по мнению финансистов, подтвердить обоснованность представительских расходов может, в частности, соответствующий отчет с приложением первичных документов, утвержденный руководителем организации
Вместе с тем, только лишь указанных документов может оказаться недостаточно. Ссылка главного финансового ведомства на план мероприятий «Совершенствование налогового администрирования» является не совсем корректной с точки зрения налогового права.
Положения таких документов, как план мероприятий, не относятся к нормам законодательства о налогах и сборах. В связи с чем применению для регулирования налоговых отношений, в том числе вопроса о документальном подтверждении представительских расходов, они не подлежат.
Кроме того, из смысла п. 1 ст. 252 НК РФ следует, что документы, которыми оформляется та или иная операция, должны не только подтверждать факт осуществления расхода, но и указывать на его характер, раскрывать его экономическое содержание, свидетельствующее об обоснованности расхода.
В связи с этим, можно сделать вывод, что представительские затраты включаются в состав расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, при наличии следующей совокупности документов: приказа (распоряжения) руководителя организации об осуществлении расходов; сметы представительских расходов; отчета о представительских расходах; первичных документов, подтверждающих осуществление расходов.
Кроме того, необходимо определить общие принципы и условия несения представительских затрат в учетной политике для целей налогообложения. В смете (калькуляции) представительских расходов необходимо указать: цель представительских мероприятий; дату и место проведения мероприятий; программу; состав приглашенной делегации; участников принимающей стороны; величину расходов.
Отражение этих сведений в смете позволит доказать обоснованность расходов наряду с отчетом, составленным после завершения мероприятий.
О правомерности этого подхода свидетельствует и судебная практика (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от27ноября 2013г. №А33-19185/2012, ФАС Московского округа от4августа 2010г. №КА-А40/6672-10).
Поэтому безопаснее все же руководствоваться позицией Минфина России, изложенной в письме от13ноября 2007г. №03-03-06/1/807, которая согласуется с нормами налогового законодательства.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Статья: Представительские расходы: объем документов сокращен
Позиция Минфина России
По мнению финансистов, подтвердить обоснованность представительских расходов может, в частности, соответствующий отчет с приложением первичных документов, утвержденный руководителем организации.* К такому выводу они пришли на основании следующего.
Статьей 252 Налогового кодекса РФ установлено, что при определении налоговой базы по налогу на прибыль учитываются любые обоснованные расходы (за исключением расходов, указанных в ст.270 Налогового кодекса РФ), подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Конкретного перечня и форм первичных документов, подтверждающих представительские расходы, нет. Поэтому для их подтверждения можно использовать любые первичные документы, свидетельствующие об обоснованности и о производственном характере понесенных затрат.
То есть, согласно письму Минфина России №03-03-РЗ/16288, для документального подтверждения представительских расходов достаточно отчета, утвержденного руководителем организации, и первичных документов к нему.
Это сообщение сделано во исполнение пункта 10 раздела IV плана мероприятий («дорожной карты») «Совершенствование налогового администрирования», утвержденного распоряжением Правительства РФ от10 февраля 2014г. №162-р, в части сокращения количества документов, подтверждающих представительские расходы.
ФНС России в письме от8 мая 2014г. №ГД-4-3/8852 подтвердила, что будет руководствоваться в этом вопросе позицией Минфина России.*
Возможные последствия
Вместе с тем представляется, что только лишь указанных документов может оказаться недостаточно. Приведенный порядок содержит риски предъявления налоговыми органами претензий к строительной компании.
По мнению автора, ссылка главного финансового ведомства на план мероприятий «Совершенствование налогового администрирования» является не совсем корректной с точки зрения налогового права.*
Согласно пункту 1 статьи 1 Налогового кодекса РФ, российское законодательство о налогах и сборах состоит из кодекса и принятых в соответствии с ним федеральных законов о налогах и сборах. Положения же таких документов, как план мероприятий, не относятся к нормам законодательства о налогах и сборах. В связи с чем применению для регулирования налоговых отношений, в том числе вопроса о документальном подтверждении представительских расходов, они не подлежат.
Кроме того, из смысла пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ следует, что документы, которыми оформляется та или иная операция, должны не только подтверждать факт осуществления расхода, но и указывать на его характер, раскрывать его экономическое содержание, свидетельствующее об обоснованности расхода.*
Рекомендации
В связи с этим автор считает?, что представительские затраты включаются в состав расходов, учитываемых при налогообложении прибыли, при наличии у строительной компании следующей совокупности документов:*
- приказа (распоряжения) руководителя организации об осуществлении расходов;
- сметы представительских расходов;
- отчета о представительских расходах;
- первичных документов, подтверждающих осуществление расходов.
Приказ руководителя об осуществлении представительских расходов может быть двух видов: общий (закрепляющий общие условия осуществления представительских расходов, принимаемый, как правило, на длительный срок) и разовый (принимаемый для проведения конкретных представительских мероприятий).
Некоторые специалисты рекомендуют определить общие принципы и условия несения представительских затрат в учетной политике для целей налогообложения. В смете (калькуляции) представительских расходов необходимо указать:
- цель представительских мероприятий;
- дату и место проведения мероприятий;
- программу;
- состав приглашенной делегации;
- участников принимающей стороны;
- величину расходов.
Отражение этих сведений в смете позволит доказать обоснованность расходов наряду с отчетом, составленным после завершения мероприятий. Сумма затрат, включенных в отчет, подтверждается первичными учетными документами (товарными и кассовыми чеками, накладными, актами об оказании услуг, счетами-заказами и т. д.). Такое оформление дает возможность учесть затраты на представительские нужды с соблюдением принципов их обоснованности и документального подтверждения.*
О правомерности этого подхода свидетельствует и судебная практика (постановленияФАС Восточно-Сибирского округа от27ноября 2013г. №А33-19185/2012, ФАС Московского округа от4августа 2010г. №КА-А40/6672-10).
Поэтому безопаснее все же руководствоваться позицией Минфина России, изложенной в письме от13ноября 2007г. №03-03-06/1/807, которая согласуется с нормами налогового законодательства.*
Порядок учета
Не следует забывать, что учет представительских расходов регламентирован (определен порядок отнесения видов затрат к представительским расходам). И кроме того, затраты на эти цели являются нормируемыми.
Представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, относятся к прочим расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль (подп. 22 п. 1 ст.264 Налогового кодекса РФ). Они принимаются в порядке, предусмотренном пунктом 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.
К представительским относятся также расходы на официальный прием или обслуживание участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа компании, независимо от места проведения указанных мероприятий.
В состав представительских расходов включаются, в частности, следующие затраты:
- на проведение официального завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия для указанных лиц;
- на транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно;
- на буфетное обслуживание во время переговоров;
- на оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.
Иные (не перечисленные здесь) расходы, например оплата проезда железнодорожным или авиатранспортом делегаций до места проведения переговоров, оплата проживания их участников в период ведения переговоров и другие аналогичные расходы компании, представительскими не являются. › |
› | Такой вывод подтверждается судебной практикой (постановление ФАС Московского округа от23 мая 2011г. №КА-А40/4584-11).
Но они могут быть учтены в составе прочих затрат, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ (см. постановления ФАС Московского округа №КА-А40/4584-11, ФАС Уральского округа от8 ноября 2005г. №Ф09-4994/05-С7).
А вот затраты на организацию развлечений для участников переговоров, их отдыха, профилактики или лечения заболеваний к представительским расходам отнести нельзя. Налогооблагаемую прибыль они не уменьшают.
Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих в размере, не превышающем 4 процентов от расходов компании на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.
Важно запомнить
Документом, подтверждающим обоснованность представительских расходов, может быть отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации. При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.
Журнал «Учет в строительстве» № 6 июнь 2014
23.06.2014 г.
С уважением,
Людмила Носова, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Варварой Абрамовой,
ведущим экспертом БСС «Система Главбух».