Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Проверьте себя в расчетах зарплаты и пособий

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Как составлять служебные, докладные, объяснительные записки

21 октября 2015 378 просмотров

Сайт журнала «Учет в учреждении»

Электронный журнал «Учет в учреждении»

Разбираемся с понятиями

Нормативно-правовые акты не дают определений докладных, служебных и объяснительных записок. Кроме того, в законодательстве нет конкретных рекомендаций и правил по их составлению и оформлению. Для того чтобы разобраться, обратимся к Краткому словарю видов и разновидностей документов (разработан Главархивом СССР, ВНИИДАД, Москва, 1974). В нем предложены следующие понятия:

  • докладная записка – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя;
  • служебная записка – документ о выполнении какой-либо работы, направляемый одним должностным лицом другому.

А вот объяснительная записка представляет собой документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия.

Как правило, информация в таких записках не содержит каких-либо распоряжений. Однако она может стать основанием для принятия какого-то управленческого решения или быть просто принята к сведению.

Общие требования к оформлению

Для оформления докладной, служебной и объяснительной записок существуют общие правила.

Перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов, перечислен в разделе 2 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденном постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Докладная, служебная и объяснительная записки должны содержать:

  • фамилию, имя, отчество и должность автора записки (лица, от которого она исходит);
  • наименование адресата (лица, которому записка направляется);
  • вид документа (докладная, объяснительная или служебная записка);
  • регистрационный номер;
  • дату составления;
  • заголовок к тексту (например, «О нарушении трудовой дисциплины»);
  • текст записки;
  • подпись составителя (с указанием должности);
  • отметку о наличии приложения (если оно есть).

Докладная записка

Докладная записка может быть составлена в следующих случаях:

  • при обращении сотрудника к своему непосредственному руководителю (отдела или структурного подразделения, в котором он числится);
  • при обращении руководителя отдела (структурного подразделения) к руководителю учреждения;
  • при обращении руководителя филиала (при его наличии) к руководителю головного учреждения.

Виды записок

Докладные записки могут составляться:

  • по инициативе ее автора (целью такой записки является привлечение внимания лица, которому она направляется, к какой-либо проблеме и его побуждение к принятию конкретного предложения, изложенного в тексте);
  • по требованию руководства (устному или письменному).
  • В зависимости от содержания и назначения докладные записки могут подразделяться на такие виды:
  • информационные – содержат информацию о ходе выполнения каких-либо работ, заданий;
  • отчетные – сообщают о ходе состояния и выполнения указаний, поручений, заданий, проектов, работ и др.

Данные записки при необходимости могут составляться с определенной периодичностью.

А вот относительно адресата докладные записки подразделяются на внутренние – адресуются руководителю отдела (структурного подразделения) или учреждения, и внешние – направляются в вышестоящие инстанции.

Структура записки

Текст докладной записки условно можно разделить на несколько смысловых частей.

В первой части – констатирующей – необходимо изложить причины, факты и события, которые послужили поводом для ее написания. Во второй – анализирующей – проанализировать сложившуюся ситуацию и рассмотреть возможные варианты ее разрешения. В третьей – резюмирующей – сделать выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять по мнению составителя записки. 

Анализирующая часть докладной записки носит рекомендательный характер. То есть она может как присутствовать, так и отсутствовать в таком документе. Все зависит от каждой конкретной рассматриваемой ситуации.

Отметим, что внутренние докладные записки могут составляться на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов. А вот внешние необходимо оформлять на бланке учреждения.

Служебная записка

Исходя из названия, такая записка решает вопросы чисто служебного характера и обеспечивает связь объектов управления по горизонтали. Иными словами, служебную записку составляет работник или руководитель подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.

Как правило, в таких записках отражаются вопросы материально-технического, хозяйственного, информационного, организационного обеспечения и тому подобные вопросы. То есть если в конкретном структурном подразделении учреждения сломался какой-либо прибор (например, принтер, факс, телефон, компьютер), то работник такого подразделения может написать служебную записку, в которой проинформирует о необходимости ремонта.

Получается, что служебная записка – это форма внутренней деловой переписки между подразделениями учреждения или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Оформляется служебная записка на листе формата А4.

Текст служебной записки обычно состоит из двух условно разделенных частей. В первой излагаются факты, послужившие поводом для ее написания, а во второй – просьбы, заявки по поставленному вопросу. При этом датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Отметим, что в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93 служебная записка вообще не упоминается. Однако этот вид документа очень удобен в использовании и достаточно широко применяется на практике.

Объяснительная записка

Объяснительные записки пишут при совершении дисциплинарного проступка конкретным сотрудником. В частности, опоздание на работу, невыполнение задания, поручения. При этом адресатом такой записки является вышестоящее должностное лицо. Чаще всего ее пишут от руки и в свободной форме.

Текст объяснительной записки также можно разделить на две части. В первой излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, а во второй – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. При этом такая записка может иметь приложения (квитанции, справки, билеты, чеки и т. п.).

По структуре текста объяснительные и служебные записки отличаются от докладных тем, что они не содержат выводов и предложений.

В заключение отметим, чтобы облегчить задачу по написанию докладных, служебных, объяснительных записок, рекомендуется предусмотреть правила их составления, а также бланки таких записок в локальном нормативном акте учреждения. Например, в инструкции по делопроизводству.

Не стоит забывать, что с таким документом необходимо ознакомить всех работников.

Т.Ю. Рогова,

юрист, член Палаты налоговых консультантов

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Вопросы и ответы по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка