Вам проще не отражать суммы разногласий в учете, а перевести долг по суммам, названным покупателями, на виновного сотрудника, освободив покупателей от обязательств перед ООО. При этом факт кражи будет скрыт, но задолженность сотрудника перед организацией возникнет на законных основаниях и может быть взыскана через суд на основании гражданско-правового, а не трудового законодательства.
Если покупатель назвал сумму меньше, чем числится у вас в учете, то на названную сумму оформите перевод долга, а оставшуюся сумму покупатель должен будет доплатить. Если покупатель назвал сумму больше, чем числится у вас в учете, то он ошибается, потому что числящаяся у вас задолженность отражает фактическую стоимость отгруженного ему товара, и перевод долга с покупателя на сотрудника нужно оформить на сумму, числящуюся у вас в учете.
Проводки будут такие:
- Дебет 76 Кредит 62.
- Дебет 50 (51) Кредит 76.
Если же вы не хотите, чтобы факт кражи был скрыт, то придется оформлять документы, подтверждающие кражу, а для этого нужно обращаться в правоохранительные органы.
Обоснование
Из рекомендации
Олега Хорошего, начальника отдела налогообложения прибыли организаций департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении перевод долга
Чтобы перевести обязательство, первоначальный должник и организация, на которую переводится долг, подписывают соответствующий договор. А кредитор должен поставить свою отметку на этом договоре о том, что не против перевода. Такого согласия требует пункт 1 статьи 391 Гражданского кодекса РФ.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Или же можно заключить трехстороннее соглашение. Подпись кредитора в нем и будет означать его согласие.
По умолчанию первоначальный и новый должники несут солидарную ответственность перед кредитором. То есть кредитор может требовать, чтобы должники исполнили обязательство совместно. Также он вправе заявить такое требование к каждому из них в отдельности.
В то же время в соглашении о переводе долга стороны могут предусмотреть и субсидиарную ответственность. Она предполагает, что если новый должник не исполнил требование, то первоначальный должник обязан его исполнить.
Можно и вовсе освободить первоначального должника от обязательства (п. 3 ст. 391 ГК РФ).
Для кредитора перевод долга означает лишь замену должника в обязательстве. Поэтому если ваша организация выступает в роли кредитора, то в бухгалтерском учете перевод долга отразите проводкой:
Дебет 62 (58, 76...) «Новый должник» Кредит 62 (58, 76...) «Первоначальный должник»
– отражена сумма долга, переведенная должником на другое лицо.
Сделать это нужно на дату вступления в силу соглашения о переводе долга.
Когда от нового должника поступит оплата (обязательство погашается), в учете сделайте проводку:
Дебет 50 (51, 60, 76...) Кредит 62 (58, 76...) «Новый должник»
– поступила оплата (произведен зачет) в погашение задолженности по договору от нового должника.
Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счета 58, 62, 76).