Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Налоговики простят многие ошибки в 6‑НДФЛ

Подписка
Срочно заберите все!
№24

Менеджер направлен в загранкомандировку

20 июня 2011 19 просмотров

Документальное оформление поездки

Менеджер направлен в загранкомандировку. Направляя менеджера в служебную поездку, придется оформить:
1) приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (по форме № Т-9 или № Т-9а, если в поездку едет сразу несколько человек);
2) служебное задание (по форме № Т-10а). В этой же форме работник, вернувшись из поездки, должен заполнить отчет о выполнении задания;
3) командировочное удостоверение (форма № Т-10), если работник едет в страны СНГ, которые не проставляют отметки в загранпаспорте иностранца при пересечении им границы. В ином случае такой документ не нужен (п. 15 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Ведь тогда срок пребывания за границей определяется по отметкам пограничных служб в паспорте работника.

Расчеты с работником

Менеджер направлен в загранкомандировку. Перед поездкой работнику нужно выдать деньги на командировку. Сделать это можно в валюте страны, в которую он направлен, в валюте общемирового применения (долл. США, евро) или в рублях. А можно передать ему корпоративную банковскую карту (Положение об эмиссии банковских карт, утвержденное Банком России от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Вернувшись из поездки, менеджер (в течение трех рабочих дней) должен представить в бухгалтерию авансовый отчет, приложив к нему отчет о выполненной работе (форма № Т-10а) и документы, подтверждающие расходы.

Если документы составлены на иностранном языке, необходим их перевод на русский. Таково требование пункта 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н.

Сделать перевод может как профессиональный переводчик, так и специалист самой организации, если он есть в штате (письма Минфина России от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/1/168, от 3 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/725).

Перевод может быть выполнен и организацией, выдавшей первичный документ, например в виде справки. Это касается, к примеру, перевозчика, у которого были приобретены билеты.

Обязательно должны быть переведены реквизиты, необходимые для признания расходов в налоговом учете: Ф.И.О. пассажира, цена перевозки, маршрут следования. Переводить условия применения тарифа, правила авиаперевозки и перевозки багажа не нужно (письма Минфина России от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/1/168, от 14 сентября 2009 г. № 03-03-05/170).

Налоговый учет командировочных расходов

Менеджер направлен в загранкомандировку. При направлении в командировку за границу работнику возмещаются (ст. 168 Трудового кодекса РФ):
– расходы на проезд;
– расходы на наем жилья;
– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
– иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя, к примеру расходы на оформление загранпаспорта, визы, обязательные аэродромные сборы.

Командировочные расходы признаются как в целях налогообложения прибыли (подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ), так и при «упрощенке» (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ). Причем независимо от срока командировки. Ведь пункт 4 Положения о командировках предоставляет работодателю право самостоятельно определять продолжительность поездки специалиста, учитывая объем и сложность работы, другие факторы.

Расходы на проезд и проживание
Они принимаются в размере фактических трат, подтвержденных «первичкой». Если документы утеряны, надо получить дубликат или, скажем, справку перевозчика. Иначе организация не вправе учесть затраты в целях налогообложения.

Суточные
А вот их подтверждать документально не нужно (письмо Минфина России от 1 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/206). Такие выплаты производятся из расчета фактических дней командировки, подтвержденных отметками в загранпаспорте работника или в командировочном удостоверении.

При этом в соответствии с пунктом 17 Положения о командировках за время проезда суточные работнику выплачиваются:
– при проезде по территории нашей страны – в порядке и размере, установленных коллективным договором или локальным актом организации для командировок по России;
– при проезде за границей – в порядке и размере, определяемых для командировок на территории других государств.

Как указано в пункте 18 Положения о командировках, при следовании работника с территории РФ дата пересечения границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте. А при следовании на территорию РФ – в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Если специалист направлен в командировку сразу в несколько стран, суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Отметим, что суточные в целях налогообложения не нормируются: торговая компания имеет право включить в расходы выплаты в размерах, которые прописаны в ее внутренних документах.

Покупка валюты
Иностранная валюта обычно приобретается по курсу выше официального. Учесть отрицательную разницу (между официальным и покупным курсом) в целях налогообложения прибыли можно в составе внереализационных расходов (подп. 6 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ). Но для субъектов «упрощенки» такой статьи расходов не предусмотрено (п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).

Курс пересчета расходов в рубли
Для этого берется официальный курс ЦБ РФ, установленный на дату признания расходов в налоговом учете.

А если работник был командирован в страну, курс валюты которой ЦБ РФ не устанавливает?

В данном случае можно использовать котировки валют к долл. США, представленные в информационных системах Reuters или Bloomberg или опубликованные в газете Financial Times (в том числе в их представительствах в интернете). Такие разъяснения привел ЦБ РФ в письме от 14 января 2010 г. № 6-Т. После этого сумму в долл. США нужно пересчитать в рубли по официальному курсу.

По общему правилу, вытекающему из пункта 2 статьи 14 Федерального закона от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле», расчеты по валютным операциям производятся юридическими лицами через счета в уполномоченных банках. Если же рубли на инвалюту меняет сам работник, это рассматривается как операция физлица.

В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса РФ работодатель должен компенсировать командированному специалисту его расходы на служебную поездку, в том числе сумму в рублях, которую он потратил для приобретения инвалюты. При этом курс обмена устанавливается по справке о покупке валюты.

В справке о покупке валюты указываются Ф.И.О. работника и его паспортные данные.

Если работник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту (поскольку у него нет документов по обмену), тогда сумма возмещения будет определяться исходя из того, сколько инвалюты он потратил на служебные цели.

При этом основанием для возмещения расходов послужат первичные документы о произведенных тратах.

Пересчитав сумму инвалюты в рубли по курсу на дату признания расходов, организация сможет учесть затраты в целях налогообложения. Такие разъяснения приведены в письме ФНС России от 21 марта 2011 г. № КЕ-4-3/4408 (хотя они даны относительно уплаты налога на прибыль, но справедливы и для субъектов «упрощенки»).

Момент признания расходов
При методе начисления командировочные расходы принимаются в целях налогообложения прибыли на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ). Аналогично – при «упрощенке», а также при применении кассового метода при уплате налога на прибыль (письмо Минфина России от 16 февраля 2011 г. № 03-11-06/2/21). Правда, суммы перерасхода учитываются в момент погашения долга перед работником.

Но следует учесть нюансы, если перед командировкой работнику выдали аванс в инвалюте. Ведь полученные (выданные) авансы для целей налогообложения прибыли не переоцениваются. Это правило применяется в отношении сумм предоплаты при реализации (приобретении) товаров, работ, услуг, имущественных прав (письмо Минфина России от 30 июля 2010 г. № 03-03-06/2/136). Получается, что выданный в инвалюте работнику аванс на командировку (как предоплата за услуги, которые он будет оплачивать) также не переоценивается.

Аналогичный порядок действует и в целях бухучета.

Организация выдала работнику аванс на загранкомандировку в размере 1000 долл. США. Он израсходовал в поездке 1200 долл. США. Курс ЦБ РФ составлял: на дату выдачи аванса – 29 руб/USD, на дату утверждения авансового отчета – 30 руб/USD.

Операция отражена в учете так:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50
– 29 000 руб. (1000 USD х 29 руб/USD) – выдан работнику аванс перед поездкой;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71
– 35 000 руб. (29 000 руб. + 200 USD х 30 руб/USD) – отражены расходы на командировку (частично – на дату выдачи аванса, частично – на дату утверждения авансового отчета).

В целях налогообложения будут учтены расходы в размере 35 000 руб.

Особенности исчисления НДФЛ

Теперь рассмотрим выплаты командированному работнику с точки зрения их обложения НДФЛ.

Необлагаемые выплаты
Согласно пункту 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ, с суммы возмещения работнику командировочных расходов налог не взимается. Однако суточные при этом нормируются. НДФЛ не облагаются выплаты в размере 2500 руб. в сутки. В таком же размере освобождается от налогообложения плата за проживание, если работник не может ее документально подтвердить.

Причем если организация возмещает командировочные расходы работнику безналичным путем, перечисляя деньги на его карту, то такой порядок лучше закрепить в коллективном договоре или локальном нормативном акте. А в назначении платежа следует четко указать, что это возмещение командировочных расходов, а не оплата труда.

Ставка налога
Плательщиками налога на доходы физлиц признаются резиденты и нерезиденты, но последние только по доходам, полученным от источников в РФ (п. 1 ст. 207 Налогового кодекса РФ). При этом для резидентов ставка налога – 13 процентов, для нерезидентов – 30 процентов. Поэтому если работник направлен в длительную командировку, то этот момент нужно отслеживать.

Если он утратит статус налогового резидента, доходы, выплачиваемые ему торговой фирмой (от источников в РФ), будут облагаться налогом по ставке 30 процентов. Такие же разъяснения содержатся в письме Минфина России от 6 апреля 2011 г. № 03-04-05/6-228.

Правда, здесь нужно разграничивать командировку и работу за границей. Если человек направлен именно на работу, тогда выплачиваемая ему зарплата не признается доходом от источников в РФ. А следовательно, и удерживать с нее налог организации не придется – платить его будет сам работник (письмо Минфина России от 15 марта 2011 г. № 03-04-06/6-41).

Страховые взносы

Часть 2 статьи 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ позволяет не начислять страховые взносы с сумм расходов (документально подтвержденных):
– на проезд;
– на оплату сборов за услуги аэропортов и комиссионных сборов (оплата за пользование VIP-залами сюда не относится, с нее взносы начисляются (письмо Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19));
– на проезд в аэропорт или на вокзал и провоз багажа;
– на наем жилья. При этом, если в документах цена дополнительных услуг выделена отдельной строкой, ее придется включить в расчет страховых взносов. Такую же позицию высказал Минфин России в письме от 14 октября 2009 г. № 03-04-06-01/263 (правда, по ЕСН, но выводы справедливы и в отношении страховых взносов);
– на оплату услуг связи;
– за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз;
– на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную инвалюту.

Страховые взносы также не начисляются с суточных. Причем они не нормируются.

Аналогичная норма прописана в пункте 2 статьи 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ в отношении взносов на травматизм.

Важно запомнить

При поездках за границу командировочное удостоверение обычно не выписывается. Ведь срок командировки (для выплаты суточных) подтвердят отметки в загранпаспорте работника, а прочие расходы – соответствующие первичные документы.

Будьте в курсе!



Бухгалтерских новостей слишком много, а времени на их поиск слишком мало. Рекомендуем подписаться на новостную рассылку журнала «Главбух», чтобы следить за всеми изменениями в работе бухгалтеров.





Для того, чтобы оставить свой комментарий необходимо зайти под своим паролем или зарегистрироваться




Новости по теме



  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).

Директор заваливает вас дополнительной работой?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно

Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка