Вопрос: Сотруднику отменили командировку, на которую ранее были приобретены невозвратные проездные билеты. Причина отмена командировки - незапланированная встреча с потенциальными инвесторами. Данная встреча носила целенаправленный характер и была направлена на привлечение средств инвестора в развитие предприятия. На каких счетах учитывать в бухгалтерском и налоговом учете стоимость невозвратных проездных билетов? Как учитывать НДС со стоимости невозвратных проездных билетов?
Как отразить в бухучете возврат билетов на проезд, если от командировки пришлось отказаться
Ответ: Стоимость невозвратных билетов учитываете на счете 91-2 «Прочие расходы».
Налогообложение
При расчете налога на прибыль в налоговую базу включаются лишь обоснованные, то есть экономически оправданные расходы (п. 1 ст. 252 НК РФ). Если Вы учтете стоимость невозвратных билетов в расходах по налогу на прибыль, то не исключены споры с проверяющими. Минфин России считает, что в случае, когда командировка не состоялась, компания вправе учесть стоимость неиспользованных билетов в налоговых расходах (письмо от 14.04.06 № 03-03-04/1/338). Даже если командировка не состоялась, но изначально имела производственную направленность, то затраты на авиабилеты, которые нельзя сдать обратно авиаперевозчику, организация вправе учесть в составе расходов по налогу на прибыль, при условии, что они подтверждены документами и отмену командировки можно обосновать. Документальным подтверждением рассматриваемых затрат могут служить: приказ руководителя об отмене командировки (изменении); документы, предоставленные продавцом билетов.
Еще читайте: Как оформить командировку в 2020 году: пошаговая инструкция
Налоговики на местах с этим не согласны, о чем свидетельствует сложившаяся судебная практика. Но суды в подобных спорах встают на сторону компании.
Что касается НДС, то принять НДС к вычету можно только в том налоговом периоде, в котором проездные документы включены сотрудником в авансовый отчет по командировке. Так как в Вашем случае авансового отчета не будет, то входной НДС к вычету не принимаете. Учитываете его в составе прочих расходов.
Обоснование
Как учесть при налогообложении расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования. Организация применяет общую систему налогообложения
НДС
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Если расходы на проезд учитываются при расчете налога на прибыль, входной НДС по ним можно принять к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).
Для принятия НДС к вычету проездные документы с выделенной суммой налога нужно зарегистрировать в книге покупок (п. 18 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, письма Минфина России от 3 декабря 2013 г. № 03-07-11/52565, от 21 сентября 2012 г. № 03-07-11/393).
Принять НДС к вычету можно только в том налоговом периоде, в котором проездные документы включены сотрудником в авансовый отчет по командировке (письмо Минфина России от 20 мая 2008 г. № 03-07-11/197).
Можно ли учесть при налогообложении прибыли расходы на проезд до аэропорта (например, билеты на аэроэкспресс), если рейс отменили и сотрудники были вынуждены вернуться обратно
Да, можно.
Ведь при расчете налога на прибыль можно учесть расходы на проезд сотрудника к месту командировки и обратно (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом сотрудник может добираться транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за городом (п. 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).
Аэроэкспресс до аэропорта также относится к транспорту общего пользования (п. 1 ст. 789 ГК РФ). Поэтому расходы на проезд в этом случае можно учесть на общих основаниях Главное, чтобы были подтверждающие документы, в частности, сам билет и чек об оплате.
При этом, даже если рейс на самолет отменен, затраты на аэроэкспресс все равно могут считаться экономически обоснованными (ст. 252 НК РФ). Ведь отмена рейса и, соответственно, командировки произошла по независящим от организации причинам. А деньги за использованные билеты на аэроэкспресс, конечно, никто не вернет, поскольку услуга уже оказана. Тот факт, что командировка отменилась не по вине организации, нужно подтвердить. Для этого получите у перевозчика (авиакомпании) справку об отмене рейса.
Стоит отметить, что специалисты финансового ведомства не запрещают включать в состав расходов стоимость даже неиспользованного авиабилета или штрафа за его возврат (письма Минфина России от 25 сентября 2009 г. № 03-03-06/1/616, от 14 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/338). Из этого можно сделать вывод: тот факт, что поездка не состоялась, не является препятствием для учета расходов на проезд (в нашей ситуации – стоимости билетов на аэроэкспресс) при налогообложении прибыли*.
Из рекомендации «Как учесть при налогообложении расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования. Организация применяет общую систему налогообложения»
Как отразить в бухучете возврат билетов на проезд, если от командировки пришлось отказаться
Если организация отменила командировку и сотрудник по этой причине сдал билеты транспортной организации, в бухучете сделайте записи:
Дебет 50-1 Кредит 71
– внесены сотрудником в кассу организации деньги за сданный билет;
Дебет 91-2 Кредит 71
– списана на прочие расходы плата (сбор) транспортной организации за возврат билета*.
Такой порядок отражения возврата билетов основан на положениях Инструкции к плану счетов (счета 50-1, 71, 91-2).
Из рекомендации «Как отразить в бухучете выплаты командированному сотруднику»
Проверка на риски: как не ошибиться при уплате налогов и взносов, если командировка не состоялась
Ситуация третья
Компания приобрела для сотрудника невозвратные авиабилеты к месту проведения командировки и обратно. До начала командировки сотрудник заболел. Командировку пришлось отменить и перенести на другие даты.
Когда возникает риск
Если цену неиспользованных билетов компания учла при налогообложении прибыли.
Стоимость проезда работника к месту командировки и обратно для налогообложения прибыли компания относит к прочим расходам (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Эти расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (ст. 252 НК РФ).
Минфин России считает, что в случае, когда командировка не состоялась, компания вправе учесть стоимость неиспользованных билетов в налоговых расходах (письмо от 14.04.06 № 03-03-04/1/338). Налоговики на местах с этим не согласны, о чем свидетельствует сложившаяся судебная практика. Но суды в подобных спорах встают на сторону компании (например, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 24.03.06 № А28-10790/2005-233/15).