Да, совершенно верно.
Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. Каждый первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Если указанные документы не согласованы сторонами в договоре, то факт подписания такого документа означает его принятие покупателем (заказчиком) к учету без претензий. Авторы периодических изданий рекомендуют в таком случае еще больше обезопасить себя от претензий проверяющих. Для этого в учетную политику включается пункт следующего содержания:
«По учету оказанных услуг и выполненных работ применять те формы первичных документов, которые установлены в договорах на оказание услуг или выполнение работ с конкретными контрагентами.
Если в указанных договорах формы первичных документов не установлены, применять формы документов, которые согласованы руководителем организации и контрагентом путем подписания этих документов».
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» и в статье журнала «Семинар для бухгалтера», которую Вы можете найти в закладке «Правовая база» «Системы Главбух» vip - версия
1. Рекомендация: Какие расходы при расчете налога на прибыль признаются документально подтвержденными
Одним из условий для признания расходов при расчете налога на прибыль является их документальное подтверждение (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Перечень документов
Перечень документов, которые должны быть оформлены в подтверждение тех или иных расходов, а также порядок их составления Налоговым кодексом РФ не определены. Поэтому на практике любые имеющиеся у организации документы нужно оценивать с учетом того, могут ли они (в совокупности с другими доказательствами) подтвердить факт и размер понесенных расходов или нет. При этом в зависимости от фактических обстоятельств сделок и условий финансово-хозяйственной деятельности организации в каждом конкретном случае расходы могут подтверждаться разными документами.
В частности, в подтверждение расходов могут быть представлены:*
- первичные учетные документы: накладные, акты, путевые листы, товарные и кассовые чеки и т. д.;
- другие документы, прямо или косвенно подтверждающие понесенные затраты: приказы, договоры, таможенные декларации, командировочные удостоверения, документы, оформленные по обычаям делового оборота той страны, на территории которой произведены затраты (например, инвойсы, ваучеры), и т. д.
Такой порядок следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Правомерность такого толкования этой нормы подтверждается судебной практикой (см., например, определение Конституционного суда РФ от 4 июня 2007 г. № 320-О-П, определение ВАС РФ от 17 июня 2009 г. № ВАС-5445/09, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 февраля 2009 г. № А42-2570/2007).
Все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства. В частности, каждый первичный учетный документ должен содержать обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Отсутствие обязательных реквизитов не позволяет признать документ подтверждающим понесенные расходы.* В этом случае для их подтверждения потребуются другие документы. Например, для подтверждения расходов на приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет одних только кассовых чеков недостаточно. В кассовом чеке нет наименования должностей и подписей лиц, совершивших операцию и ответственных за ее правильное оформление. Кроме того, кассовый чек свидетельствует лишь о факте оплаты товаров (работ, услуг) (п. 2 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 23 июля 2007 г. № 470). Поэтому для подтверждения соответствующих расходов в целях налогообложения прибыли помимо кассового чека нужно иметь:
- авансовые отчеты;
- товарные чеки;
- квитанции к приходному кассовому ордеру.
Аналогичные разъяснения содержатся в письме ФНС России от 25 июня 2013 г. № ЕД-4-3/3/11515.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга
2. Статья: Какие правила для первички нужно прописать в учетной политике на 2013 год
Какие сложности возможны с двусторонними документами
То, что компания теперь самостоятельно решает, какие формы первичных документов использовать, конечно, хорошо. Но из-за этого могут возникнуть лишние претензии со стороны налоговиков. А также сложности в отношениях с контрагентами. Ведь у них могут быть свои требования к первичке.
Предположим, вы закрепили в учетной политике определенную форму первичного документа. К примеру, разработанный вашей компанией бланк акта приемки-передачи основных средств. И вот при продаже такого объекта ваша компания составила акт и передала покупателю. Контрагента же форма документа не устраивает. Потому что его учетная политика предполагает применение унифицированных бланков. В том числе акта приемки-передачи объекта основных средств №ОС-1.
Допустим, вы переделаете акт на стандартную форму. Таким образом, ситуация с контрагентом будет урегулирована. Зато нельзя исключить претензии со стороны налоговиков.
Ведь получается, что в учетной политике у вас будет записана одна, а по факту составлена другая форма документа. Возможно, что этот момент привлечет внимание проверяющих. Они даже могут заявить, что правильно оформленный первичный документ в данном случае вообще отсутствует. Раз акт приемки-передачи не соответствует учетной политике компании. И применят штраф по статье 120 НК РФ, размер которого составляет не менее 10 тыс. руб.
Если же подобные расхождения между учетной политикой и имеющейся в наличии первичкой возникнут у покупателя, контролеры могут на этом основании придраться к расходам и вычетам НДС.
О ЛЕКТОРЕ
Елизавета Вячеславовна Полякова имеет высшее экономическое образование. С 2002 года работает в АКГ «Интерком-Аудит» консультантом по налогообложению и бухгалтерскому учету. Является автором многочисленных статей по бухгалтерскому учету и налогообложению, активно проводит семинары по этим темам.
Из этого можно сделать следующие выводы. Первый. Определиться с формами первички желательно еще на стадии заключения договора. Чтобы потом не возникало споров по этому поводу. Лучше всего прямо в договоре прописать, какую форму должен оформить поставщик товаров или исполнитель услуг (работ). Если это унифицированный бланк, нужно дать его название и номер. Для ясности можно добавить также ссылку на утвердивший его документ.
А если стороны договорились использовать неунифицированную форму, можно привести ее образец в приложении к договору.
Второй. В учетной политике лучше закрепить гибкие правила по двусторонним документам. Суть их в том, что такие бумаги принимаются к учету по тем формам, которые согласованы с контрагентом. Написать можно, например, такую формулировку: «По учету выполненных работ и оказанных услуг применять формы актов выполненных работ (оказанных услуг), согласованные с контрагентами организации».
Согласовать с контрагентами формы бумаг можно, как мы видели, непосредственно в договоре. А как быть, если в соглашении не будет сказано о формах первички? Тогда согласованными будут считаться формы документов, подписанные обеими сторонами сделки. Эти детали тоже можно прописать в учетной политике:
«По учету оказанных услуг и выполненных работ применять те формы первичных документов, которые установлены в договорах на оказание услуг или выполнение работ с конкретными контрагентами.
Если в указанных договорах формы первичных документов не установлены, применять формы документов, которые согласованы руководителем организации и контрагентом путем подписания этих документов».*
Таким образом, используя положения учетной политики, вы сможете обосновать налоговым инспекторам правильность используемых первичных документов, а значит, подтвердить расходы компании.*
Журнал «Семинар для бухгалтера», № 2, февраль 2013
10.06.2014 г.
С уважением, Александр Ермаченко,
эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Натальей Колосовой,
руководителем направления VIP-поддержки БСС «Система Главбух».