В данной ситуации сотрудница должна подтвердить свой доход в расчетном периоде справкой от предыдущего работодателя. Так как работница вам ее предоставила, то часть расчетного периода и заработок будет определен на основании данных справки, а оставшаяся часть - из данных вашей организации. порядок, указанный в тексте вопроса – верен. Иных верных вариантов расчета в сложившейся ситуации не имеется.
http://www.1gl.ru/#/document/11/13652/?step=162
Обоснование
Из рекомендации Галины Орловой, внештатного консультанта ФСС России
Как назначить и выплатить пособие по беременности и родам
Если сотрудницу наняли в текущем году и она уходит в декретный отпуск, пособие считают по общим правилам. Однако сведений о заработке за расчетный период (2 года предшествующих декрету) у вас нет. Ведь у вас она еще не числилась. И как поступить? Необходимо учесть заработок с предыдущих мест работы, если таковые были в расчетном периоде. Поэтому сотруднице придется подтвердить размер дохода справкой с предыдущих мест работы (ч. 5 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).*
Какими способами сотрудница может представить документы*
Представить документы на декретный отпуск и пособие по беременности и родам сотрудница может несколькими способами. Обычно больничный и заявление сотрудница представляет сама или через представителя. Однако документы она вправе также направить по почте или в электронном виде. Правда, в последнем случае должны быть соблюдены установленные требования.
В частности, документы которые передают на электронных носителях или через Интернет, обязательно заверяют электронной подписью. Таковы требования Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ и статей 21.1 и 21.2 Закона от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Представить документы в электронном виде можно:
- лично или через законного представителя непосредственно работодателю;
- посредством многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг;
- посредством Единого портала государственных и муниципальных услуг;
- иным способом, позволяющим передать документы в электронном виде.
Тот факт, что документы на пособие сотрудница представила в электронном виде, подтверждает ее согласие на обработку ее персональных данных. Получать отдельное разрешение или заключать с женщиной какое-то отдельное соглашение для этого не требуется.
Такие правила установлены пунктом 5.1 Порядка, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 23 декабря 2009 г. № 1012н.
Как назначить пособие*
На основании представленных сотрудницей документов руководитель или другое уполномоченное лицо работодателя издает приказ о предоставлении сотруднице декретного отпуска.
Оформить приказ можно, например, по форме № Т-6 или же использовать самостоятельно разработанную форму. В любом случае тот бланк, что будете использовать, утверждает руководитель.
С приказом сотрудницу ознакомьте под подпись (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).
Пособие за весь период декретного отпуска назначайте не позднее 10 дней с того момента, как сотрудница представит больничный листок. Если, конечно, она сделает это вовремя. Выплатить пособие нужно в ближайший после назначения зарплатный день (ч. 1 ст. 15 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).
Из рекомендации Галины Орловой, внештатного консультанта ФСС России
Какое время работы учесть при начислении пособия по беременности и родам
Расчетный период
Длительность расчетного периода составляет два календарных года, предшествующих году наступления декретного отпуска (в т. ч. в случаях, когда отпуск начинается в декабре, а заканчивается в следующем году). При расчете пособия по беременности и родам учитывается общее количество календарных дней в расчетном периоде. В 2015 году оно составляет 730 дней (365 дней в 2013 году и 365 дней в 2014 году).*
При этом из расчетного периода нужно исключить:*
- периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком;
- период освобождения сотрудницы от работы с полным или частичным сохранением заработной платы, если страховые взносы с заработной платы не начислялись.
Такой порядок установлен в частях 1 и 3.1 статьи 14 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, пункте 15.2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. № 375, и подтверждается письмом ФСС России от 11 января 2013 г. № 15-03-18/12-169.
Эти правила не распространяются на ситуацию, когда средний дневной заработок надо считать исходя из МРОТ.
Из рекомендации Галины Орловой, внештатного консультанта ФСС России
Как определить заработок при начислении пособия по беременности и родам
Какие выплаты учитывать*
В заработок включите все выплаты за расчетный период, на которые были начислены страховые взносы в ФСС России. Остальной заработок в расчет брать нельзя. Такие правила прописаны в части 2 статьи 14 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, пункте 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. № 375.
Какие выплаты учесть, если в расчетном периоде женщина трудилась в другой организации*
Если расчетный период выпадает на время, когда сотрудница работала в другой организации, то доходы за эти периоды она должна подтвердить документально. То есть представить справки о сумме заработка по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 30 апреля 2013 г. № 182н, с предыдущих мест работы (ч. 5 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).*
Справку о сумме начисленного заработка каждый работодатель должен выдавать в день увольнения. Если этого не произошло, сотруднице нужно обратиться к бывшему работодателю за справкой. Тот должен выдать справку в течение трех рабочих дней с момента обращения.*
Такой порядок установлен пунктами 2–4 Порядка выдачи справки о сумме заработной платы и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование, изложенного в приложении 2 к приказу Минтруда России от 30 апреля 2013 г. № 182н.*
Кроме заработка, в справке должны быть сведения о периодах временной нетрудоспособности, отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком, о периодах освобождения сотрудницы от работы с полным или частичным сохранением заработка. То есть обо всех тех периодах, с выплат по которым взносы в ФСС России не начисляют.*
Такой порядок установлен пунктом 3 части 2 статьи 4.1 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ и пунктом 1 Порядка выдачи справки о сумме заработной платы и вознаграждений, на которую были начислены страховые взносы на обязательное социальное страхование, изложенного в приложении 2 к приказу Минтруда России от 30 апреля 2013 г. № 182н.
Вместо подлинника справки сотрудница может представить ее копию, заверенную надлежащим образом (ч. 7.1 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ).
Если бухгалтер организации сомневается в подлинности справки и (или) достоверности содержащихся в ней сведений о предыдущем страхователе, то он может обратиться в ФСС России. Для этого в территориальное отделение фонда по месту учета бывшего работодателя, от которого поступили сведения, нужно подать запрос по форме и в порядке, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 24 января 2011 г. № 20н.
Если справку о сумме заработка сотрудница не представит, то рассчитывать пособие придется на основании имеющихся сведений и документов. Но только если вы не сможете получить их в ПФР. Если позже сотрудница справку все-таки принесет, то пособие нужно пересчитать за все прошлое время. Однако делать это нужно, если с момента выплаты пособия прошло не более трех лет. Это следует из части 2.1 статьи 15 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.
Пример, как определить заработок сотрудницы для начисления пособия по беременности и родам. Женщина в расчетном периоде работала в другой организации*
Секретарь Е.В. Иванова принята на работу в организацию с 1 октября 2013 года. В феврале 2015 года она уходит в декретный отпуск.
Расчетный период – с 1 января 2013 года по 31 декабря 2014 года включительно. Количество календарных дней в периоде – 730.
Календарных дней, исключаемых из расчетного периода, у сотрудницы не было.
Иванова представила справку с предыдущего места работы о своем заработке за период с 1 января по 30 сентября 2013 года. Ее доход у предыдущего работодателя, с которого были исчислены страховые взносы в 2013 году, составил 340 000 руб.
В организации сотруднице в расчетном периоде начислили следующие суммы:
- за 2013 год – 50 000 руб.;
- за 2014 год – 410 000 руб.
С полной суммы начисленного за два года заработка организация уплатила взносы в ФСС России.
Заработок Ивановой в расчетном периоде не превысил предельных значений, поэтому бухгалтер его учитывала в полной сумме:
800 000 руб. (340 000 руб. + 50 000 руб. + 410 000 руб.).