Бухучет.
Сумму компенсации расходов на такси сотруднику отразите на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
При начислении компенсации сделайте запись:
Дебет 26 (44, 08…) Кредит 73
– начислена компенсация расходов на такси, связанных с выездом на аварийную ситуацию.
Выплату компенсации отразите так:
Дебет 73 Кредит 50
– выплачена сотруднику компенсация расходов на такси.
Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов.
Налогообложение.
Компенсацию сотруднику затрат на такси можно учесть в расходах при расчете налога на прибыль. НДФЛ и страховыми взносами такая выплата не облагается.
Компенсацию стоимости проезда на такси учитывайте как прочие расходы (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Дело в том, что у данной выплаты такая же экономическая сущность, как у компенсации за разъездной характер работы. А эта компенсация относится к прочим расходам (письмо Минфина России от 18 августа 2008 г. № 03-03-05/87, доведено до налоговых органов письмом ФНС России от 10 сентября 2008 г. № ШС-6-3/643).
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
При этом компенсация должна быть экономически обоснованна, то есть в рассматриваемом случае важно документально подтвердить производственный характер поездки на такси. Это может быть приказ руководителя о привлечении сотрудника к работе в нерабочее время в связи с аварийной ситуацией и т.д. Если поездки на такси происходят регулярно, имеет смысл установить сотрудникам разъездной характер работы.
Конкретный перечень работ, профессий, должностей сотрудников, которым установлен разъездной характер работ, пропишите во внутренних документах организации (ст. 168.1 ТК РФ).
Если компенсация будет экономически необоснованна, то проверяющие могут снять расходы на нее. А выплату сочтут в интересах сотрудника, и потому придется доначислить НДФЛ и страховые взносы.
Обоснование
Из рекомендации
Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
Как учесть при расчете налогов и взносов выплаченную сотрудникам компенсацию расходов на такси. Поездки происходят там, где находится организация, и связаны с трудовыми обязанностями (банк, ИФНС и т. д.)
Компенсацию сотруднику затрат на такси можно учесть в расходах при расчете налога на прибыль. НДФЛ и страховыми взносами такая выплата не облагается.
Налог на прибыль
Компенсацию стоимости проезда на такси учитывайте как прочие расходы (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Дело в том, что у данной выплаты такая же экономическая сущность, как у компенсации за разъездной характер работы. А эта компенсация относится к прочим расходам (письмо Минфина России от 18 августа 2008 г. № 03-03-05/87, доведено до налоговых органов письмом ФНС России от 10 сентября 2008 г. № ШС-6-3/643).
НДФЛ
НДФЛ облагается оплата в интересах сотрудника товаров, работ, услуг. Но поездка на такси в налоговую инспекцию совершается в интересах организации. Соответственно, при компенсации расходов экономическая выгода у сотрудника отсутствует. Значит, НДФЛ начислять не нужно (письмо Минфина России от 14 мая 2010 г. № 03-04-06/1-97).
Страховые взносы
Компенсация проезда на такси связана с выполнением сотрудником его трудовых обязанностей. Значит, компенсация такого рода затрат не облагается страховыми взносами в силу подпункта «и» пункта 1 части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.
Начислять взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний также не нужно. Основание – подпункт 2пункта 1 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.
Документальное обоснование
Если компенсация будет экономически необоснованна, то проверяющие могут снять расходы на нее. А выплату сочтут в интересах сотрудника, и потому придется доначислить НДФЛ и страховые взносы. Поэтому для каждой поездки на такси важно документально подтвердить ее производственный характер.
К примеру, если речь идет о поездке в банк, нужны платежные поручения с отметкой банка об исполнении. Если на такси ездили в налоговую инспекцию (отделение ПФР или ФСС России), то документами станут копии принятой отчетности, заявлений и тому подобных бланков.
Главбух советует: если поездки на такси происходят регулярно, имеет смысл установить сотрудникам разъездной характер работы.
Конкретный перечень работ, профессий, должностей сотрудников, которым установлен разъездной характер работ, пропишите во внутренних документах организации (ст. 168.1 ТК РФ). В частности, действующее законодательство не запрещает устанавливать разъездной характер работы для управленческого персонала (например, для сотрудников бухгалтерии). Суммы, выплаченные в качестве компенсации фактических расходов на проезд, доходами сотрудников не являются. Поэтому НДФЛ и страховыми взносами не облагаются. Также эти суммы можно учесть при расчете налога на прибыль.