По результатам сверки необходимо произвести запись по дебету счета 60 и кредиту счета 91. После получения дубликатов первичных документов расходы можно учесть записью по дебету счета 91 и кредиту счета 73. Компенсацию сотруднику необходимо отразить по дебету счета 73 и кредиту счета 50(51).
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Подробный порядок отражения в учете операций по исправлению ошибок содержится в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как исправить ошибки в бухучете и бухгалтерской отчетности
Ошибка допущена малым предприятием
Организации, относящиеся к субъектам малого предпринимательства, вправе исправлять существенные ошибки прошлого года, выявленные после утверждения бухгалтерской отчетности, в том порядке, который предусмотрен для исправления несущественных ошибок.* То есть без ретроспективного пересчета показателей бухгалтерской отчетности (п. 9 ПБУ 22/2010).
Пример исправления в бухучете и отчетности существенной ошибки (излишне отраженный расход) малым предприятием. Ошибка допущена в прошлом году, отчетность за который подписана и утверждена
ЗАО «Альфа» является малым предприятием. В марте 2013 года после утверждения отчетности за 2012 год бухгалтер «Альфы» выявил ошибку, допущенную в I квартале 2012 года.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
В учете была отражена стоимость выполненных работ по акту, полученному от подрядчика в марте 2012 года, на сумму 50 000 руб. (без НДС). Фактически же в акте указана сумма 40 000 руб. (без НДС). Выполненные работы были оплачены подрядчику в полном объеме (40 000 руб.) в марте 2012 года. Таким образом, по состоянию на 31 декабря 2012 года в учете «Альфы» сформировалась кредиторская задолженность в размере излишне списанных расходов – 10 000 руб.
В учетной политике «Альфы» прописано, что существенные ошибки прошлых лет, выявленные после утверждения бухгалтерской отчетности, исправляются без ретроспективного пересчета.
Излишне списанные расходы бухгалтер отразил в учете следующим образом.
Март 2013 года:
Дебет 60 Кредит 91-1
– 10 000 руб. – отражена стоимость работ подрядчика, ошибочно отнесенная на расходы в I квартале 2010 года.
Поскольку отчетность за 2012 год уже утверждена, исправления в нее не вносятся.
Исправление ошибки отражается в бухучете текущего года, а в налоговом учете не отражается. Поскольку исправления в налоговом учете вносятся в периоде совершения ошибки. В связи с этим бухгалтер «Альфы» подал уточненную декларацию по налогу на прибыль за 2012 год.
ПБУ 18/02 «Альфа» не применяет, поэтому разницы, возникшие из-за расхождения данных бухгалтерского и налогового учета, на счетах бухучета не отражает.
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
2. Статья: Что предпринять, если пропала «первичка»
Шаг № 6. Связаться с контрагентами
По списку, составленному по банковским выпискам или другим источникам, надо подготовить официальные запросы в адрес контрагентов. В письме попросить их предоставить дубликаты бумаг – договоров, накладных, счетов-фактур и других документов, свидетельствующих о взаимных сделках. Бизнес-партнеры обычно идут навстречу пострадавшей организации. Наряду с этим со всеми контрагентами стоит провести сверку расчетов.*
Однако не исключено, что кто-то из поставщиков или покупателей сменил свой адрес. В таком случае компания, утратившая документы, вправе обратиться с запросом в единые госреестры – юридических лиц или индивидуальных предпринимателей. За плату можно получить все необходимые сведения о контрагенте.
ЖУРНАЛ «ГЛАВБУХ» №7, АПРЕЛЬ 2010
3. Статья: Налог на прибыль: исчисление, отчетность, подтверждение расходов
— На приход топлива в компанию мы оформили накладную по форме М-4, которую подписал начальник цеха. Этого документа недостаточно для признания расходов?
— Нет, это ничего не меняет, ведь сами расходы и стоимость топлива не подтверждены. Во избежание споров с инспекторами я рекомендую вам восстановить документы, обратившись к поставщику за дубликатами.*
ГАЗЕТА «УЧЕТ. НАЛОГИ. ПРАВО» №25, ИЮЛЬ 2012
4. Статья: Работник купил материалы за свой счет и ему нужно компенсировать расходы
Способ № 1 Сотрудник получает возмещение расходов на основании приказа руководителя
Никто не запрещает фирме возмещать работнику его расходы. Однако нужно понимать, что, расплачиваясь за покупку личными средствами, работник действует от своего имени, а не от лица фирмы (п. 1 ст. 183 ГК РФ). И вы можете возместить расходы сотруднику только в том случае, если их одобрит руководитель (п. 2 ст. 183 ГК РФ). Если же директор посчитает нецелесообразным компенсировать траты работника, то выплачивать деньги нет оснований.
Суть вопроса
Если сотрудник предварительно не получал денежного аванса, истраченные им деньги нельзя проводить как перерасход по авансовому отчету. Это будет нарушением Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Положением № 373-П.
Соответственно сначала сотруднику нужно написать заявление на возмещение затрат и приложить к нему все документы, подтверждающие оплату: кассовые и товарные чеки, платежки. В документах должны быть указаны наименование и стоимость приобретенных ценностей. И если «первичка» продавцом оформлена на фирму, тогда у сотрудника не возникает объекта налогообложения по НДФЛ.* А у вас не будет проблем со списанием затрат. И сразу после выплаты компенсации вы сможете отнести ее на материальные расходы при «упрощенке» (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 и подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). С этим согласны и специалисты (см. врезку ниже).
Теперь что касается НДФЛ. Чиновники из Минфина полагают, что покупка для нужд фирмы не является доходом работника и он не должен платить НДФЛ (письма Минфина России от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65 и от 25.07.2006 № 03-05-01-04/219). При этом в данных письмах не уточняется, что документы должны быть обязательно выписаны на организацию.
Обратите внимание
Если документы, подтверждающие покупку материалов сотрудником, выписаны на имя организации, с признанием затрат проблем не будет.
Мы полагаем, что, если оправдательные документы оформлены на сотрудника, у проверяющих будет возможность считать выплату компенсации объектом налогообложения по НДФЛ (п. 2 ст. 226 и подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). Кроме того, по таким документам у вашей фирмы могут возникнуть сложности с признанием затрат. Поэтому, если «первичка» выписана на имя сотрудника, безопаснее воспользоваться другим способом оформления операции — договором купли-продажи. Об этом — чуть ниже.
А пока вернемся к компенсации на основании приказа руководителя — его можно оформить в произвольной форме. Также не будет лишним и общий приказ по фирме, регламентирующий принципы возмещения затрат сотрудникам. В нем прописывают возможность работников покупать материалы за свой счет, получая последующую компенсацию расходов, устанавливают порядок возмещения таких затрат. Можно зафиксировать и максимальную сумму покупок, которую сотрудник вправе осуществить за счет собственных средств. С данным приказом всех работников знакомят под роспись. Он позволит избежать ситуаций, когда работники приобретают ненужные для компании ценности. Образец такого приказа мы привели на странице 66.
Важное обстоятельство
Сотруднику можно возместить расходы на приобретение материалов для фирмы, только если руководитель одобряет такую покупку. Подобное согласие должно быть подтверждено соответствующим приказом или распоряжением.
В бухучете компенсацию расходов отразите с использованием счета 73 субсчета «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Проводки будут следующие: *
ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
— оприходованы приобретенные сотрудником материальные ценности;
ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты с персоналом по прочим операциям» КРЕДИТ 50 (51)
— возмещены расходы работнику.
ЖУРНАЛ «УПРОЩЕНКА» №1, ЯНВАРЬ 2014