Чтобы понять, в чем разница между штатной расстановкой и штатным расписанием, необходимо разобраться, что в них отражать и как правильно составить. Образцы документов мы привели в статье, вы их можете скачать, подставить свои данные и распечатать.
Ведите кадровый учет в бухгалтерской программе БухСофт. Прием, увольнение, шаблоны документов и бесплатные консультации
Что такое штатное расписание и штатная расстановка
Штатное расписание – это внутренний кадровый документ, который показывает организационную структуру предприятия, его штатный состав и численность. В штатном расписании перечисляют структурные подразделения организации. Например: отдел бухгалтерии, отдел маркетинга, рекламный отдел, транспортный отдел и т. п.
В разрезе каждого подразделения указывают должности сотрудников, включая вакантные: бухгалтер, продавец, водитель и т. д. В отношении каждой должности проставляют число штатных единиц и размеры должностных окладов.
В Трудовом кодексе не сказано, что штатное расписание должно быть в каждой организации. Однако нет и документов, которые отменяют его составление. При этом есть аргументы в пользу оформления данного документа. Штатное расписание:
- позволяет определиться с количеством сотрудников, необходимых организации, денежными суммами на их содержание и со структурой самой организации;
- может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции: работ, услуг, затрат.
Штатная расстановка (штатный список, штатное замещение) отражает, какие единицы в штатном расписании заняты, с указанием личных данных сотрудников (ФИО, табельных номеров, даты, когда были заключены или расторгнуты трудовые договора и т. п.) и условий оплаты труда. При необходимости в этот документ включают и другие данные, например сведения о стаже работы или иные характеристики сотрудников: инвалид, пенсионер, несовершеннолетний, совместитель и т. д.
Сравнительный анализ штатного расписания и штатной расстановки смотрите в таблице в конец статьи.
Как составить штатную расстановку и штатное расписание
Для штатного расписания существует унифицированная форма Т-3 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Она не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер.
Поэтому организация или ИП вправе разработать свою штатку самостоятельно. Главное, включить в документ все необходимые реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Штатное расписание компании должно быть актуальным. Это значит, что, если в компании происходит изменение перечня должностей, количества штатных единиц, окладов и надбавок, нужно оперативно внести в этот документ правки. Иначе возможны проблемы с налоговиками и фондами.
Штатное расписание может быть утверждено один раз и действовать на протяжении нескольких лет. Главное, указать дату, с которой штатное расписание вступает в силу. Утверждает штатку руководитель организации или предприниматель.
Унифицированной формы штатной расстановки в законодательстве нет, поэтому ее составляют в роизвольной форме. За основу обычно берут штатное расписание по унифицированной форме Т-3 и дополняют необходимыми графами и столбцами.
Штатное расписание имеет динамичный характер. Оно будут изменяться по мере закрытия и появления вакансий, прочих кадровых передвижений (увольнений, переводов и т. п.).
По мере закрытия и появления вакансий, прочих кадровых передвижений (увольнений, переводов и т. п.) в штатную расстановку вносят соответствующие изменения.
Если организация решит ввести оформление штатных расстановок в обязательном порядке, то срок их хранения составит 75 лет (п. 42 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). На практике многие работодатели в силу необязательности документа ведут штатные расстановки только в электронном виде, без распечатки, дополнительного утверждения и подписания. В таком случае срок их хранения не регламентирован.
Штатная расстановка и штатное расписание: отличия
Критерий для сравнения |
Штатное расписание |
Штатная расстановка |
---|---|---|
Обязательность |
Да |
Нет |
Форма |
Имеет унифицированную форму Т-3 |
Работодатели разрабатывают самостоятельно |
Необходимость утверждения |
Штатное расписание утверждает руководитель |
Штатную расстановку не обязательно утверждать руководителю. Обычно этот документ ведет кадровик и по мере необходимости вносит в него изменения |
Сведения о работника |
Информация обезличена. Содержит перечень должностей и численный состав организации |
Содержит сведения о сотрудниках, работающих на определенных рабочих местах |
Сведения об окладах |
В штатном расписании показывают минимальные и максимальные пределы оклада |
В штатной расстановке указывают точный оклад по конкретной должности |
При всем своем различии эти два документа имеют одно общую качественную характеристику – непосредственно касаются трудовой деятельности всех штатных сотрудников организации.
Срочные изменения по вашему ИНН
Уже треть работодателей интересуют навыки бухгалтера в Excel
Пройдите тест, который оценит, умеете ли вы работать с программой так, как это нужно работодателю.
Перейти к короткому тесту