В вашей ситуации с гражданином Белоруссии можете заключить как трудовой договор, так и гражданско-правовой договор.
При приеме на работу по трудовому договору нужно будет оформить приказ о приеме на работу, трудовую книжку и вести табель учета рабочего времени.
При приеме на работу по ГПД эти документы оформлять ненужно.
С доходов, полученных иностранцем-нерезидентом за пределами России, НДФЛ не удерживайте и не начисляйте страховые взносы вПФР, ФСС РФ и ФФОМС. Нужно только начислить взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как оформить прием на работу сотрудника-иностранца
Нанимать на работу иностранцев могут работодатели, заказчики работ и услуг. В этой роли могут выступать:
- российские организации всех организационно-правовых форм;*
- граждане России, в том числе и зарегистрированные как индивидуальные предприниматели;
- иностранные организации;
- иностранные граждане, только если они зарегистрированы как индивидуальные предприниматели.
Нанять иностранца можно, заключив с ним трудовой или гражданско-правовой договор*. Кроме того, может понадобиться соблюсти целый ряд формальностей.
Такой порядок установлен положениями пунктов 2 и 3 статьи 13 Закона от 25 июля 2002 г. № 115-ФЗ.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Ситуация: нужно ли заново оформлять трудовую книжку сотруднику-иностранцу из ближнего зарубежья или продолжать вести ту, которую он предъявил при приеме на работу*
Ответ на этот вопрос зависит от того, когда и где выдана трудовая книжка сотруднику-иностранцу. Если ее завели еще в СССР, то нужно продолжать ее заполнять. На территории России действуют трудовые книжки образца 1974 и 2004 годов. Серии трудовых книжек, которые выпускались в России (СССР) в этот период, приведены в таблице*.
Если трудовая книжка выдана в иностранном государстве и ведется на иностранном языке, сотруднику-иностранцу нужно оформить документ российского образца. При этом записи о трудовом стаже сотрудника на территории иностранного государства в него переносить не нужно*. Аналогичная точка зрения приведена в письме Роструда от 15 июня 2005 г. № 908-6-1.
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента
образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2. Рекомендация: Как заключить гражданско-правовой договор на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином
Когда заключают ГПД
Как правило, гражданско-правовые договоры заключаются на выполнение разовых работ, для которых нецелесообразно принимать сотрудника по трудовому договору*. Это, например, ремонт офиса, компьютеризация отдела, перевод иностранной документации и т. п. Такие договоры регулируются гражданским законодательством. Их нельзя использовать для оформления штатных сотрудников, которые будут выполнять определенную трудовую функцию и подчиняться правилам трудового распорядка (ст. 11, ч. 2 ст. 15 ТК РФ).
Виды договоров
К гражданско-правовым договорам на выполнение работ (оказание услуг), в частности, относятся:
- договор подряда (ст. 702 ГК РФ);
- договор возмездного оказания услуг* (ст. 779 ГК РФ);
- договор перевозки (ст. 784 ГК РФ);
- договор транспортной экспедиции (ст. 801 ГК РФ);
- договор хранения (ст. 886 ГК РФ);
- договор поручения (ст. 971 ГК РФ);
- договор комиссии (ст. 990 ГК РФ);
- агентский договор (ст. 1005 ГК РФ).
Имейте в виду, что можно заключить договор как предусмотренный, так и не предусмотренный гражданским законодательством (п. 2 ст. 421 ГК РФ). Поэтому в указанную группу гражданско-правовых договоров могут быть отнесены и другие соглашения с гражданами, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг).
Отличия ГПД от трудового договора
С выплат по гражданско-правовым договорам организация платит меньше налогов (взносов), чем с вознаграждений по трудовым договорам. При проверке налоговые инспекции и отделения ФСС России анализируют условия гражданско-правовых соглашений и проверяют, не содержат ли они признаки трудовых.*
При заключении гражданско-правового договора учитывайте, что он отличается от трудового договора следующими особенностями.*
1. Трудовые отношения предполагают выполнение сотрудником работ по определенной специальности, квалификации или должности (ст. 15 ТК РФ). Работы выполняются на протяжении всего срока действия трудового договора. В отличие от трудового договора для гражданско-правового соглашения важен не процесс работы, а ее результат, который исполнитель обязан сдать организации. Как правило, если работы (услуги) выполнены и приняты, то обязательства человека перед организацией по ним прекращаются* (п. 1 ст. 408 ГК РФ). Наличие такого критерия, отличающего трудовой договор от гражданско-правового, подтверждает и арбитражная практика (см., например, п. 2.2 определения Конституционного суда РФ от 19 мая 2009 г. № 597-О-О, постановления ФАС Северо-Западного округа от 24 ноября 2008 г. № А42-7515/2007, Восточно-Сибирского округа от 27 августа 2008 г. № А19-17965/07-20-Ф02-4147/08, от 24 апреля 2008 г. № А33-8071/07-Ф02-1640/08, от 15 ноября 2007 г. № А33-11278/06-Ф02-8537/07, Уральского округа от 18 августа 2008 г. № Ф09-5783/08-С2, Волго-Вятского округа от 3 марта 2008 г. № А31-1340/2007-15, Московского округа от 26 ноября 2007 г. № КА-А40/11940-07, от 28 сентября 2006 г. № КА-А40/7292-06, Западно-Сибирского округа от 7 мая 2007 г. № Ф04-2632/2007(33808-А70-25).
Главбух советует:* в гражданско-правовом договоре на выполнение работ (оказание услуг) пропишите объем выполняемых работ. Например, не пишите, что человека берут водителем, укажите лишь его задачу: доставка груза по установленному маршруту.
В гражданско-правовом договоре не указывайте, что гражданин приглашен на определенную должность. Любые ссылки на штатное расписание, тарифно-квалификационные характеристики работы, на конкретную профессию и специальность сотрудника могут быть основанием для признания такого договора трудовым (см., например, п. 2.2 определения Конституционного суда РФ от 19 мая 2009 г. № 597-О-О, постановление ФАС Северо-Западного округа от 27 августа 2002 г. № А05-4374/02-275/18).
2. Гражданско-правовой договор не может предусматривать обязанности человека подчиняться Правилам трудового распорядка или каким-либо другим локальным нормативным актам организации: приказам, распоряжениям руководителя* (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 5 апреля 2005 г. № 21-08/22742, постановления ФАС Московского округа от 19 июня 2009 г. № КА-А40/5330-09, Северо-Западного округа от 17 июня 2009 г. № А26-6637/2008, от 24 ноября 2008 г. № А42-7515/2007, от 1 ноября 2008 г. № А13-4592/2007, Поволжского округа от 7 мая 2009 г. № А55-14163/2008, Восточно-Сибирского округа от 3 сентября 2008 г. № А33-3511/08-Ф02-4255/08, от 27 августа 2008 г. № А19-17965/07-20-Ф02-4147/08, от 15 ноября 2007 г. № А33-11278/06-Ф02-8537/07, Уральского округа от 18 августа 2008 г. № Ф09-5783/08-С2, Волго-Вятского округа от 31 июля 2008 г. № А43-30938/2007-6-1019, от 3 марта 2008 г. № А31-1340/2007-15).
3. Гражданско-правовой договор не может предусматривать выплату вознаграждения за сам труд исполнителя. Оплачивается лишь определенный результат. Труд исполнителя, который не привел к достижению установленного гражданско-правовым договором на выполнение работ или оказание услуг результата, организация может не оплачивать* (см., например, постановления ФАС Волго-Вятского округа от 8 июля 2009 г. № А11-1893/2008-К2-21/93, Восточно-Сибирского округа от 3 сентября 2008 г. № А33-3511/08-Ф02-4255/08, от 24 апреля 2008 г. № А33-8071/07-Ф02-1640/08, от 11 июля 2006 г. № А33-19664/05-Ф02-2961/06-С1, Уральского округа от 18 августа 2008 г. № Ф09-5783/08-С2, Северо-Западного округа от 10 октября 2005 г. № А13-4118/2005-11).
Главбух советует*: в гражданско-правовой договор не включайте условие о повременной оплате работ. Предусмотрите в нем сдельную оплату, то есть оплату за выполненную работу. Иначе гражданско-правовой договор может быть переквалифицирован в трудовой (см., например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 1 апреля 2003 г. № А33-2391/02-С3а-Ф02-792/03-С1).
Так, например, в гражданско-правовом договоре не пишите, что деньги выплачиваются за 8 часов работы гражданина. Вместо этого укажите, какие конкретно работы (услуги) он должен выполнить, чтобы получить ту или иную сумму.
4. На граждан, работающих по гражданско-правовым договорам, не распространяются социальные гарантии, предусмотренные Трудовым кодексом РФ (право на оплачиваемый отпуск, выплату больничных и т. п.*) (см., например, п. 2.2 определения Конституционного суда РФ от 19 мая 2009 г. № 597-О-О, постановления ФАС Поволжского округа от 29 января 2009 г. № А49-18/08, от 18 марта 2008 г. № А55-11216/07, Уральского округа от 6 октября 2008 г. № Ф09-7106/08-С2, от 18 августа 2008 г. № Ф09-5783/08-С2, Восточно-Сибирского округа от 3 сентября 2008 г. № А33-3511/08-Ф02-4255/08, от 15 ноября 2007 г. № А33-11278/06-Ф02-8537/07, Московского округа от 28 августа 2008 г. № КА-А40/7019-08, Волго-Вятского округа от 3 марта 2008 г. № А31-1340/2007-15).
5. Факт выполнения работ (оказания услуг) по гражданско-правовым договорам должен быть подтвержден документально. Например, актом или другим документом, удостоверяющим приемку* (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 17 июня 2009 г. № А26-6637/2008).
Главбух советует:* если исполнитель получает вознаграждение регулярно, вместо одного долгосрочного гражданско-правового договора заключайте ежемесячно отдельные договоры или предусмотрите авансовую систему расчетов. В гражданско-правовом договоре не предусматривайте регулярных ежемесячных выплат. Иначе его могут признать трудовым (письмо Минфина России от 11 февраля 2005 г. № 03-05-02-04/25).
6. Определяя содержание гражданско-правового договора, руководствуйтесь главами 37 и 39 Гражданского кодекса РФ, а не статьей 57 Трудового кодекса РФ. Поэтому в текст договора не включайте термины трудового права. Вместо слов «работодатель» и «работник» используйте слова «заказчик» и «исполнитель» или «подрядчик». Слово «зарплата» следует заменить понятием «вознаграждение». Не используйте такие термины, как «рабочее время», «время отдыха», «отпуск» и т. п.*
Сравнение трудового и гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг), заключенного с гражданином, см. в таблице*.
Пример заключения с гражданином гражданско-правового договора на оказание услуг*
А. С. Глебова, главный бухгалтер организации, ушла в декретный отпуск с 1 июля по 18 ноября 2011 года. На время декретного отпуска обязанности главного бухгалтера исполняет кассир А. В. Дежнева.
При возникновении необходимости участия Глебовой в организации учета ее привлекают по договору гражданско-правового характера на оказание консультационных услуг.
Так, 4 августа 2011 года директор А. В. Львов предложил Глебовой заключить гражданско-правовой договор на оказание консультационных услуг по вопросам оформления и налогообложения внешнеторговых экспортных операций в Республику Беларусь.
Договором предусмотрена, в частности, обязанность Глебовой по составлению инструкций о порядке документооборота, отражения экспортных операций в бухучете и при налогообложении, а также возмещения НДС по поставкам в Республику Беларусь.
Стоимость услуг по договору составляет 5000 руб.
15 августа 2011 года Глебова выполнила все возложенные на нее обязанности. В этот же день с ней подписали акт об оказании услуг.
Ситуация: нужно ли оформить приказ о приеме на работу гражданина по договору гражданско-правового характера (подряда)*
Нет, не нужно.*
Трудовое законодательство не распространяется на граждан, с которыми заключен гражданско-правовой договор (ст. 11 ТК РФ). Поэтому организации не нужно:*
- оформлять приказ о приеме на работу таких граждан;
- вносить записи в их трудовые книжки;
- вести табель учета рабочего времени по ним.
Указанные действия необходимы только в том случае, когда с сотрудником заключен трудовой договор* (ст. 66 ТК РФ, разделы 1 и 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента
образования и кадровых ресурсов Минздрава России
3. Рекомендация: Как удержать НДФЛ с зарплаты сотрудника-иностранца
Порядок удержания НДФЛ с зарплаты сотрудника-иностранца зависит от двух факторов:
- где он работает (в России или за рубежом);
- какой статус имеет (резидент или нерезидент).*
Кроме того, нужно учитывать, заключены ли между Россией и государствами, граждане которых являются сотрудниками организации, соглашения об устранении двойного налогообложения. Если в этих соглашениях есть особые условия, касающиеся уплаты НДФЛ, то иностранцы – граждане этих государств – могут получить освобождение от уплаты налога в России. Решение об этом принимает налоговая инспекция в порядке, предусмотренном пунктом 2 статьи 232 Налогового кодекса РФ. С иностранцев, которые представили организации решение об освобождении от уплаты НДФЛ, выданное российской налоговой инспекцией, налог не удерживайте.
В зависимости от места работы иностранца выплаченные ему вознаграждения относятся либо к доходам, полученным от источников в России (подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ), либо к доходам, полученным за ее пределами (подп. 6 п. 3 ст. 208 НК РФ). При этом последние признаются объектом обложения НДФЛ, только если сотрудник является резидентом. Такой порядок установлен в статье 209 Налогового кодекса РФ.
Доходы от зарубежных источников
Если сотрудник-иностранец работает за рубежом, в том числе на дому по местожительству или в зарубежном представительстве (филиале) российской организации, то его вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей относится к доходам, полученным от источников за пределами России*. Такой вывод следует из подпункта 6 пункта 3 статьи 208 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмами Минфина России от 31 марта 2014 г. № 03-04-06/14026, от 21 октября 2013 г. № 03-04-06/43787.
Соответственно, в этом случае порядок уплаты налога с доходов граждан устанавливается законодательством той страны, на территории которой он работает. Налог поступает в бюджет этой же страны*.
Доходы, полученные иностранцами-нерезидентами за пределами России, НДФЛ не облагаются (п. 2 ст. 209 НК РФ). Поэтому НДФЛ по российскому законодательству с иностранцев-нерезидентов, работающих за рубежом, не удерживайте.*
Если же иностранец имеет статус резидента России, то НДФЛ с доходов, полученных им за рубежом, он платит самостоятельно (подп. 3 п. 1 ст. 228 НК РФ). Для этого не позднее 30 апреля следующего года иностранец-резидент обязан подать в российскую налоговую инспекцию декларацию по форме 3-НДФЛ (п. 1 ст. 229 НК РФ). При этом если между Россией и государством, на территории которого работает сотрудник, заключено соглашение об устранении двойного налогообложения, то налог, уплаченный за рубежом, может быть зачтен в счет уплаты НДФЛ по российскому законодательству (ст. 232 НК РФ).
Пример уплаты НДФЛ с доходов иностранцев, работающих за рубежом в представительстве российской организации*
Во втором полугодии 2013 года ЗАО «Альфа» открыло свое представительство на территории Украины.
Со 2 августа 2013 года в представительстве работают два сотрудника-иностранца – граждане Украины А.С. Кондратьев и С.В. Новиков.
Между Россией и Украиной подписано Соглашение от 8 февраля 1995 г. об устранении двойного обложения в отношении НДФЛ и других налогов. Международные договоры имеют приоритет по отношению к российскому налоговому законодательству. Поэтому при расчете НДФЛ с зарплаты украинских сотрудников были учтены правила, прописанные в Соглашении.
Кондратьев проживает на Украине и в Россию в 2013 году не приезжал. По российскому законодательству он является нерезидентом, по украинскому законодательству – резидентом Украины. Поэтому с его доходов, получаемых от представительства «Альфы» за пределами России, НДФЛ не удерживали. Согласно украинскому законодательству налог с доходов граждане должны рассчитывать и платить в бюджет Украины самостоятельно.
Новиков также проживает на Украине. Однако с 1 января по 31 июля 2013 года (213 дней) он находился в России. По российскому законодательству он является резидентом России, по украинскому законодательству – нерезидентом Украины. В связи с этим его доходы, получаемые от представительства «Альфы» за пределами России, облагаются НДФЛ. Если налог с полученного дохода от работы в представительстве будет уплачен в бюджет Украины, эта сумма будет засчитана в счет уплаты НДФЛ в российский бюджет (не более суммы НДФЛ, которую Новиков должен заплатить с этого дохода в России). Такой расчет НДФЛ Новиков должен отразить в налоговой декларации по форме 3-НДФЛ по итогам года.
Также доходы Новикова облагаются налогом и на Украине. По украинскому законодательству с доходов, полученных от работы в представительстве, Новиков уплатил налог в бюджет Украины в сумме 15 000 руб.
В апреле 2014 года Новиков представил в российскую налоговую инспекцию по месту своего учета декларацию по форме 3-НДФЛ обо всех полученных им доходах (как в России, так и за ее пределами). В ней он также отразил:
- сумму налога, заплаченную с доходов от представительства в бюджет Украины, – 15 000 руб.;
- сумму НДФЛ, рассчитанную с этих доходов в России, – 12 000 руб.
Сумма налога, заплаченная на Украине, подлежит зачету в счет НДФЛ, рассчитанного в России (ст. 22 Соглашения от 8 февраля 1995 г.).
Поскольку сумма налога, заплаченная на Украине, больше НДФЛ, рассчитанного в России, то с доходов, полученных от представительства, к зачету принимается сумма налога в размере 12 000 руб. И Новиков ничего платить в российский бюджет не должен.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
4.Ситуация: Н ужно ли начислять взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на зарплату иностранца, работающего в представительстве российской организации за рубежом
Да, нужно.*
Застрахованными лицами являются все сотрудники организации (абз. 2 п. 1 ст. 5 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Поэтому не важно, где они фактически трудятся – в самой организации или в ее представительстве (филиале) за рубежом.*
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
5. Статья: Иностранец выполняет работу по ГПД, находясь за границей
Иностранный гражданин работает удаленно (из-за границы) по гражданско-правовому договору с российской организацией. Нужно ли российскому работодателю получать разрешительные документы для привлечения иностранного специалиста к работе, удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы с выплат в его пользу? Давайте разберемся.
Российская организация решила привлечь к работе иностранного консультанта по договору возмездного оказания услуг. Приезжать в РФ он не планирует — консультировать будет удаленно (по ICQ, Skype или электронной почте). Зарплату российская организация будет переводить на счет физического лица за рубежом. Выясним, нужно ли российской компании уплачивать налоги и взносы с выплат по гражданско-правовому договору.
Порядок оплаты услуг исполнителя гражданско-правового договора
Частью 1 статьи 779 ГК РФ предусмотрено, что по договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги.
При этом оплата должна быть произведена в сроки и в порядке, которые указаны в договоре (ч. 1 ст. 781 ГК РФ).
Основанием для оплаты услуг являются подписанные сторонами акты сдачи-приемки услуг (выполнения работ).
Распространяются ли на иностранца, оказывающего услуги за рубежом, разрешительные процедуры*
Разрешение на привлечение иностранной рабочей силы. По общему правилу российские работодатели должны получать разрешение на привлечение иностранной рабочей силы только в отношении иностранных граждан, временно пребывающих в России на основании визы и не являющихся высококвалифицированными специалистами (п. 2 и 3 ст. 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ).
В рассматриваемой ситуации российской организации получать такое разрешение не понадобится, так как иностранный специалист будет осуществлять свою трудовую деятельность за пределами РФ.*
Разрешение на работу. Иностранному гражданину нужно получать разрешение на работу, только если он собирается работать на территории РФ (п. 4 ст. 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ).
Поскольку наш иностранец будет оказывать услуги, находясь за рубежом, оформлять ему разрешение на работу в Российской Федерации не требуется.*
Должен ли российский работодатель отчитаться по доходам, выплаченным иностранцу*
Подавать сведения в налоговую инспекцию по форме 2-НДФЛ обязаны все налоговые агенты (п. 2 ст. 230 НК РФ), за исключением случаев, когда физические лица должны сами исчислить и уплатить в бюджет сумму НДФЛ с полученного дохода.
В нашем случае российская организация, выплатившая доход иностранному специалисту, в отношении произведенной выплаты налоговым агентом не является и сведения по форме 2-НДФЛ в налоговую инспекцию по месту своего учета не представляет.*
Иностранный гражданин должен будет самостоятельно уплатить налог в бюджет государства, где осуществляет свою деятельность, и подать по месту осуществления деятельности декларацию.*
Страховые взносы
Взносы в ПФР, ФСС РФ и ФФОМС. По общему правилу обязанность начислять страховые взносы во внебюджетные фонды с выплат иностранным сотрудникам зависит от их миграционного статуса в РФ — постоянно или временно проживающие, временно пребывающие. Это предусмотрено частью 4 статьи 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ.
Но поскольку наш иностранец не имеет правового статуса в РФ (работает за границей), вознаграждение, выплаченное ему по договору возмездного оказания услуг, страховыми взносами не облагается.*
Взносы на случай травматизма. С выплат иностранцам, работающим в РФ по гражданско-правовым договорам, взносы на травматизм начисляются, только если такая обязанность организации предусмотрена договором (абз. 4 п. 1 ст. 5 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ). Так как наш иностранец работает не в России, а за границей, нет смысла указывать такое условие в договоре.
Можно ли суммы вознаграждения учесть при налогообложении прибыли
Прямого запрета в НК РФ нет. Поэтому расходы по договору возмездного оказания услуг, заключенному с иностранцем, можно учесть в расходах на основании пункта 21 статьи 255 НК РФ.*
О.В. Негребецкая, старший научный редактор журнала «Зарплата»
Журнал «Зарплата», № 5, май 2013
02.06.2014 г.
С уважением,
Светлана Баркова, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Светланой Чуприковой ,
начальником Горячей линии БСС «Система Главбух».