Да, изменение следует делать задним числом. В противном случае ПФР не примет РСВ-1 ПФР.
Если сотрудница поменяла фамилию, на нее нужно или ей нужно получить новое пенсионное свидетельство с номером СНИЛС. На этот номер идут все взносы, которые формируют будущую пенсию сотрудницы. Таким образом, чтобы данные о работнице в Пенсионном фонде были достоверны и впоследствии у нее не возникло проблем с назначением пенсии, свидетельство меняется (п. 26 Инструкции, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н). СНИЛС указывается в расчете РСВ-1 ПФР. Поэтому, если номер будет оформлен на старую фамилию, сотрудники фонда могут не принять этот расчет, обнаружив ошибку (некорректность сведений).
А вот кадровые документы в этом случае следует дополнить. Так, в ведомость можно внести дополнение о смене фамилии сотрудницы, указав в соответствующем документе новую фамилию рядом со старой. Ошибкой это считаться не будет. Так же попросите сотрудницы написать заявление, из которого будет видно, когда документы поступили в кадровую службу для обоснования исправлений в кадровых и зарплатных документах.
Законодательство по этому вопросу не содержит определенного алгоритма действий.
Обоснование
Из статьи Журнала «Главбух», № 4, февраль 2015
Елены Поповой, государственного советника налоговой службы РФ I ранга.
Зачем сообщать в бухгалтерию о смене адреса, паспорта и фамилии
Если у сотрудников меняются фамилии, паспорта, другие личные данные и рождаются дети, попросите сразу же об этом рассказывать бухгалтерии. Для этого есть веские причины. Расскажите о них работникам, так как это в их интересах.
Проще и быстрее получить вычет, кредит, визу и т. п. Справка по форме 2-НДФЛ нужна, чтобы получить имущественный вычет или кредит, оформить визу, устроиться на новую работу и обязательно — при оформлении пенсии, расчете алиментов и т.д.
Если при этом в справке Ф. И.О., адрес, паспортные данные будут неправильными или устаревшими, не совпадающими с паспортом, то скорее всего по месту требования ее попросят переделать. А на это уйдет время. Поэтому чем раньше сотрудник сообщит об изменениях в свою организацию, тем лучше для него.
НДФЛ уменьшится. Сведения о детях работник сообщать не обязан, но это выгодно для него же — тогда получится оформить стандартный вычет и ежемесячный доход «чистыми» будет выше.
Не будет путаницы перед пенсией. Ф. И.О. сотрудника компания отражает в расчете РСВ-1. Это отчетность по страховым пенсионным взносам. Если поставить старую фамилию, то отчет могут не принять. Значит, в ПФР не попадут сведения о страховых взносах, которые компания перечислила в фонд с зарплаты. Потом это может обернуться проблемами с назначением пенсии
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Памятка для сотрудников
О чем и когда сообщить на работу
Что изменилось | В какой срок сообщить | Почему вам самим это нужно |
Данные паспорта | 2 недели с момента изменений | Вы получите в бухгалтерии правильную справку 2-НДФЛ и ее не придется переделывать. Также с верными данными не будет проблем ни с пенсией, ни с пенсионными накоплениями |
Адрес постоянной регистрации | ||
Фамилия или имя | 1 неделя с момента изменений | |
Родился ребенок | Месяц со дня рождения | Зарплата будет больше, так как НДФЛ станет меньше |