Журнал, справочная система и сервисы
№2
Январь

В свежем «Главбухе»

С некоторых выплат при увольнении безопаснее платить НДФЛ и взносы

Подписка
6 номеров в подарок!
№2
2 декабря 2015 271 просмотр

Помогите выяснить спорный вопрос. Контрагент хочет работать с электронными документами. Мы согласны. Но подписывать соглашение на ЭДО на бумаге они не хотят, утверждая, что направив нам по ТКС намерение работать с электронными документами, которое мы подписали эл.квал.подписью, будет достаточно. Они считают, что подписывать моглашение на ЭДО на бумаге не надо.

Порядок подготовки, согласования и подписания соглашения об электронном обмене документами между компаниями законодательно не утвержден. Кодекс не уточняет, должно оно быть письменным или допускается устная договоренность. Самый надежный вариант — письменное соглашение

С письменным соглашением у компании останется наглядное подтверждение того, что контрагент добровольно перешел на электронный обмен документами.

В соглашении целесообразно отметить, обмениваются ли компании электронными документами напрямую (при помощи специализированных программ или обычных почтовых клиентов) или привлекая оператора электронного документооборота. Обмен электронными счетами-фактурами возможен исключительно через оператора ЭДО (Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н). В то время как законодательство не обязывает компании привлекать оператора ЭДО для обмена иными документами.

Обоснование

Из рекомендации

Елены Смирновой, директора департамента бухгалтерского учета ОАО «Аэрофлот»

Елены Чистяковой, бизнес-тренера, преподавателя МВА ExecutiveCoach, члена Международной ассоциации кросс-культурного менеджмента

Как упростить документооборот в бухгалтерии

<…>

Шаг 5. Внедрите электронный документооборот

Переход на электронный документооборот особенно актуален для организаций, деятельность которых предполагает активный и масштабный обмен документами с контрагентами. Ведь отказ от бумажных документов сокращает время, необходимое для отражения первичной информации в учете.

Кроме того, электронные документы не требуется распечатывать и хранить в бумажном виде. С этим согласны и представители ФНС России (письма ФНС России от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984от 17 января 2014 г. № ПА-4-6/489).

Все отправляемые и получаемые через Интернет документы надо хранить в электронном формате в хронологическом порядке. Такой архив организуйте так, чтобы при необходимости, например, по запросу налоговой инспекции, вы могли оперативно найти запрашиваемые документы и переслать их в инспекцию в электронном виде.

Если ваша организация внедрит электронный документооборот, то вам понадобится разработать правила создания, получения и хранения такой первички и прописать их в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).*

Главбух советует: договоритесь с контрагентами о том, что обмен документами будет осуществляться в электронной форме.

Это возможно, если у каждой стороны сделки есть необходимые технические возможности для приема и обработки этих документов. *

О том, что с контрагентами вы обмениваетесь документами, в том числе и в электронном виде, стоит сказать в учетной политике.

<…>

Из статьи журнала «Российский налоговый курьер» № 12, июнь 2014

Что важно отразить в соглашении об электронном обмене документами, чтобы избежать налоговых потерь

Сейчас все больше компаний переходят на электронный документооборот не только с инспекцией, но и с контрагентами (подробнее читайте ниже). Однако в отличие от обмена сведениями с налоговиками порядок подготовки, согласования и подписания соглашения об электронном обмене документами между компаниями законодательно не утвержден.*

<…>

Мы разработали образец соглашения об электронном обмене документами (далее — соглашение), в котором определили формат электронного документооборота между компаниями (см. образец ниже). Рассмотрим, какие пункты такого соглашения помогут компании избежать претензий проверяющих.

1. Закрепление формы соглашения в учетной политике обоснует право компании обмениваться бумагами в электронном виде

Электронный документооборот связан с внутренним документооборотом компании, ведением учета и составлением отчетности. В свою очередь, совокупность способов ведения бухучета необходимо утвердить в учетной политике (ст. 8 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ, далее — Закон № 402-ФЗ).

Следовательно, если компания решила ввести систему электронного документооборота и электронной отчетности, такую систему нужно отразить в учетной политике. При этом важно закрепить:*

— объем электронного документооборота;
— форматы электронных документов;
— порядок хранения электронной отчетности;
— случаи, когда вместо электронных документов компания оформляет документы на бумаге.

2. Указание на способ электронного обмена внесет ясность при взаимодействии с контрагентами

Порядок и способ электронного документооборота компании определяют самостоятельно. При этом важно учитывать два основных нюанса.

Во-первых, в соглашении необходимо указать, дублируются ли электронные документы на бумаге.* К примеру, компания отправляет контрагенту ТТН в электронном виде, а затем спустя некоторое время направляет этот же документ в бумажном виде (например, если контрагент не получил электронный документ).

Отметим, что такой порядок оформления документов предусмотрен в настоящее время для счетов-фактур (п. 4 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»).

По мнению авторов, аналогичный порядок действий целесообразно закрепить в соглашении и для прочих электронных документов.

Во-вторых, в соглашении целесообразно отметить, обмениваются ли компании электронными документами напрямую (при помощи специализированных программ или обычных почтовых клиентов) или привлекая оператора электронного документооборота* (подробнее читайте ниже).

<…>

Обмен электронными счетами-фактурами возможен исключительно через оператора ЭДО (Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н). В то время как законодательство не обязывает компании привлекать оператора ЭДО для обмена иными документами.* Получается, что отправить счет на оплату или накладную компания может по электронной почте, заверив документ электронно-цифровой подписью.

3. Отражение способа подписи электронного документа определит его юридическую силу

Существует несколько видов электронной подписи — простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (ст. 2 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

По мнению Минфина России, подтвердить факт хозяйственной операции для целей налогообложения можно электронным документом, подписанным усиленной квалифицированной электронной подписью.* Документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной подписью, можно расценивать как аналог документа с собственноручной подписью, проставленной на бумаге, только в случае, установленном законом (письмо от 12.04.13 № 03-03-07/12250).

Получается, документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной подписью, не подтвердит расходы компании (письма Минфина России от 23.01.13 № 03-03-06/1/24 , от 25.12.12 № 03-03-06/2/139 и от 20.12.12 № 03-03-06/1/710).

Вместе с тем ФНС России в письме от 24.11.11 № ЕД-4-3/19693@ указала, что компания может подтвердить расходы, подписанные указанным способом, если проставление такой подписи предусмотрено соглашением между сторонами. Следовательно, если в соглашении компании пропишут, что «первичку» можно подписывать простой подписью, этого будет достаточно для надлежащего оформления документов для целей налогообложения.*

4. Закрепив формат документов, которыми компании обмениваются в электронном виде, можно избежать претензий к порядку их оформления

С 1 января 2013 года форму первичных бумажных документов компания вправе разрабатывать самостоятельно (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Но если компания передает контрагенту «первичку» в электронном виде, ей необходимо соблюдать установленные для некоторых электронных документов форматы. В частности, форматы утверждены для следующих документов (приказ ФНС России от 21.03.12 № ММВ-7-6/172@):*

— накладной по форме № ТОРГ-12;
— акта приемки-сдачи работ (услуг).

Кроме того, важно помнить, что обмениваться счетами-фактурами компании могут, только привлекая оператора электронного документооборота. Следовательно, если соответствующий договор у организации отсутствует, целесообразно исключить счета-фактуры из перечня электронных документов.

5. Указание на порядок хранения электронных документов защитит их от преждевременного уничтожения

Порядок хранения электронных документов не отличается от порядка хранения документов на бумаге. Так, электронные счета-фактуры необходимо хранить в течение срока, предусмотренного для хранения бумажных документов (п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н). Напомним, что для целей бухгалтерского учета первичные документы хранятся пять лет, а для целей налогообложения — четыре года.

Но на практике существуют риски утери документа (например, в случае сбоя в работе компьютера или при возникновении пожара). Поэтому в соглашении целесообразно определить порядок получения копий документов у контрагента (см. комментарий эксперта ниже).

<…>

Кроме того, порядок хранения электронных документов обеспечит защиту от внесения в них исправлений и искажений. Напомним, что исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций. Это необходимо подтвердить подписями тех лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений (письмо Минфина России от 25.01.12 № 07-02-06/9). Поэтому в соглашении целесообразно также указать на порядок внесения исправлений в электронные документы. В частности, обозначить, что компания не вправе внести изменения в документ в одностороннем порядке.

6. Установление порядка предоставления электронных документов по запросам налоговиков поможет избежать доначислений

При проверке компании или ее контрагента налоговики вправе истребовать документы (ст.93 и 93.1 НК РФ). Непредставление таких бумаг приведет к ответственности и возможным доначислениям налогов и сборов.

Если компания использует электронный обмен «первичкой», она вправе по запросу проверяющих представить копию соответствующего документа как в электронном виде по ТКС, так и на бумаге (п. 2 ст. 93 НК РФ). Поэтому в соглашении целесообразно прописать тот порядок представления копий электронных документов в инспекцию, который более удобен для компании.

Однако если истребуемый документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, компании следует представить его в инспекцию на бумаге в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа электронной подписью (письма Минфина России от 11.01.12 № 03-02-07/1-2 и от 11.01.12 № 03-02-07/1-1письмо ФНС России от 29.06.10 № МН-37-6/5451).

Из статьи журнала «Учет.Налоги.Право» № 19, май 2012

Соглашение с контрагентами для законного обмена электронными счетами-фактурами

Для обмена электронными счетами-фактурами необходимо согласие продавца и покупателя. Кодекс не уточняет, должно оно быть письменным или допускается устная договоренность. Самый надежный вариант — письменное соглашение

С письменным соглашением у компании останется наглядное подтверждение того, что контрагент добровольно перешел на электронный обмен счетами-фактурами.* А у налоговиков не будет повода отказать покупателю в вычетах НДС, ссылаясь на отсутствие требуемого согласия контрагента.

Формы соглашения о переходе на электронный документооборот нет, поэтому его можно составить в произвольном виде (см. образец). Оформить его можно как обычный договор:* после названия привести место составления соглашения и дату, потом назвать стороны и работников, которые действуют от имени компаний, а в конце привести их реквизиты.

В соглашении надо зафиксировать согласие обеих сторон сделки обмениваться электронными счетами-фактурами и тот факт, что они признают такие документы юридически значимыми и эквивалентными документам, оформленным на бумажном носителе и заверенным соответствующими подписями и оттиском печати. А также привести дату, с которой компании начинают обмен.* Также имеет смысл оговорить, будет поставщик всегда выставлять электронные счета-фактуры или он оставляет за собой право часть отгрузок оформлять на бумаге. Ведь кодекс не обязывает полностью переходить на электронные счета-фактуры. И по одним сделкам можно обмениваться бумажными документами, по другим — виртуальными. Наконец, можно оговорить в соглашении, через какого спецоператора будут работать компании.

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.



Вопросы и ответы по теме

Новости по теме



Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Какой код вы указали в поле 101 январской платежки по взносам?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка