Документальным подтверждением расходов на покупку бензина для сельхозтехники служат кассовые чеки и путевые листы. Об этом напомнили специалисты Минфина России в письме от 4 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/640. Какую форму бланков путевых листов необходимо применять? Может ли организация разработать ее самостоятельно и выписывать такие листы не каждый день? Об этом и поговорим.
Форму путевого листа можно утвердить самостоятельно
Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если же форма документа не предусмотрена в этих альбомах, организация может составить ее самостоятельно. При этом нельзя забывать об обязательных реквизитах, указанных в статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.
Форма № 4 «Путевой лист грузового автомобиля» утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Эту форму должны применять в обязательном порядке только автотранспортные организации. Пункт 3 Устава автомобильного транспорта РСФСР определяет такие организации как предприятия, созданные для перевозки грузов и пассажиров автомобильным транспортом (устав утвержден постановлением Совмина РСФСР от 8 января 1969 г. № 12).
Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов. Такая же позиция высказана и в письме Минфина России от 7 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/327.
Ежедневно оформлять путевой лист необязательно
По общему правилу путевой лист выписывают на один день. На более длительный срок оформление допускается в случае, если водитель выполняет задание в течение более одних суток. Например, при командировках.
Однако, по мнению чиновников, это не единственное исключение. Так, в письме Минфина России от 20 февраля 2006 г. № 03-03-04/1/129 финансисты отметили, что первичные учетные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенного расхода.
А потому делаем вывод: если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени и расхода горюче-смазочных материалов, то документ, составленный с такой периодичностью, может служить документальным подтверждением налоговых расходов сельхозпредприятия.
«Путь следования» – важный реквизит
В путевом листе или в иной форме подобного документа, разработанного организацией, нужно обязательно указывать информацию о пути следования автомобиля. При этом не стоит вписывать общую фразу «по городу». Дело в том, что отсутствие в первичном учетном документе информации о конкретном месте следования транспортного средства не позволяет судить о факте использования автомобиля работниками организации в служебных целях. Подобная информация признается обязательным реквизитом и отражает содержание хозяйственной операции. Правильно заполненный документ позволит сельхозорганизации избежать споров с проверяющими.
Обязательные реквизиты
Разрабатывая форму, учтите, что в ней должны быть отражены все обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ), а именно:
– наименование документа;
– дата его составления;
– наименование организации, от имени которой составлен документ;
– содержание произведенной хозяйственной операции;
– измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
– наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
– личные подписи указанных лиц.
- Статьи по теме:
- Форма 12-строительство в статистику: образец, инструкция по заполнению
- Как заполнить форму 1-конъюнктура (опт) в статистику в 2024 году
- Форма ПМ-торг: инструкция по заполнению и сроки сдачи
- Отчет ПМ в статистику: образец заполнения, сроки сдачи в 2024 году
- Таможенная статистика: что это такое, виды
Темы: