких источников они оплачены:*
- за счет средств организации;
- за счет взносов на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (если такая возможность предусмотрена правилами расходования страховых взносов, утвержденными Минздравсоцразвития России на текущий год).
При расчете единого налога затраты на проведение обязательных медосмотров за счет средств организации включите в состав материальных расходов* (подп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16, подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ). Аналогичные выводы следуют из письма Минфина России от 24 февраля 2014 г. № 03-11-11/7618.
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
2.Ситуация: Можно ли в трудовой договор с сотрудником включить условие о возмещение работодателю затрат на прохождение предварительного медосмотра на случай, если сотрудник проработает в организации меньше трех месяцев
Нет, нельзя.
Сотрудники, которые обязаны проходить предварительный медосмотр при приеме на работу, указаны в статье 213Трудового кодекса РФ. Перечень факторов и перечень работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные медосмотры, содержатся в приказе Минздравсоцразвития России от 12 апреля 2011 г. № 302н. Обязательные медосмотры всегда проводятся за счет средств организации* (ч. 6 ст. 213 ТК РФ). И трудовое законодательство не содержит оснований для возмещения этих средств организации за счет работника.*
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
3.Рекомендация: Как отразить в бухучете и при налогообложении расходы на медосмотр сотрудника, проведенный по инициативе организации
Для некоторых сотрудников предварительные и периодические медосмотры являются обязательными. Затраты на их проведение включите в расходы по обычным видам деятельности и учтите при налогообложении. Организация может предложить сотрудникам, для которых обязательные медосмотры не предусмотрены, пройти медосмотр по собственной инициативе.*
УСН
Налоговую базу организаций на упрощенке расходы на медосмотр сотрудников, проведенный по инициативе организации, не уменьшают. Если организация платит единый налог с доходов – потому что при расчете налога она вообще не учитывает никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК РФ). Если организация платит единый налог с разницы между доходами и расходами – потому что эти расходы не являются для нее экономически обоснованными* (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ).
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса