Путевые листы с 1 января 2024 года заполняют на новых бланках, скачать готовые образцы в эксель для разных случаев можно по ссылкам в статье. Так же мы разобрали, какой бланк и как должны применять компании и ИП, как изменились правила заполнения путевых листов и в каких реквизитах опасно ошибаться.
Путевые листы с 1 января 2024 года: готовые образцы
Путевые листы: образцы и бланки
- Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля (на основе формы № 3)
- Путевой лист легкового автомобиля на месяц
- Бланк можно использовать для оформления путевых листов с любым сроком, превышающим один день (неделю, месяц)
- Пример заполнения путевого листа специального автомобиля (на основе формы № 3 спец.)
- Путевой лист трактора
- Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля по собственной форме
- Приказ об оформлении путевых листов
- Пример заполнения путевого листа грузового автомобиля (на основе формы № 4-С)
- Пример заполнения путевого листа грузового автомобиля (на основе формы № 4-П)
- Приказ о внесении изменений в учетную политику для целей бухучета. Путевой лист
- Пример заполнения путевого листа автобуса необщего пользования (на основе формы № 6 спец)
- Форма № 3. Путевой лист легкового автомобиля
- Акт сверки показаний одометра автомобиля с данными в путевом листе
- Приказ о внесении изменений в учетную политику для целей бухучета. Электронный путевой лист
- Форма № 4-С. Путевой лист грузового автомобиля
- Форма № 8. Журнал учета движения путевых листов
- Форма № ЭСМ-2. Путевой лист строительной машины
- Форма № 4-П. Путевой лист грузового автомобиля
- Пример заполнения путевого листа строительной машины по унифицированной форме № ЭСМ-2
- Форма № 6. Путевой лист автобуса
- Форма № 3 спец. Путевой лист специального автомобиля
- Форма № 4. Путевой лист легкового такси
- Форма № 6 (спец.). Путевой лист автобуса необщего пользования
По какой форме составлять путевые листы в 2024 году
Форму путевого листа на бумаге нужно разработать и утвердить самостоятельно. Утвержденного бланка нет. В путевом листе должны быть обязательные реквизиты из раздела I приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390 (письмо Минтранса от 15.01.2021 № ДЗ-66-ПГ). Бланк, который будете применять, утвердите в приложении к учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). Если вы планируете оформлять путевые листы в электронном виде, разрабатывать свою форму не нужно.
Предприниматели оформляют путевые листы по тем же правилам, что и организации. Форму путевого листа разработайте самостоятельно. Бланк должен включать обязательные реквизиты. При заполнении путевого листа в реквизите «Сведения о лице, оформившем путевой лист» ИП указывает свои фамилию, имя и отчество (при наличии), а также адрес регистрации по местожительству, телефон, ОГРНИП. Порядок заполнения остальных реквизитов аналогичен правилам для организаций.
Проверьте, чтобы, помимо обязательных реквизитов путевого листа, форма отвечала всем требованиям законодательства к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). При разработке формы бланка за основу можно взять утвержденные Госкомстатом унифицированные формы. Но в этих в бланках нет всех обязательных реквизитов, поэтому использовать их можно, только если добавить обязательные поля.
В путевой лист, помимо обязательных реквизитов, можно включить любые дополнительные реквизиты, которые учитывают специфику вашей деятельности.
Форму бланка закрепите в учетной политике. Для этого издайте приказ о внесении изменений в учетную политику.
Скачайте образцы заполнения путевых листов на основе унифицированных форм № 3, № 4-С, № 4-П, № 3 спец, № 6 спец и по собственной форме. Данные образцы включают все обязательные реквизиты.
Как заполнять новые путевые листы с 1 января
Путевой лист должен содержать обязательные реквизиты, указанные в разделе I приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390. Поскольку путевой лист — это первичный документ, в путевом листе должны быть также реквизиты, указанные в части 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Кроме обязательных реквизитов, в путевом листе можно указывать любые дополнительные реквизиты, связанные со спецификой деятельности организации (п. 2 приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390, письмо Минтранса от 15.01.2021 № ДЗ-66-ПГ).
Памятка по путевым листам для самопроверки
Обязательные реквизиты путевого листа:
- Сведения о сроке действия.
- Сведения о лице, оформившем путевой лист.
- Сведения о транспортном средстве:
- Сведения о водителе (водителях):
- Сведения о виде перевозки и виде сообщения.
В качестве дополнительного реквизита укажите сведения о маршруте. Эта информация нужна для налоговых инспекций, чтобы подтвердить реальность и производственный характер поездки.
Когда оформляете путевые листы, заполняйте все реквизиты аккуратно и без ошибок. Неточности в путевом листе могут привести к тому, что при проверке инспекторы снимут расходы. За отсутствие путевого листа и ошибки в нем также возможен штраф.
Построчный порядок заполнения путевых листов
В правилах прописали правила оформления путевых листов при различной длительности и количестве рейсов. Допускается оформлять:
- один путевой лист на один рейс, если длительность рейса превышает продолжительность рабочего дня (смены) водителя (водителей);
- несколько путевых листов на бумажных носителях на одно транспортное средство раздельно на каждого водителя, в том числе на каждого последующего водителя после выпуска транспортного средства на линию;
- один путевой лист на несколько рейсов, если в течение рабочего дня (смены) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.
Разрешили корректировать отдельные реквизиты электронного путевого листа. Изменения можно вносить в сведения о водителе (водителях) транспортного средства, марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах.
Изменили правила заполнения отдельных реквизитов. По-новому нужно заполнять сведения о водителе, показания одометра, сведения о медосмотре. Перечень основных изменений – в таблице.
Реквизит | Новые правила заполнения |
---|---|
Сведения о лице, оформившем путевой лист | Прописали, что если путевой лист оформляет таксист, который не является ИП, в путевом листе должны быть указаны его ФИО, место жительства, номер телефона, ИНН |
Показания одометра | |
Сведения о водителе | |
Сведения о медосмотре | Исключили требование указывать сведения о лицензии |
Прописали правила для дистанционных медосмотров. Отметка в этом случае проставляется по правилам, утверждаемым Правительством | |
Отметки о контроле технического состояния, дате выезда и возвращения ТС, показаниях одометра | Отметки может заверять физлицо, управляющее такси |
Также компании и индивидуальные предприниматели смогут проводить медосмотры водителей дистанционно — до, после и в течение рабочего дня.
На путевом листе можно будет разместить наклейку о прохождении медицинского осмотра, которую выдаст аппарат для дистанционного медосмотра. А для электронной путевки врач сформирует отдельный файл и заверит усиленной неквалифицированной подписью. Подробнее о новых реквизитах в путевом листе читайте в таблице.
Минтранс утвердил поправки в правила заполнения путевых листов. Поправки вступили в силу и действуют до 1 марта 2029 года. Скачайте образец и таблицу с новыми правилами заполнения:
Шаблоны путевых листов |
Изменения по путевым листам |
Скачать образец |
Загрузить таблицу |
Путевой лист можно оформлять в электронном виде. В правилах прописали, что в электронном путевом листе отметки о медосмотре, о предрейсовом контроле технического состояния ТС, о показаниях одометра, о дате и времени выпуска транспортного средства на линию нужно заверять УКЭП или УНЭП.
Оформление путевого листа в электронном виде необязательно, его можно по-прежнему оформлять на бумаге.
С 2023 года действуют новые правила оформления путевых листов (приказ Минтранса 28.09.2022 № 390). Путевой лист – первичный документ по учету работы автотранспорта. Документ используют при расчете зарплаты водителя, для обоснования расходов на содержание и эксплуатацию автомобиля. Форму путевого листа утверждает руководитель.
Образец нового путевого листа
Зачем составлять путевые листы и следить за реквизитами
Путевой лист необходим, чтобы подтвердить факт перевозки грузов и пассажиров. Документ используют при расчете зарплаты водителя, для обоснования расходов на ГСМ, электроэнергию, содержание транспортного средства, провозной платы и т. д., а также для контроля за движением транспортных средств.
Расчеты с водителем. Путевой лист является первичным документом для учета работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ, письмо Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257). Он подтверждает рабочее время.
Подтверждение расходов. Путевой лист подтверждает реальность поездки и факт перевозки грузов и пассажиров. Документ необходим, чтобы подтвердить экономическую обоснованность аренды или лизинга автомобиля, а также расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля. К таким расходам относят:
- зарплату водителю и надбавки за разъездной характер работы;
- стоимость ГСМ и заправки электромобиля;
- проведение технического обслуживания, технического осмотра и ремонта транспортного средства;
- стоимость парковки, провозную плату и т. д.
Компенсация за использование личного имущества. Путевой лист может обосновать расходы, которые работодатель компенсирует сотрудникам (письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@). Работодатель может оплачивать расходы на ГСМ, запчасти, парковку арендованных или личных автомобилей сотрудников. Если для работы требуется личный автомобиль работника, то ему работодатель может выплачивать специальную компенсацию.
ГИБДД, полиция и другие ведомства. Путевой лист подтверждает маршрут следования машины, что автомобиль технически исправен, а водитель может им управлять, так как прошел медицинский осмотр. Отметки о техническом состоянии и медосмотре в путевых листах проверяют представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. По требованию полиции водитель обязан предъявить путевой лист (п. 2.1.1 Правил дорожного движения). Если этого не сделать, оштрафуют как водителя, так и должностных лиц и саму организацию (ч. 2 ст. 12.3, ч. 1 ст. 12.31.1 КоАП).
Какие контрольные точки проверить в путевых листах 2024 года
Ошибки в путевом листе могут привести к доначислениям налогов и штрафам. Но не все ошибки опасны. Критичными являются ошибки, которые дают повод усомниться в реальности поездки и не позволяют идентифицировать организацию или ИП, а также иные сведения. Инспекторы могут снять расходы, если в путевых листах есть искаженные сведения, подтверждающие реальность поездки, или такие сведения вообще отсутствуют.
Некоторые недочеты не опасны. Например, ошибка в номере водительского удостоверения или наличие в реквизитах лишних букв (символов). В таблице — подборка арбитражной практики по опасным ошибкам в путевых листах.
Опасные ошибки в путевых листах
Ошибка |
Последствия |
Если в путевом листе отсутствуют сведения о транспортном средстве, это вызовет у инспекторов подозрение о фиктивности поездки. Как минимум инспекторы будут проверять дополнительные документы, могут провести допрос свидетелей, встречные проверки контрагентов. Если установят, что у организации или ИП отсутствуют транспортные средства, необходимые для перевозки указанных грузов, откажут в расходах (постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 29.10.2021 № 05АП-6088/2021). Аналогичные последствия будут, если указать марку и модель транспортного средства, которое фактически отсутствует у организации во владении |
|
Нет сведений об организации или ИП, эксплуатирующей транспортное средство, или эти сведения неверные |
Отсутствие сведений об организации или ИП — владельце транспортного средства не позволяет идентифицировать налогоплательщика, у которого возникли расходы на ГСМ (постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 29.10.2021 № 05АП-6088/2021). Доказывать реальность поездки придется другими документами. Не исключено, что суд встанет на сторону налоговых инспекций |
При отсутствии в путевом листе информации о маршруте следования невозможно судить о факте использования транспортного средства сотрудниками в служебных целях. В связи с этим суды пришли к выводу о том, что представленные обществом путевые листы не подтверждают затраты на ГСМ и не могут являться основанием для их признания в качестве расходов при расчете налога на прибыль (постановления Пятого арбитражного апелляционного суда от 29.10.2021 № 05АП-6088/2021, Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015 по делу № А40-108772/14, Арбитражного суда Поволжского округа от 02.12.2016 № Ф06-15152/2016) |
|
Если нет подписей ответственных лиц, поездку признают фиктивной. Если подписи есть, инспекторы могут проверить, реальная ли эта подпись. Например, могут запросить штатное расписание и приказы, сведения о выплаченных доходах, чтобы убедиться, что такие сотрудники работают в организации или у предпринимателя. Если выявят, что подписи фиктивные, откажут в расходах (постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 29.10.2021 № 05АП-6088/2021) |
|
Дата выезда транспортного средства не соответствует периоду поездки или вообще отсутствует |
Дата выезда и возвращения транспортного средства указывает на реальность поездки. Если этой даты нет, инспекторы посчитают, что перевозки фактически не было. Также проблемы возникнут, если дата выезда указана, но фактически поездки не было. Например, указана дата выезда в выходной, а в этот день водитель, на которого выписан путевой лист, не работал. Также инспекторы могут проверить, соответствует ли дата выезда транспортного средства дате погрузки груза, по товарным и транспортным накладным (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 19.03.2021 № Ф09-1024/2021, А76-52553/2019) |
Показания одометра показывают пробег транспортного средства. Исходя из этого показателя определяют расход бензина. Если данный показатель отсутствует, инспекторы могут снять расходы на ГСМ, так как нет подтверждения, какое расстояние фактически прошел автомобиль (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 03.10.2018 № Ф09-5972/2018) |
Контрольные точки в путевых листах
Сколько и как хранить путевые листы
Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет после отчетного года. Если путевой лист — единственный документ, подтверждающий вредные и опасные условия труда, хранить его нужно не менее 75 лет, если путевой лист оформлен до 1 января 2003 года, и 50 лет — если путевой лист оформлен после 1 января 2003 года. Основание — строка 553 перечня, который утвержден приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, часть 1 статьи 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Специального порядка, как хранить и сшивать путевые листы, в приказе Минтранса от 28.09.2022 № 390 нет. Организация вправе установить свои правила и сшивать путевые листы так, как ей удобно. Порядок хранения пропишите в правилах документооборота. Прошивать путевые листы можно с помощью степлера, ниток, специального оборудования. Главное, чтобы вся информация в документах свободно читалась и копировалась.
Ответы на все вопросы по налоговым изменениям 2024 года вы найдете в корпоративной справочно-образовательной системе «Актион 360». Просто задайте свой вопрос в поисковой строке и узнайте, как поступить именно в вашей ситуации. Разъяснения дают авторитеты в своей области – судьи, специалисты Минфина и ФНС.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тестуТемы: