Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Чиновники советуют перепроверить данные работников

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Справки о доходах сотрудников за 2006 год оформляем и подаем по-новому

21 января 2007 5155 просмотров

, консультант Департамента бюджетной политики Минфина России

Осваиваем новую форму 2-НДФЛ. Здесь же – предупреждения о проблемах, которые могут возникнуть при сдаче отчетности по НДФЛ.

Сведения о доходах сотрудников за 2006 год нужно представлять по новой форме 2-НДФЛ. ФНС России утвердила ее приказом от 13 октября 2006 г. № САЭ-3-04/706@. В нем же приведены рекомендации по заполнению нового бланка. Сдать в инспекцию заполненные справки о доходах в этом году нужно не позднее 2 апреля (п. 2 ст. 230 и ст. 6.1 Налогового кодекса РФ).

В этой статье подробно рассказано о нюансах, которые нужно учесть, оформляя справки по новой форме. А также даны советы, как избежать проблем при сдаче отчетности по НДФЛ.

Когда заполняют справки по форме 2-НДФЛ

Оформлять справки о доходах сотрудников необходимо не только при сдаче годовой отчетности. Попросить этот документ у налогового агента может любой гражданин, которому компания выплачивала доходы (п. 3 ст. 230 Налогового кодекса РФ). Кроме того, направлять в инспекцию сведения по этой форме нужно, если фирма выплатила физическому лицу доход, но не может удержать налог (п. 5 ст. 226 Налогового кодекса РФ). Однако о том, в каком виде это нужно делать, в нем не сказано. Минфин России пришел к выводу: извещать налоговую инспекцию о неудержанных налогах нужно с помощью справки по форме 2-НДФЛ (письмо от 30 октября 2006 г. № 03-05-01-04/302).

Сколько справок составлять по итогам года

Отчитываться по форме 2-НДФЛ нужно за каждого человека, которому фирма в течение года выплачивала доходы. Если же работник получал доходы, облагаемые по разным ставкам налога, то по каждой из них нужно заполнить отдельную справку. Например, учредитель, который одновременно является сотрудником, за год может получить на предприятии как зарплату (ставка 13%), так и дивиденды (ставка 9%). В этом случае на него нужно составить две справки о доходах за 2006 год. Такой порядок применялся и в прошлом году.

А вот в правилах сдачи отчетности за сотрудников-совместителей появились изменения. Они касаются ситуации, когда работник получает доходы в нескольких филиалах фирмы (территориально обособленных подразделениях, в которых оборудованы стационарные рабочие места). На таких работников по итогам года придется оформлять несколько справок. Обратите внимание: делать это нужно не по каждому филиалу, в котором были начислены доходы, а по каждому «административно-территориальному образованию», которому присвоен отдельный код ОКАТО (например, городу или району). То есть о доходах, выплаченных в разных подразделениях, но на одной административной территории, нужно отчитываться в одной справке.

За какие доходы отчитываться, а за какие нет

Отчитываться по форме 2-НДФЛ налоговое законодательство требует только за те выплаты гражданам, в отношении которых компания является налоговым агентом (ст. 230 Налогового кодекса РФ). То есть с которых она обязана удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ (ст. 24 Налогового кодекса РФ).

Однако с некоторых видов доходов физические лица должны платить НДФЛ сами (п. 2 ст. 226 Налогового кодекса РФ). О выплате этих доходов фирмы отчитываться не должны. Правда, гражданин может перепоручить уплату налога организации, оформив на нее нотариально заверенную доверенность (п. 3 ст. 29 Налогового кодекса РФ). И если фирма согласится выступить его представителем, отчитываться по итогам года о начисленных этому гражданину доходах все же придется.

Однако инспекторы эти правила признают не всегда. Поступать так им позволяют противоречивые разъяснения Минфина России и налоговой службы.

Покупка имущества у гражданина. С доходов от продажи собственного имущества физические лица должны платить НДФЛ самостоятельно (подп. 2 п. 1 ст. 228 Налогового кодекса РФ). А значит, сведения о выплатах по сделкам купли-продажи с ними фирмам-покупателям сдавать в свои налоговые инспекции не нужно.

В письме от 16 ноября 2005 г. № 04-1-03/567 ФНС России это признала. Но на практике некоторые налоговые работники игнорируют мнение своего начальства. Компаниям, которые не отчитались о доходах граждан – продавцов имущества, они предъявляют штрафы по статье 126 Налогового кодекса РФ (за неподачу сведений). А иногда дополняют их еще и штрафами по статье 123 Налогового кодекса РФ (за неперечисление в бюджет НДФЛ). Однако, как показывает многочисленная судебная практика, фирмы такие санкции с успехом оспаривают (постановления ФАС Поволжского округа от 17 января 2006 г. № А06-2716/4-24/05, ФАС Центрального округа от 8 июня 2006 г. № А35-1803/05-С3).

Материальная выгода. Споры возникают и вокруг вопроса о том, нужно ли удерживать НДФЛ с доходов сотрудников, которые получили материальную выгоду (например, взяв на фирме беспроцентный заем). Казалось бы, в этом случае предприятие тоже не должно исполнять функции налогового агента. Во-первых, потому, что в этой ситуации человек никакого дохода на руки не получает. А значит, можно предположить, что пункт 1 статьи 226 Налогового кодекса РФ на нее не распространяется. А во-вторых, потому, что из статьи 212 Налогового кодекса РФ следует: обязанность платить налоги с материальной выгоды и отчитываться об этом в налоговой инспекции возложена на налогоплательщиков. А ими являются физические лица.

Минфин России с таким подходом категорически не согласен (письмо от 31 мая 2006 г. № 03-05-01-04/140). Чиновники считают, что в данном случае у фирм нет оснований для того, чтобы не применять пункт 1 статьи 226 Налогового кодекса РФ. Поэтому инспекторы будут требовать, чтобы, выплачивая работникам льготные займы, компании удерживали с них НДФЛ и включали сведения о предоставленной материальной выгоде в справки об их доходах. Тем более что в приложении к новой форме справки для таких доходов даже утвержден специальный код – 2610.

Арбитражная практика по этой ситуации противоречива. Например, в постановлении ФАС Уральского округа от 30 августа 2006 г. № Ф09-7737/06-С2 судьи поддержали компанию. А вот в постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 31 октября 2006 г. № А82-6004/2004-27 арбитры встали на сторону налоговой инспекции. Поэтому сведения о предоставленной гражданам материальной выгоде в справки по форме 2-НДФЛ лучше включать. Причем у инспекторов не будет претензий даже в том случае, если нотариально заверенной доверенности от работника у фирмы не будет.

Подробности заполнения формы 2-НДФЛ

Разберемся, какие нюансы нужно учесть, заполняя каждый раздел справки.

Раздел 1

Этот раздел, как и раньше, посвящен информации о работодателе – налоговом агенте. Здесь нужно указать название, ИНН, КПП и телефон компании (по которому инспекторы могут задать вопросы о начисленных и удержанных суммах НДФЛ). В справках на сотрудников обособленных подразделений нужно указывать ИНН головной организации и КПП филиала.

Обратите внимание: в этом разделе справки появился новый пункт – 1.3. В нем необходимо приводить код ОКАТО – той местности, в которой работник получил перечисленные в справке доходы.

Раздел 2

Здесь отведено место для данных о физическом лице: фамилии, имени, отчестве, дате рождения, адресе места жительства и т. п. Строку 2.1 «ИНН», как и прежде, можно оставлять незаполненной (если сотрудник этот номер не получал).

Теперь о новшествах. Введенную в прошлом году строку «Пол» из справки исключили.

А в справках на нерезидентов и иностранцев разрешили указывать только адрес в стране их постоянного проживания. Сведения об адресах проживания таких граждан в России в справке можно не приводить.

Изменились и коды документов, удостоверяющих личность. Их нужно отражать по строке 2.6 справки. Если раньше для загранпаспорта, удостоверения военнослужащего, военного билета офицера запаса и некоторых других документов были предусмотрены отдельные коды, то теперь им нужно присваивать один и тот же код – 91 («Иные документы»). Заметим, что код главного документа – паспорта гражданина России – остался неизменным – 21. Все действующие в этом году коды документов перечислены в приложении № 2 к форме 2-НДФЛ.

Раздел 3

В таблице этого раздела указывают все начисленные сотруднику доходы, которые облагаются НДФЛ по одной из ставок – 9 процентов, 13 процентов, 30 процентов, 35 процентов. Либо по ставке, указанной в Соглашении об избежании двойного налогообложения между Россией и иностранным государством.

Напомним, что суммы доходов отражаются в справке в полных рублях (с округлением сумм до 50 коп. в меньшую сторону, а 50 коп. и более – в большую сторону). Месяцы же нумеруются цифрами: 1 – январь, 2 – февраль и т. д.

Для каждого вида дохода в таблице нужно указать соответствующий ему код. Коды доходов приведены в приложении № 2 к форме 2-НДФЛ. Суммы начисляемой работникам зарплаты по-прежнему должны фигурировать под кодом 2000. Однако состав этих сумм изменился. Теперь к ним не относятся выплачиваемые работникам отпускные. Для них теперь предусмотрен специальный код – 2012. Новый код – 2001 – теперь выделен и для выплат членам совета директоров.

Специальные коды появились и для пособий по временной нетрудоспособности (2300), а также для процентов по срочным пенсионным вкладам (3021). А суммы дивидендов (код 1010) и процентов (код 1011) теперь надо указывать отдельно. Раньше для этих выплат был предусмотрен единый код.

В столбцах «Код вычета» и «Сумма вычета» нужно указывать все вычеты, кроме стандартных и имущественных. Например, профессиональные вычеты по авторским вознаграждениям. А также не облагаемые налогом суммы подарков и материальной помощи (п. 28 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

Коды вычетов можно взять из приложения № 2 к форме 2-НДФЛ. Обратите внимание: вместо некоторых кодов, которые действовали в прошлом году, теперь нужно указывать код 620 («Иные суммы, уменьшающие налоговую базу»). А вот для сумм, уменьшающих налоговую базу по дивидендам, появился новый специальный код – 601.

Раздел 4

Этот раздел посвящен двум видам вычетов – стандартным и имущественным. Если компания не предоставляла работнику такие вычеты, раздел заполнять не надо.

Коды стандартных вычетов остались неизменными. Напомним: если в каком-то месяце работник доходы не получал (или сумма вычетов за месяц превысила сумму начислений), неиспользованную сумму вычета можно перенести на следующий месяц. Но учтите: вычеты, которыми не удалось воспользоваться в течение года, перенести на следующий год нельзя (письмо Минфина России от 28 декабря 2005 г. № 03-05-01-03/139).

Количество кодов по имущественным вычетам по сравнению с прошлым годом сократилось. Вместо «исчезнувших» из справочника значений теперь нужно ставить код 620 («Иные суммы, уменьшающие налоговую базу»).

Общую сумму стандартных налоговых вычетов приводят в строке 4.5, а размер имущественных вычетов – в строке 4.6.

Раздел 5

В этом разделе отражают общую сумму НДФЛ, которую фирма начислила в течение года (с учетом всех вычетов).

В строке 5.1 раздела надо указать общую сумму дохода. Значение строки 5.2 («Облагаемая сумма дохода») получается уменьшением показателя строки 5.1 на сумму всех вычетов. Умножение суммы из строки 5.2 на налоговую ставку дает итоговую сумму исчисленного за год НДФЛ (строка 5.3). А строка 5.4 предназначена для информации о сумме удержанного за год налога.

Имейте в виду: показатели строк 5.3 («Сумма налога исчисленная») и 5.4 («Сумма налога удержанная») совпадают далеко не всегда. И это нормальная ситуация. Ведь рассчитывать НДФЛ налоговое законодательство требует в день начисления работнику соответствующих выплат. Для зарплаты этим днем является последний день месяца, за который она причитается (п. 2. ст. 223 Налогового кодекса РФ). Удерживать же налог фирма должна в тот момент, когда сотрудник получает деньги на руки (п. 4 ст. 226 Налогового кодекса РФ).

В результате суммы исчисленного и удержанного за год НДФЛ зачастую отличаются. В частности, так происходит, если зарплату за декабрь фирма выплачивает в январе. В этом случае сумма начисленного за декабрь налога в справку о доходах за 2006 год попадет. А вот сумму удержанного с зарплаты за декабрь налога в этой справке указывать не надо. Несоответствие возникает и в случае, когда фирма не смогла удержать с работника налог – например, выдав ему доход в натуральном виде. В этой ситуации сумма начислений по итогам года также может превысить сумму удержаний.

Строки 5.5–5.10 может понадобиться заполнять, если вы обнаружите ошибку в сданных за прошлые годы сведениях. Чтобы сдать данные о перерасчете налога за эти периоды, взамен предоставленной ранее справки нужно оформить новую справку. А в шапке этого документа должен быть указан номер старой справки, а также новая дата.

Обратите внимание: раздел 5 теперь является последним. Фигурирующий в прежней редакции справки раздел 6 исключен. Напомним: он был предназначен для сведений о перечисленных за каждого работника суммах налога. Однако статья 230 Налогового кодекса РФ обязывает компании сообщать лишь о доходах лица и удержаниях налога. Поэтому требование заполнять раздел 6 Высший арбитражный суд РФ признал незаконным (решение от 22 июня 2006 г. № 4221/06). В итоге налоговой службе пришлось привести форму справки в соответствие с этим решением.

Сложности при переносе сведений из формы 1-НДФЛ

Необходимость указывать в справках новые коды может существенно усложнить процесс заполнения документов. Ведь, по идее, для того, чтобы составить справки, достаточно перенести соответствующие сведения из карточек по форме 1-НДФЛ. Учет доходов, выплаченных каждому сотруднику, в течение года ведется именно в них. Однако суммы доходов и вычетов в этих карточках классифицированы по старым кодам. Это означает, что для того, чтобы правильно заполнить справки по новой форме 2-НДФЛ, придется сначала заново переделать индивидуальные налоговые карточки.

К сожалению, проигнорировать введение новых кодов не получится. В соответствии с приказом ФНС России № САЭ-3-04/ 706@ налоговые инспекторы будут требовать, чтобы справки о доходах за 2006 год были составлены по новым правилам. Если они обнаружат, что сведения сданы со старыми кодами, то потребуют, чтобы документы были переделаны.

Правда, штрафовать фирму за несдачу сведений (ст. 126 Налогового кодекса РФ) только из-за того, что справки заполнены с недочетами, налоговики не должны (постановления ФАС Уральского округа от 24 мая 2005 г. № Ф09-2201/05-С2, ФАС Восточно-Сибирского округа от 29 апреля 2005 г. № А58-4844/04-Ф02- 1742/05-С1 и от 31 июля 2003 г. № А78-4583/02-С2-10/151-Ф02- 2296/03-С1). Однако для этого компания должна доказать, что сведения она подала вовремя. Подтверждающим документом может быть протокол о принятии сведений (с отметкой инспекции) либо почтовая квитанция об отправке заказного письма (с уведомлением и с описью вложений).

Как избежать проблем при сдаче справок

Теперь разберемся, какие проблемы могут возникнуть при сдаче справок.

Каким способом отчитываться: на бумаге, дискете или по Интернету? Прежде всего, напомним: оформлять сведения о доходах сотрудников в бумажном виде разрешено только тем компаниям, в которых трудится до 10 человек. Причем делать это теперь можно не только в печатном, но и в рукописном виде.

Фирмы с численностью 10 человек и более должны отчитываться по НДФЛ на дискете или по телекоммуникационным каналам связи (п. 2 ст. 230 Налогового кодекса РФ). При этом, даже если количество работников превышает 250 человек, отправлять справки по Интернету не нужно. Пункт 3 статьи 80 Налогового кодекса РФ и пункт 8 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 137-ФЗ на эти документы не распространяются.

Сдавая сведения о доходах, к справкам по форме 2-НДФЛ нужно приложить два экземпляра реестра (списка) всех справок. Один из них останется в налоговой инспекции, а другой инспектор вернет организации. Форма реестра приведена в разделе 6 приказа МНС России от 31 октября 2003 г. № БГ-3-04/583.

Вместе со вторым экземпляром реестра инспектор должен отдать вам еще один документ – протокол приема (ввода) сведений. Составить его налоговый работник должен сам. Правда, некоторые инспекторы требуют, чтобы бухгалтеры приносили два заполненных экземпляра протоколов вместе со справками и реестром. Учтите, это неправомерно. Но иногда проще заполнить лишние бумаги, чем доказывать инспектору, что он не прав. Бланк протокола можно взять в приложении к приказу МНС России от 31 октября 2003 г. № БГ-3-04/583.

Дискеты со сведениями по НДФЛ можно сдать в инспекцию не только лично, но и отправив их по почте. Статья 230 Налогового кодекса РФ делать этого не запрещает. Однако дискета – вещь хрупкая. Поэтому не исключено, что налоговики получат ее в поврежденном виде и не смогут ее открыть. Скорее всего в этом случае они посчитают отчетность несданной и оштрафуют фирму по статье 126 Налогового кодекса РФ. Доказать свою невиновность в такой ситуации фирма сможет только обратившись в арбитражный суд (постановление ФАС Северо-Западного округа от 11 октября 2005 г. № А56-16448/2005).

В некоторых случаях у инспекторов не получается считать данные с дискеты и по другой причине. Как показывает практика, программы, с помощью которых фирмы записывают на них данные, не всегда соответствуют необходимым техническим требованиям. В результате фирме приходится подготавливать справки повторно. Из-за этого окончательная сдача отчетности может оказаться существенно просроченной. Но и в этом случае шанс избежать штрафа остается (постановление ФАС Московского округа от 27 января 2004 г. № КА-А40/11421-03).

Куда сдавать сведения за сотрудников филиалов? В статье 230 Налогового кодекса РФ сказано: сдавать сведения о доходах физлиц налоговые агенты должны «по месту своего учета». Но что считать этим местом учета, если фирма отчитывается о доходах сотрудников филиала? Инспекцию головного офиса или инспекцию подразделения? Найти однозначный ответ на этот вопрос в разъяснениях чиновников невозможно.

Так, Минфин России считает: сведения о доходах всех сотрудников фирмы головной офис должен представлять в свою налоговую инспекцию. В том числе сведения о доходах сотрудников филиалов. Дело в том, что обязанность отчитываться по налогу на доходы физлиц возложена на налоговых агентов. Филиалы же таковыми не считаются (п. 7 ст. 226 Налогового кодекса РФ). А значит, самостоятельно сдавать справки по форме 2-НДФЛ они не уполномочены (письмо Минфина России от 16 сентября 2003 г. № 04-04-06/172).

А вот ФНС России в письме от 13 марта 2006 г. № 04-1-03/132 высказала другую точку зрения. По мнению налоговой службы, головной офис должен отчитываться за филиалы, только если они не имеют отдельного баланса и расчетного счета. Похожую позицию высказало и УФНС России по г. Москве в письме от 14 марта 2006 г. № 20-12/19597. В нем чиновники ссылаются на статьи 26 и 29 Налогового кодекса РФ. Из них следует, что налоговые агенты имеют право представлять свои интересы через уполномоченных представителей. Если руководитель филиала является таким представителем, то головной офис может доверить ему сдавать отчетность самостоятельно. По мнению налоговых работников, статья 187 Гражданского кодекса РФ это подтверждает.

Мнения судей тоже разделились. Но что интересно, в каждой из двух возможных ситуаций они поддержали налогоплательщиков.

Ситуация 1. Сведения о сотрудниках филиала фирма сдала в инспекцию центрального офиса. Инспекторы посчитали, что отчитаться нужно было по местонахождению филиала. И предъявили фирме штраф. Судьи отменили его, объяснив, что филиалы налоговыми агентами не являются (п. 9 совместного постановления от 11 июня 1999 г. Пленума Верховного суда РФ № 41 и Пленума Высшего арбитражного суда РФ № 9).

Ситуация 2. Фирма представила сведения о сотрудниках в налоговую инспекцию филиала. А налоговики посчитали, что делать это надо было по месту учета головного подразделения. Штрафовать компанию судьи не разрешили и в этом случае. При этом они сослались на статью 83 Налогового кодекса РФ. Она обязывает фирмы вставать на налоговый учет по местонахождению обособленных подразделений. Из этого судьи сделали вывод: инспекция филиала тоже является местом учета организации (постановления ФАС Московского округа от 15 июня 2006 г. № КА-А40/5048-06 и ФАС Поволжского округа от 19 октября 2004 г. № А57-3982/04-7).

И все же хотелось бы знать четко: куда отправить сведения о сотрудниках филиала, чтобы потом не было проблем? С этим вопросом мы обратились в ФНС России. Оказалось, сотрудники налоговой службы в настоящее время требуют подавать сведения о доходах сотрудников филиалов в налоговую инспекцию головного офиса.

Вот что нам сообщила Валентина Акимова, государственный советник налоговой службы РФ III ранга: «Обособленные подразделения налоговыми агентами по НДФЛ не являются. Такой вывод следует из пункта 7 статьи 226 Налогового кодекса РФ. Получается, что выполнить требования статьи 230 Налогового кодекса РФ уполномочен только головной офис компании. Именно он и должен отчитаться о суммах, которые филиал в течение года начислил в пользу физических лиц. Соответственно, справки об их доходах по итогам года нужно подать в налоговую инспекцию по местонахождению головного офиса. При этом в них необходимо указать ОКАТО филиала, то есть код того муниципального образования, на территории которого находится филиал».

О доходах с продажи имущества физические лица отчитываются сами

Валентина Акимова, государственный советник налоговой службы РФ III ранга

– Покупая имущество у физического лица, организация не обязана удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ с его дохода. Если она воспользовалась этим правом, то подавать сведения о выплате по сделке по итогам года тоже не нужно. Гражданин должен сделать это сам, подав декларацию в свою налоговую инспекцию (п. 2 ст. 226 и п. 3 ст. 228 Налогового кодекса РФ). Однако компания может согласиться выступить уполномоченным представителем налогоплательщика. В этом случае она удерживает и перечисляет налог с его дохода на основании полученной от него доверенности (ст. 29 Налогового кодекса РФ). При этом у компании появляется обязанность отчитаться о выплаченном ему доходе по форме 2-НДФЛ.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка