1, 2) тем сотрудникам, работа которых выполняется в полевых условиях, лучше установить разъездной характер работы. Даже если разъезды составляют 20% рабочего времени в месяц.
Сотрудникам с разъездным характером работы также полагаются суточные, при этом их размер может отличаться от суточных, выдаваемых командированным сотрудникам. Размеры и порядок возмещения расходов, а также перечень работ, профессий, должностей сотрудников, которым установлен разъездной характер работ, нужно прописать в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах. Сведения о разъездном характере работ нужно внести в трудовой договор с сотрудником.
3) работникам с разъездным характером работы полагаются, в том числе дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, которые включают в себя суточные и полевое довольствие. Полный перечень расходов, которые организация должна возместить сотруднику с разъездным характером работы представлен в рекомендации № 2 в полном ответе.
Обоснование
1.Из статьи справки
Разъездная работа – когда работа сотрудника:
– происходит в пути;
– предполагает постоянные переезды;
–
Данное правило установлено статьей 168.1 Трудового кодекса РФ.
2.Из рекомендации
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса
Как оформить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за разъездной характер работы
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Состав расходов
- расходы на проезд;
- расходы на наем жилого помещения;
-
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие); * - иные расходы, произведенные сотрудниками с разрешения или ведома работодателя.
При этом оплату питания сотрудников с разъездным характером работы в этот перечень включать нельзя (письмо Минтруда России от 11 марта 2014 г. № 17-3/В-100).
Документальное подтверждение расходов
Подтвердить расходы, связанные с разъездным характером работы, можно как документами, формы которых утверждены законодательно, так и документами, разработанными самостоятельно (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, письмо ФНС России от 12 февраля 2015 г. № ГД-4-3/2104). Например, приказом о разъездном характере работ, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором, маршрутными листами, справкой-расчетом суточных и т. д.
Установление разъездного характера работ
Такие выводы следуют из статей 57, 168.1 Трудового кодекса РФ и подтверждаются в письме Роструда от 12 декабря 2013 г. № 4209-ТЗ.
Подробнее об оформлении трудового договора см. Как оформить прием сотрудника на работу.
Ситуация: нужно ли нормировать суточные, связанные с разъездным характером работы, для целей исчисления НДФЛ в том же порядке, что и для командировок
Нет, не нужно.
Суммы возмещения сотруднику дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) при разъездном характере работы не облагаются НДФЛ в полном объеме, установленном организацией. То есть в размере, который предусмотрен локальными нормативными актами (например, приказом руководителя, коллективным договором) или трудовым договором.
Аналогичная точка зрения отражена в письмах Минфина России от 5 июля 2013 г. № 03-04-06/25956, от 7 июня 2011 г. № 03-04-06/6-131.
Ситуация: как учесть при расчете страховых взносов и НДФЛ фиксированную надбавку к зарплате за разъездной характер работы
Начислите страховые взносы. НДФЛ не удерживайте, если надбавка выплачена пропорционально количеству дней, которые сотрудник провел в пути.
Страховые взносы
Фиксированная надбавка к зарплате за разъездной характер работы не является компенсационной выплатой, ведь работодатель не возмещает сотруднику фактические расходы на проезд. Такая надбавка является доплатой к зарплате за особые условия труда.
Следовательно, для целей расчета страховых взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний такую надбавку нужно рассматривать как вознаграждение сотруднику за выполнение трудовых обязанностей. Эта выплата облагается взносами на общих основаниях. Такой порядок следует из положений части 1 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и пункта 1 статьи 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.
Аналогичные выводы подтверждены письмом Минздравсоцразвития России от 26 мая 2010 г. № 1343-19 и арбитражной практикой (см., например, определения Верховного суда РФ от 24 ноября 2015 г. № 302-КГ15-14889, ВАС РФ от 28 февраля 2014 г. № ВАС-1434/14, постановления Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 30 июля 2015 г. № Ф02-2769/2015, ФАС Западно-Сибирского округа от 1 ноября 2013 г. № А45-29823/2012).
НДФЛ
Надбавки можно считать компенсацией, которая не облагается НДФЛ. Но только если такая надбавка выплачена пропорционально количеству дней, которые сотрудник провел в пути. Так считают судьи (п. 4Обзора, утвержденного Президиумом Верховного суда РФ 21 октября 2015 г., определение Верховного суда РФ от 16 апреля 2015 г. № 309-КГ15-2389, постановление Арбитражного суда Уральского округа от 10 декабря 2014 г. № Ф09-7757/14).
Поясним на примере. Сотруднику с разъездным характером работы установлена фиксированная надбавка за условия труда в размере 5000 руб. Человек все дни месяца по графику провел в разъездах. Поэтому ему выплачена надбавка в сумме 5000 руб. Вся надбавка не облагается НДФЛ.
ФНС России письмом от 3 ноября 2015 г. № СА-4-7/19206@ направила нижестоящим инспекциям Обзор, утвержденный Президиумом Верховного суда РФ 21 октября 2015 г. Значит, инспекторы не будут требовать удерживать НДФЛ с надбавки, которая выплачена за фактические дни в пути.
А если речь идет о фиксированной надбавке, которая выплачена независимо от количества дней в режиме разъездов? Тогда это вознаграждение сотруднику за выполнение трудовых обязанностей, НДФЛ удерживайте по общим правилам (ст. 210 НК РФ).
Аналогичные выводы подтверждены в письме Минфина России от 26 марта 2012 г. № 03-04-06/9-76.
Главбух советует: по страховым взносам организация может действовать так же, как и по НДФЛ. То есть считать надбавки компенсацией, которая не облагается страховыми взносами. Но только если такая надбавка выплачена пропорционально количеству дней, которые сотрудник провел в пути. Так считают судьи (определение Верховного суда РФ от 16 апреля 2015 г. № 309-КГ15-2389, постановление Арбитражного суда Уральского округа от 10 декабря 2014 г. № Ф09-7757/14).
Поясним на примере. Сотруднику с разъездным характером работы установлена фиксированная надбавка за условия труда в размере 5000 руб. Человек все дни месяца по графику провел в разъездах. Поэтому ему выплачена надбавка в сумме 5000 руб. Вся надбавка не облагается страховыми взносами.
Однако позднее Верховный суд РФ сменил позицию (см. определение от 24 ноября 2015 г. № 302-КГ15-14889). Судьи подчеркнули: нельзя ссылаться на Обзор, утвержденныйПрезидиумом Верховного суда РФ 21 октября 2015 г., если речь идет о страховых взносах.
Поэтому безопаснее сразу начислять взносы с надбавки к зарплате за разъездной характер работы.
Налог на прибыль
Организация обязана возмещать расходы тем сотрудникам, работа которых имеет разъездной характер (ст. 168.1 ТК РФ). Поэтому сумму компенсации можно учесть при расчете налога на прибыль (как экономически обоснованные расходы). При этом разъездной характер работы сотрудника нужно подтвердить документально. Это следует из пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.
Ситуация: по какой статье затрат при расчете налога на прибыль можно учесть расходы на компенсацию затрат сотрудникам с разъездным характером работы
В составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
С точки зрения трудового законодательства возмещение сотрудникам расходов, связанных с разъездным характером работ, не входит в систему оплаты труда, а представляет собой компенсационную выплату, гарантированную законодательством (ст. 164, 168.1 ТК РФ). Поэтому при расчете налога на прибыль такую сумму нужно включить в прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Правомерность такого подхода объясняется следующим.
Трудовой кодекс РФ выделяет два вида компенсационных выплат. Один из них объединяет компенсации, связанные с особыми условиями труда. Такие выплаты в соответствии состатьей 129 раздела VI «Оплата и нормирование труда» Трудового кодекса РФ являются элементами оплаты труда. Второй вид компенсаций определен статьей 164 раздела VII «Гарантии и компенсации» Трудового кодекса РФ. В соответствии с положениями этой статьи такой вид компенсаций представляет собой денежные выплаты сотрудникам в возмещение затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей. Указанные суммы не входят в систему оплаты труда. Возмещение сотрудникам расходов по статье 168.1 Трудового кодекса РФ относится именно к такому виду компенсаций (предусмотренному разделом VII«Гарантии и компенсации» ТК РФ). Поэтому данные суммы при расчете налога на прибыль следует учитывать в составе прочих производственных расходов.
Аналогичные выводы есть в письмах Минфина России от 25 октября 2013 г. № 03-04-06/45182, от 14 июня 2011 г. № 03-03-06/1/341, от 1 апреля 2010 г. № 03-03-06/1/211, от 18 августа 2008 г. № 03-03-05/87 (доведено до сведений налоговых инспекций письмом ФНС России от 10 сентября 2008 г. № ШС-6-3/643).
Стоит отметить, что ранее в письмах от 7 мая 2008 г. № 03-03-06/1/302, от 19 апреля 2007 г. № 03-06-06/1/250, от 29 августа 2006 г. № 03-03-04/1/642 Минфин России высказывал другую точку зрения. Финансовое ведомство указывало, что компенсацию затрат сотрудникам с разъездным характером работы можно учесть при расчете налога на прибыль в составе расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ). Поскольку по данной статье затрат списываются любые начисления сотрудникам в денежной и (или) натуральной формах, в том числе и суммы компенсаций (абз. 1 ст. 255 НК РФ).
Какой из вышеизложенных позиций отдать предпочтение, организация может решить самостоятельно. При возможности отнесения затрат одновременно к нескольким группам расходов Налоговый кодекс РФ предоставляет организации право выбора варианта их учета. Это следует из пункта 4 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Однако в связи с выходом более поздних разъяснений Минфина России налоговые инспекции при проверках, скорее всего, будут руководствоваться именно ими.
Главбух советует: при расчете налога на прибыль определиться со статьей затрат по оплате расходов сотрудников, чья работа носит разъездной характер, важно, в частности:
- для формирования регистров налогового учета по расходам (ст. 313 и 314НК РФ);
- для распределения затрат на оплату труда, если они включены организацией в состав прямых расходов (п. 1 ст. 318 НК РФ);
- для списания затрат на отдельные виды добровольного страхования сотрудников в уменьшение налогооблагаемой прибыли, поскольку лимит учета таких затрат зависит от размера расходов на оплату труда (п. 16 ст. 255 НК РФ).
Поэтому если, например, организация несет затраты на добровольное страхование сотрудников, то суммы компенсаций за разъездной характер работы целесообразно относить на расходы по оплате труда (ст. 255 НК РФ).
Если затраты на оплату труда включены состав в прямых расходов, то расходы, связанные с разъездным характером, лучше списывать по статье прочих производственных расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).