Порядок подготовки, согласования и подписания соглашения об электронном обмене документами между компаниями законодательно не утвержден. Кодекс не уточняет, должно оно быть письменным или допускается устная договоренность. Самый надежный вариант — письменное соглашение
С письменным соглашением у компании останется наглядное подтверждение того, что контрагент добровольно перешел на электронный обмен документами.
В соглашении целесообразно отметить, обмениваются ли компании электронными документами напрямую (при помощи специализированных программ или обычных почтовых клиентов) или привлекая оператора электронного документооборота. Обмен электронными счетами-фактурами возможен исключительно через оператора ЭДО (Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н). В то время как законодательство не обязывает компании привлекать оператора ЭДО для обмена иными документами.
Обоснование
Из рекомендации
Елены Смирновой, директора департамента бухгалтерского учета ОАО «Аэрофлот»
Елены Чистяковой, бизнес-тренера, преподавателя МВА ExecutiveCoach, члена Международной ассоциации кросс-культурного менеджмента
Как упростить документооборот в бухгалтерии
Шаг 5. Внедрите электронный документооборот
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Переход на электронный документооборот особенно актуален для организаций, деятельность которых предполагает активный и масштабный обмен документами с контрагентами. Ведь отказ от бумажных документов сокращает время, необходимое для отражения первичной информации в учете.
Кроме того, электронные документы не требуется распечатывать и хранить в бумажном виде. С этим согласны и представители ФНС России (письма ФНС России от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984, от 17 января 2014 г. № ПА-4-6/489).
Все отправляемые и получаемые через Интернет документы надо хранить в электронном формате в хронологическом порядке. Такой архив организуйте так, чтобы при необходимости, например, по запросу налоговой инспекции, вы могли оперативно найти запрашиваемые документы и переслать их в инспекцию в электронном виде.
Если ваша организация внедрит электронный документооборот, то вам понадобится разработать правила создания, получения и хранения такой первички и прописать их в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).*
Главбух советует: договоритесь с контрагентами о том, что обмен документами будет осуществляться в электронной форме.
Это возможно, если у каждой стороны сделки есть необходимые технические возможности для приема и обработки этих документов. *
О том, что с контрагентами вы обмениваетесь документами, в том числе и в электронном виде, стоит сказать в учетной политике.
Из статьи журнала «Российский налоговый курьер» № 12, июнь 2014
Что важно отразить в соглашении об электронном обмене документами, чтобы избежать налоговых потерь
Сейчас все больше компаний переходят на электронный документооборот не только с инспекцией, но и с контрагентами (подробнее читайте ниже). Однако в отличие от обмена сведениями с налоговиками порядок подготовки, согласования и подписания соглашения об электронном обмене документами между компаниями законодательно не утвержден.*
Мы разработали образец соглашения об электронном обмене документами (далее — соглашение), в котором определили формат электронного документооборота между компаниями (см. образец ниже). Рассмотрим, какие пункты такого соглашения помогут компании избежать претензий проверяющих.
Электронный документооборот связан с внутренним документооборотом компании, ведением учета и составлением отчетности. В свою очередь, совокупность способов ведения бухучета необходимо утвердить в учетной политике (ст. 8 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ, далее — Закон № 402-ФЗ).
Следовательно, если компания решила ввести систему электронного документооборота и электронной отчетности, такую систему нужно отразить в учетной политике. При этом важно закрепить:*
— объем электронного документооборота;
— форматы электронных документов;
— порядок хранения электронной отчетности;
— случаи, когда вместо электронных документов компания оформляет документы на бумаге.
Порядок и способ электронного документооборота компании определяют самостоятельно. При этом важно учитывать два основных нюанса.
Во-первых, в соглашении необходимо указать, дублируются ли электронные документы на бумаге.* К примеру, компания отправляет контрагенту ТТН в электронном виде, а затем спустя некоторое время направляет этот же документ в бумажном виде (например, если контрагент не получил электронный документ).
Отметим, что такой порядок оформления документов предусмотрен в настоящее время для счетов-фактур (п. 4 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость»).
По мнению авторов, аналогичный порядок действий целесообразно закрепить в соглашении и для прочих электронных документов.
Во-вторых, в соглашении целесообразно отметить, обмениваются ли компании электронными документами напрямую (при помощи специализированных программ или обычных почтовых клиентов) или привлекая оператора электронного документооборота* (подробнее читайте ниже).
Обмен электронными счетами-фактурами возможен исключительно через оператора ЭДО (Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н). В то время как законодательство не обязывает компании привлекать оператора ЭДО для обмена иными документами.* Получается, что отправить счет на оплату или накладную компания может по электронной почте, заверив документ электронно-цифровой подписью.
Существует несколько видов электронной подписи — простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная (ст. 2 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
По мнению Минфина России, подтвердить факт хозяйственной операции для целей налогообложения можно электронным документом, подписанным усиленной квалифицированной электронной подписью.* Документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной подписью, можно расценивать как аналог документа с собственноручной подписью, проставленной на бумаге, только в случае, установленном законом (письмо от 12.04.13 № 03-03-07/12250).
Получается, документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной подписью, не подтвердит расходы компании (письма Минфина России от 23.01.13 № 03-03-06/1/24 , от 25.12.12 № 03-03-06/2/139 и от 20.12.12 № 03-03-06/1/710).
Вместе с тем ФНС России в письме от 24.11.11 № ЕД-4-3/19693@ указала, что компания может подтвердить расходы, подписанные указанным способом, если проставление такой подписи предусмотрено соглашением между сторонами. Следовательно, если в соглашении компании пропишут, что «первичку» можно подписывать простой подписью, этого будет достаточно для надлежащего оформления документов для целей налогообложения.*
С 1 января 2013 года форму первичных бумажных документов компания вправе разрабатывать самостоятельно (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Но если компания передает контрагенту «первичку» в электронном виде, ей необходимо соблюдать установленные для некоторых электронных документов форматы. В частности, форматы утверждены для следующих документов (приказ ФНС России от 21.03.12 № ММВ-7-6/172@):*
— накладной по форме № ТОРГ-12;
— акта приемки-сдачи работ (услуг).
Кроме того, важно помнить, что обмениваться счетами-фактурами компании могут, только привлекая оператора электронного документооборота. Следовательно, если соответствующий договор у организации отсутствует, целесообразно исключить счета-фактуры из перечня электронных документов.
Порядок хранения электронных документов не отличается от порядка хранения документов на бумаге. Так, электронные счета-фактуры необходимо хранить в течение срока, предусмотренного для хранения бумажных документов (п. 1.13 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н). Напомним, что для целей бухгалтерского учета первичные документы хранятся пять лет, а для целей налогообложения — четыре года.
Но на практике существуют риски утери документа (например, в случае сбоя в работе компьютера или при возникновении пожара). Поэтому в соглашении целесообразно определить порядок получения копий документов у контрагента (см. комментарий эксперта ниже).
Кроме того, порядок хранения электронных документов обеспечит защиту от внесения в них исправлений и искажений. Напомним, что исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций. Это необходимо подтвердить подписями тех лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений (письмо Минфина России от 25.01.12 № 07-02-06/9). Поэтому в соглашении целесообразно также указать на порядок внесения исправлений в электронные документы. В частности, обозначить, что компания не вправе внести изменения в документ в одностороннем порядке.
При проверке компании или ее контрагента налоговики вправе истребовать документы (ст.93 и 93.1 НК РФ). Непредставление таких бумаг приведет к ответственности и возможным доначислениям налогов и сборов.
Если компания использует электронный обмен «первичкой», она вправе по запросу проверяющих представить копию соответствующего документа как в электронном виде по ТКС, так и на бумаге (п. 2 ст. 93 НК РФ). Поэтому в соглашении целесообразно прописать тот порядок представления копий электронных документов в инспекцию, который более удобен для компании.
Однако если истребуемый документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, компании следует представить его в инспекцию на бумаге в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа электронной подписью (письма Минфина России от 11.01.12 № 03-02-07/1-2 и от 11.01.12 № 03-02-07/1-1, письмо ФНС России от 29.06.10 № МН-37-6/5451).
Из статьи журнала «Учет.Налоги.Право» № 19, май 2012
Соглашение с контрагентами для законного обмена электронными счетами-фактурами
Для обмена электронными счетами-фактурами необходимо согласие продавца и покупателя. Кодекс не уточняет, должно оно быть письменным или допускается устная договоренность. Самый надежный вариант — письменное соглашение
С письменным соглашением у компании останется наглядное подтверждение того, что контрагент добровольно перешел на электронный обмен счетами-фактурами.* А у налоговиков не будет повода отказать покупателю в вычетах НДС, ссылаясь на отсутствие требуемого согласия контрагента.
Формы соглашения о переходе на электронный документооборот нет, поэтому его можно составить в произвольном виде (см. образец). Оформить его можно как обычный договор:* после названия привести место составления соглашения и дату, потом назвать стороны и работников, которые действуют от имени компаний, а в конце привести их реквизиты.
В соглашении надо зафиксировать согласие обеих сторон сделки обмениваться электронными счетами-фактурами и тот факт, что они признают такие документы юридически значимыми и эквивалентными документам, оформленным на бумажном носителе и заверенным соответствующими подписями и оттиском печати. А также привести дату, с которой компании начинают обмен.* Также имеет смысл оговорить, будет поставщик всегда выставлять электронные счета-фактуры или он оставляет за собой право часть отгрузок оформлять на бумаге. Ведь кодекс не обязывает полностью переходить на электронные счета-фактуры. И по одним сделкам можно обмениваться бумажными документами, по другим — виртуальными. Наконец, можно оговорить в соглашении, через какого спецоператора будут работать компании.