Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

Минфин сообщил, кого накажут за ошибки в декларациях

Подписка
Срочно заберите все!
№24
20 октября 2015 567 просмотров

1) На предприятии товар принимает и отгружает кладовщица (а также в ее отсутствие мастера). Бывает такое, что до бухгалтерии не доходят ТН (не привез контрагент, мастер положил "куда-то и забыл куда" и т.д.). Необходима форма положения для уполномоченных на то лиц о приеме и отгрузке товара (форма должна быть под роспись).2) Когда кладовщица приносит документы в бухгалтерию - они на бумажном носителе подкрепляются в папки регистрации, в электронном виде попадают в программу.Случается так, что кладовщица говорит, что отдала документ, а его нет.Необходима форма документа, в которой бы фиксировался приход документа под роспись.

1 ) Для контроля за получением, обработкой и хранением документов можно использовать график документооборота.

В организациях с небольшим документооборотом все можно свести к составлению отдельных памяток для сотрудников. Сотруднику следует подробно расписать, какие документы он должен оформить, чтобы к нему не было претензий со стороны бухгалтерии.

График можно оформить в виде схемы или перечня работ с указанием операций и взаимосвязей исполнителей. Сотрудники организации должны быть ознакомлены с этим документом или выпиской из него. Для большей эффективности график документооборота стоит увязать с должностными инструкциями, предусмотрев в них прямую ссылку на график. Пример графика вы можете посмотреть в файле ответа.

2) Каждый раз, когда сотрудник приносит те или иные документы, пусть распишется в специальной ведомости с указанием даты. Тогда в случае спора у вас будут неоспоримые доказательства того, что документы представлены с нарушением сроков или не представлены вовсе. Данную ведомость вы можете составить в произвольной форме.

Обоснование

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

<…>

Внутренний контроль

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. А если ее отчетность подлежит обязательному аудиту, то она обязана вести внутренний контроль ведения бухучета и составления отчетности (за исключением случаев, когда руководитель принял обязанность ведения бухучета на себя).* Такие требования установлены статьей 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Кроме того, одной из задач главного бухгалтера является организация и контроль за созданием (получением), обработкой и хранением документов (п. 6.6 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105 (действует в части, не противоречащей законодательству)). В качестве инструментов для выполнения этой задачи можно использовать:*

Порядок формирования и обработки документов должен быть закреплен в графике документооборота (п. 5.1 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Разработку графика организует главный бухгалтер. Утверждается график приказом руководителя организации (п. 5.2 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).

В графике документооборота нужно описать:*

  • этапы создания (получения), проверки и передачи на хранение документа;
  • сроки прохождения каждого из этапов;
  • перечень сотрудников, выполняющих хозяйственные операции и оформляющих документы;
  • перечень сотрудников, проверяющих документы;
  • взаимосвязь ответственных лиц.

График можно оформить в виде схемы или перечня работ с указанием операций и взаимосвязей исполнителей. Примерная форма этого документа приведена в приложении к Положению, утвержденному Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105. Однако можно разработать и собственную структуру графика.* Такие правила установлены пунктом 5.4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

Пример графика документооборота в табличной форме*

Главный бухгалтер ООО «Альфа» разработал график документооборота в табличной форме (см., например, часть графика документооборота, посвященную банковским документам).

Пример графика документооборота в виде схемы

В ООО «Альфа» в целях внутреннего контроля принято решение оформлять для сотрудников, направляющихся в служебные поездки, командировочные удостоверения. Главный бухгалтер «Альфы» разработал график документооборота в виде схемы (см., например, схему обработки командировочного удостоверения).

В организациях с небольшим документооборотом все можно свести к составлению отдельных памяток для сотрудников. Сотруднику следует подробно расписать, какие документы он должен оформить, чтобы к нему не было претензий со стороны бухгалтерии.* Например, сотрудник отправляется забирать оплаченный товар от поставщика. В памятке должно быть написано, какие документы он должен привезти, а также срок, в течение которого их нужно представить в бухгалтерию. К памятке также можно приложить и образцы необходимых документов.

Пример памятки исполнителю о порядке оформления документов

Документооборот в ООО «Альфа» организован путем составления отдельных памяток сотрудникам (см., например, памятку командированного сотрудника).

Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера (п. 5.7 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Сотрудники организации должны быть ознакомлены с этим документом или выпиской из него. * Требования главного бухгалтера к оформлению документов обязательны для всех сотрудников организации. За невыполнение требований главного бухгалтера к сотрудникам можно применить дисциплинарное взыскание. Некоторые организации прописывают в качестве одного из условий премирования выполнение требований по оформлению документов.*

После обработки документа необходимо обеспечить его сохранность и последующую передачу в архив.

Одним из способов упорядочивания хранения документов является составление номенклатуры дел. В ней содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести и в течение какого времени они должны храниться. Номенклатуру дел в бухгалтерии сформируйте аналогично номенклатуре дел в кадровой службе.*

Из статьи журнала «Главбух» № 4, февраль 2015

Все документы, которые заставят менеджеров вовремя приносить первичку

В Роструде недавно подтвердили: директор вправе лишить премии или объявить выговор сотруднику, который нарушает сроки сдачи первички в бухгалтерию (письмо от 18 декабря 2014 г. № 3251-6-1).* Повторное такое взыскание в течение года — и у компании появляется право даже уволить сотрудника за забывчивость. Но для бухгалтерии это дело непростое — нужно оформить целый пакет документов. В статье мы привели абсолютно все образцы, которые помогут вам мотивировать сотрудников не бежать с первичкой в бухгалтерию, а хотя бы соблюдать сроки.

График или положение о документообороте

Сроки, в которые работник должен сдать первичку, и ответственность за просрочку нужно четко прописать в графике документооборота или специальном положении. Из него должно быть понятно, кто, в какие сроки и кому передает те или иные документы, кто их подписывает. Составить график главный бухгалтер должен сам, ведь ему виднее, когда и какой документ нужен. А руководителю компании достаточно утвердить этот график своим приказом.*

Примерная структура графика документооборота есть в довольно старом, но до сих пор не отмененном Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном еще Минфином СССР 29 июля 1983 г. под № 105. Некоторые компании при составлении графика берут за основу именно этот документ. Большинство же разрабатывают собственную структуру графика. График для бухгалтерии может выглядеть, например, как в нашем образце ниже.*

Знакомить с общим графиком документооборота всех сотрудников необязательно. Для каждого можно подготовить выписку, которая касается лично его. В ней нужно перечислить документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и наименования подразделений, в которые должны быть переданы документы.*

Должностные инструкции

Для большей эффективности график документооборота стоит увязать с должностными инструкциями, предусмотрев в них прямую ссылку на график.* Оформить ее можно так, как в нашем образце ниже.

Каждого работника нужно ознакомить с его должностной инструкцией еще при приеме на работу. Если же вы вносите поправки в нее сейчас, также не забудьте ознакомить с ними своих работников.* Пусть распишутся в том, что знают о новых изменениях.

Положение о премировании

Администрация вправе предусмотреть в положении о премировании или ином внутреннем документе такой вид наказания для сотрудников, опаздывающих с первичкой, как снижение или даже лишение премии. Другой вариант — установить работнику специальную премию, связав ее выплату с соблюдением сроков. Тогда за их нарушение сотрудник просто останется без этой выплаты. Фрагмент такого положения о премировании приведен ниже.

<…>

Из статьи журнала «Главбух» № 18, сентябрь 2014

<…>

Как поступить работодателю

Установить штрафы или понизить зарплату за нарушение сроков представления документов в бухгалтерию не позволяет Трудовой кодекс РФ. Таких дисциплинарных взысканий в нем просто нет (см. комментарий на странице справа). Зато администрация вправе предусмотреть в положении о премировании или ином внутреннем документе снижение или лишение премии.

Есть еще один вариант, законность которого подтверждают и судьи (апелляционное определение Московского городского суда от 22 июля 2013 г. по делу № 11–20753/13). В трудовом договоре или в должностной инструкции нужно закрепить обязанность сотрудника передавать документы в бухгалтерию согласно графику документооборота. А за выполнение этой обязанности в положении об оплате труда установить работнику специальную надбавку к окладу, которая выплачивается только при своевременной передаче бумаг. При этом из графика документооборота должно быть понятно, кто, в какие сроки и кому сдает те или иные документы, кто их подписывает . И каждый раз, когда сотрудник приносит те или иные документы, пусть распишется в специальной ведомости с указанием даты. Тогда в случае спора у вас будут неоспоримые доказательства того, что документы представлены с нарушением сроков или не представлены вовсе,* а значит, надбавка к окладу в данном месяце сотруднику не положена.

Знакомить с общим графиком документооборота всех сотрудников необязательно. Для каждого сотрудника можно подготовить выписку, которая касается лично его.

<…>

Из формы

График документооборота в табличной форме (фрагмент)

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА

Утверждено
приказом от 12.01.2015 № 52

 

Наиме-
нование
доку-
мента
Создание (получение) документа Проверка документа Обработка
документа
Передача в архив
Кол-
во
экз.
Ответ-
ствен-
ный
за вы-
писку
Ответ-
ствен-
ный за
оформ-
ление
Срок
испол-
нения
Ответ-
ствен-
ный за
проверку
Кто
пред-
став-
ляет
Порядок
представ-
ления
Срок
представ-
ления
Ответ-
ствен-
ный за
обработ-
ку
Срок
исполне-
ния
Ответ-
ствен-
ный
за
переда-
чу
Срок
переда-
чи
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
РАСЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
БАНКОВСКИЕ ДОКУМЕНТЫ
Договор
банков-
ского
счета
1 в
бухг.
фин.
дирек-
тор
юрис-
консульт
по мере
заклю-
чения
нач. юр.
отдела
юрис-
кон-
сульт
по мере
заключе-
ния
не позже
следую-
щего
дня после
поступле-
ния
Бухгалте-
рия
в день
поступле-
ния
служеб-
ный
отдел
после
закры-
тия
счета
в банке
Платеж-
ное пору-
чение
(ф. 040106
0)
1 в
бухг.
бухгал-
тер
бухгалтер ежеднев-
но
гл.
бухгалтер
бухгал-
тер,
банк,
1 экз.
с
банковской
выпиской
ежедневно бухгалтер ежедневно служеб-
ный
отдел
по
истече-
нии
2 лет
ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ ТРУДА И ЗАРПЛАТЫ
Табель учета рабочего времени (форма № Т-13) 1 в
отделе кадров
табельщик, руководитель структурного подразделения руководитель структурного подразделения, сотрудник отдела кадров в течение месяца бухгалтер по учету зарплаты сотрудник отдела кадров в электронной форме 1-го числа следующего месяца бухгалте-
рия
в день
поступле-
ния
служеб-
ный
отдел
До 10 апреля следующего года
Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60) 1 в
бухг.
бухгалтер по зарплате сотрудник отдела кадров после подписания приказа о предоставлении отпуска (форма № Т-6) бухгалтер по зарплате бухгалтер по зарплате на бумаге вместе с приказом о предоставлении отпуска (форма № Т-6) на следующий день бухгалте-
рия
в день
поступле-
ния
служеб-
ный
отдел
до 10 апреля следующего года
ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ МАТЕРИАЛОВ
Накладная на внутреннее перемещение материалов (форма № ТОРГ-13) два экземпляр. Первый – для передающего подразделения, второй – для принимающего подразделения структурное подразделение, передающее ТМЦ – сотрудник подразделения, передающего товар;
– сотрудник подразделения, принимающего товар
в день перемещения начальник подразделения, передающего ТМЦ подразделение, передающее ТМЦ на бумаге до 3-го числа месяца, следующего за отчетным бухгалте-
рия
в день
поступле-
ния
служеб-
ный
отдел
ежеквартально

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какие отчеты руководитель просит Вас сделать в Excel чаще всего?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка