Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

ФНС заранее разъяснила, какие коды ставить в годовой отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№24
15 апреля 2016 7 просмотров

Можно ли сотруднику оплатить сумму за использование личного телефона и сумму телефонных звонков только по его заявлению, сотрудник сам расписал суммы. Заявление директор завизировал - к оплате. В трудовом договоре прописано, что мы сотруднику компенсируем затраты на звонки и компенсируем использование личного телефона, правда суммы не указаны. Или же обязательно надо рассчитывать сумму за использование личного имущества исходя из его рыночной цены?

Размер компенсации за использование личного телефона определите исходя из официально установленных сроков полезного использования и норм амортизации. Тогда у проверяющих не будет оснований полагать, что расходы на выплату компенсации экономически не обоснованны. Ежемесячную компенсацию за использование личного имущества можно рассчитать так:

Ежемесячная компенсация за использование личного имущества = Рыночная цена личного имущества на дату начала его использования для служебных целей ? Ежемесячная норма амортизации (в %).

Расходы на телефонные разговоры должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Организация вправе обосновать расходы на оплату услуг мобильной связи, в частности, заключенным договором с оператором мобильной связи, платежными документами, организационно-распорядительными документами руководителя организации и т. п. Контролирующие ведомства рекомендуют подтверждать производственный характер телефонных разговоров: приказами руководителя организации об утверждении списка сотрудников, которые для исполнения служебных обязанностей используют личные телефоны; письменными соглашениями об использовании сотрудниками в работе личных телефонов; детализированными счетами операторов мобильной связи; должностными инструкциями, в которых сказано, при исполнении каких обязанностей сотрудник может пользоваться мобильной связью; заявлениями сотрудников о возмещении расходов на оплату служебных переговоров с личных телефонов; копиями документов, подтверждающих, что используемый номер телефона принадлежит сотруднику.

Обоснование

Из рекомендации

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

Как выплатить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за использование личного имущества сотрудника(телефона, факса, компьютера и т. д., кроме автомобиля)

Использовать личное имущество сотрудника (телефон, компьютер, факс и т. д.) можно не только на основании договора аренды, но и выплачивая специальную компенсацию. Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.

Документальное оформление и расчет

Выплата сотруднику компенсации за использование его личного имущества может быть предусмотрена в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.

Помимо компенсации за использование личного имущества статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией (например, приобретение расходных материалов). Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).

Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного имущества сотрудника в трудовом договоре, указав порядок и размер ее выплаты в приказе руководителя

Да, можно.

При использовании сотрудником личного имущества (телефона, факса, компьютера и т. д., кроме автомобиля) в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.

Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией. Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41)Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140. В нем приведены разъяснения в отношении компенсации за использование личного транспорта, но их можно распространить на компенсацию иного имущества сотрудников (ст. 188 ТК РФ).

Главбух советует: размер компенсации за использование личного имущества определите исходя из официально установленных сроков полезного использования и норм амортизации. Тогда у проверяющих не будет оснований полагать, что расходы на выплату компенсации экономически не обоснованны (письмо Минфина России от 2 ноября 2004 г. № 03-05-01-04/72).

Чтобы обосновать размер компенсации за использование личного имущества, воспользуйтесь Классификацией, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1. Если используемое имущество в Классификации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1, не упомянуто, срок полезного использования определите самостоятельно.

Ежемесячную компенсацию за использование личного имущества можно рассчитать так:

Ежемесячная компенсация за использование личного имущества = Рыночная цена личного имущества на дату начала его использования для служебных целей ? Ежемесячная норма амортизации (в %)

Пример расчета компенсации за использование личного имущества сотрудника исходя из срока полезного использования и нормы амортизации

Сотрудник ООО «Альфа» использует в работе личный мобильный телефон. Рыночная стоимость телефона составляет 46 000 руб.

По Классификации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1 срок полезного использования телефона (код 14 3222000) – от трех до пяти лет включительно (третья амортизационная группа).

Учетной политикой организации закреплено, что для третьей амортизационной группы этот срок составляет 37 месяцев.

Месячная норма амортизации по имуществу, относящемуся к третьей амортизационной группе, составляет:
1 : 37 мес. ? 100% = 2,7027%.

Ежемесячная сумма компенсации за использование личного телефона сотрудника равна:
46 000 руб. ? 2,7027% = 1243,24 руб.

Порядок начисления

Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник не использовал имущество в работе (находился в отпуске, командировке или болел),компенсацию не выплачивайте (письмо Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140). Несмотря на то, что это письмо посвящено компенсациям за использование личного автомобиля сотрудника, такие требования справедливы и в отношении компенсаций за использование другого имущества сотрудника.

<…>

Из рекомендации

Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию стоимости служебных переговоров с личного мобильного телефона сотрудника

Чтобы обеспечить сотрудника мобильной связью, организация может не только сама подключиться к сотовому оператору, но и компенсировать сотрудникам стоимость звонков с их личного мобильного телефона.

Виды выплат

При использовании в работе собственного мобильного телефона сотрудник вправе получить два вида выплат:

<…>

ОСНО: налог на прибыль

При расчете налога на прибыль компенсацию расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона включите в состав прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Если организация применяет метод начисления, то налоговую базу можно уменьшить по мере поступления от сотрудников заявлений и документов, подтверждающих стоимость служебных переговоров (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Если организация применяет кассовый метод, расходы спишите только после фактической выплаты компенсации (п. 3 ст. 273 НК РФ).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении компенсации расходов на оплату служебных переговоров с личного телефона. Организация применяет общую систему налогообложения

Менеджер ООО «Торговая фирма "Гермес"» А.С. Кондратьев использует в служебных целях свой личный мобильный телефон. В письменном соглашении с ним определен порядок выплаты компенсации его расходов на оплату служебных переговоров.

В марте Кондратьев написал на имя руководителя организации заявление о возмещении ему стоимости служебных звонков, совершенных с личного мобильного телефона. Расходы на оплату служебных переговоров в сумме 560 руб. подтверждены детализированным счетом оператора связи и служебной запиской Кондратьева о производственном характере каждого звонка.

В этом же месяце компенсация была выплачена Кондратьеву. В учете бухгалтер организации сделал следующие записи:

Дебет 44 Кредит 73
– 560 руб. – начислена Кондратьеву компенсация расходов на оплату служебных переговоров с личного мобильного телефона;

Дебет 73 Кредит 50
– 560 руб. – выплачена компенсация.

При расчете налога на прибыль за март бухгалтер организации включил в состав расходов 560 руб. НДФЛ, взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на сумму компенсации не начисляются.

ОСНО: документальное подтверждение

Ситуация: какие документы подтверждают производственный характер разговоров сотрудника по мобильному телефону. Организация компенсирует сотрудникам стоимость звонков с их личного мобильного телефона

Перечень документов, подтверждающих производственный характер телефонных переговоров, законодательством не определен. Несмотря на это, суды склоняются к тому, что организация обязана доказать связь расходов на оплату услуг связи со своей производственной деятельностью (см., например, постановления ФАС Московского округа от 19 января 2009 г. № КА-А40/12732-08Западно-Сибирского округа от 4 мая 2005 г. № Ф04-2733/2005(10928-А27-40) и Восточно-Сибирского округа от 27 мая 2005 г. № А58-1983/03-Ф02-2300/05-С1).

Контролирующие ведомства рекомендуют подтверждать производственный характер телефонных разговоров:

  • приказами руководителя организации об утверждении списка сотрудников, которые для исполнения служебных обязанностей используют личные телефоны;
  • письменными соглашениями об использовании сотрудниками в работе личных телефонов;
  • детализированными счетами операторов мобильной связи;
  • должностными инструкциями, в которых сказано, при исполнении каких обязанностей сотрудник может пользоваться мобильной связью;
  • заявлениями сотрудников о возмещении расходов на оплату служебных переговоров с личных телефонов;
  • копиями документов, подтверждающих, что используемый номер телефона принадлежит сотруднику.

Это следует из писем Минфина России от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/350от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15Минздравсоцразвития России от 6 августа 2010 г. № 2538-19.

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организациям учесть при налогообложении расходы на оплату услуг мобильной связи без детализированных счетов. Они заключаются в следующем.

Налоговый кодекс РФ не содержит списка обязательных документов, которыми можно подтвердить понесенные расходы. Более того, факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, даже косвенно свидетельствующий об этом (п. 1 ст. 252 НК РФ). Ни налоговое законодательство, ни законодательство о связи, ни законодательство о бухучете не содержат требований об обязательной расшифровке произведенных переговоров, получении детализированных счетов и составлении отчета по каждому звонку. Кроме того, содержание переговоров составляет охраняемую законом тайну связи (ст. 63 Закона от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ). А значит, организация не обязана подтверждать производственную направленность данных расходов детализацией счетов.

Таким образом, организация вправе обосновать расходы на оплату услуг мобильной связи, в частности, заключенным договором с оператором мобильной связи, платежными документами, организационно-распорядительными документами руководителя организации и т. п. Данный вывод подтверждает судебная практика (см., например, определение ВАС РФ от 3 сентября 2008 г. № 11211/08, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 2 июля 2008 г. № Ф04-3910/2008(7317-А81-14), Московского округа от 3 июня 2009 г. № КА-А40/4697-09-2от 24 февраля 2009 г. № КА-А40/12268-08от 9 июля 2008 г. № КА-А40/5861-08 и от 19 июля 2007 г. № КА-А40/5441-07Уральского округа от 8 декабря 2008 г. № Ф09-9153/08-С3Северо-Западного округа от 15 января 2009 г. № А56-6560/2008, Поволжского округа от 23 мая 2008 г. № А55-10554/07от 16 мая 2008 г. № А55-13148/07Центрального округа от 6 марта 2009 г. № А35-4080/07-С8).

Налоговый инспектор может поинтересоваться, с кем конкретно и с какой производственной целью тот или иной сотрудник говорил по мобильному телефону. Поэтому заранее подготовьте дополнительную информацию, подтверждающую производственный характер переговоров. Это могут быть договоры с контрагентами, деловая переписка, справки о состоянии взаиморасчетов и т. п.

Требовать отчета о содержании телефонных разговоров налоговые инспекторы не вправе (абз. 8 письма МНС России от 22 мая 2000 г. № ВГ-9-02/174).

Главбух советует: во внутренних документах организации закрепите обязанность сотрудников составлять отчеты о служебных звонках, совершенных в течение месяца с личного мобильного телефона.

Такие отчеты можно составить на основе расшифровок, предоставленных оператором связи. Каждый служебный звонок, указанный в расшифровке, сотрудник должен обосновать. В этом случае налоговая инспекция не сможет обвинить организацию в неподтвержденности производственного характера расходов.

<…>

ОСНО: отсутствует счет оператора

Ситуация: как учесть при налогообложении компенсацию стоимости переговоров с личного телефона сотрудника по средним нормам, утвержденным в организации, без детализации счета оператора связи

Такую компенсацию нельзя учесть при расчете налога на прибыль.

В этом случае все звонки, совершенные в течение месяца, нужно рассматривать как личные, не связанные с производственной деятельностью. Объясняется это тем, что любые расходы, которые уменьшают налогооблагаемую прибыль, должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Если расшифровка счета на оплату услуг связи отсутствует, определить сумму расходов, связанных с производственной деятельностью, невозможно. Следовательно, условие о документальном подтверждении расходов в данном случае не выполняется. Аналогичная точка зрения изложена в письмах Минфина России от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/350от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15 и УФНС России по г. Москве от 9 февраля 2005 г. № 20-12/8153.

Если компенсация выплачена, с нее нужно удержать НДФЛ (п. 3 ст. 217 и п. 1 ст. 224НК РФ).

Также на сумму компенсации нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Это связано с тем, что данная выплата рассматривается как оплата за сотрудника услуг по предоставлению телефонной связи. Такие выплаты работодатель осуществляет в рамках трудовых отношений, кроме того, они не содержатся в закрытом перечне сумм, не облагаемых взносами. Этот вывод позволяет сделать часть 1 статьи 7 и статья 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, а также часть 1статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организациям учесть при расчете налога на прибыль расходы на оплату услуг мобильной связи без детализированных счетов. Они заключаются в следующем.

Налоговый кодекс РФ не содержит списка обязательных документов, которыми можно подтвердить понесенные расходы. Более того, факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, даже косвенно свидетельствующий об этом (п. 1 ст. 252 НК РФ). Перечень таких документов также Налоговым кодексом РФ не ограничен. Ни налоговое законодательство, ни законодательство о связи, ни законодательство о бухучете не содержат требований об обязательной расшифровке произведенных переговоров, получении детализированных счетов и составлении отчета по каждому звонку. Кроме того, содержание переговоров составляет охраняемую законом тайну связи (ст. 63 Закона от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ). А значит, организация не обязана подтверждать производственную направленность данных расходов детализацией счетов.

Таким образом, организация вправе обосновать расходы на оплату услуг мобильной связи, в частности, заключенным договором с оператором мобильной связи, платежными документами, организационно-распорядительными документами руководителя организации и т. п. Данный вывод подтверждает арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Московского округа от 3 июня 2009 г. № КА-А40/4697-09-2от 24 февраля 2009 г. № КА-А40/12268-08,от 9 июля 2008 г. № КА-А40/5861-08 и от 19 июля 2007 г. № КА-А40/5441-07Уральского округа от 8 декабря 2008 г. № Ф09-9153/08-С3, Северо-Западного округа от 15 января 2009 г. № А56-6560/2008от 29 октября 2007 г. № А05-3408/2007, Поволжского округа от 23 мая 2008 г. № А55-10554/07от 16 мая 2008 г. № А55-13148/07от 30 марта 2006 г. № А65-16024/2005-СА1-37Западно-Сибирского округа от 2 июля 2008 г. № Ф04-3910/2008(7317-А81-14)Центрального округа от 6 марта 2009 г. № А35-4080/07-С8).

<…>

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка