Учет фактически отработанного времени нужно вести по каждому сотруднику, в том числе и по совместителям.
В табеле по совместителю показывайте фактически отработанное время. При этом учитывайте ограничения, установленные для совместителей трудовым законодательством. Ежемесячная продолжительность рабочего времени по совместительству не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени той же категории сотрудников, работающих на постоянной основе (т. е. не по совместительству).
По общему правилу ФСС России может отказать в возмещении пособия, если оно было начислено с нарушением законодательства. В ходе ревизии сотрудники фонда вправе проверить любые документы, связанные с начислением платежей в фонд, а также подтверждающие произведенные организациями расходы на цели обязательного социального страхования (в т. ч. расходы на выплату пособий по беременности и родам).
Конкретных перечней проверяемых документов, а также оснований для отказа в возмещении пособия по беременности и родам законодательство не содержит.
Чтобы подтвердить факт исполнения сотрудницей должностных обязанностей, работодатели обычно представляют табель учета рабочего времени, расчетно-платежные ведомости по зарплате, а также любые документы, содержащие ее подписи или свидетельствующие о ее участии в текущей деятельности компании.
Наличие указанных документов суды расценивают как неопровержимое доказательство того, что сотрудница все-таки работала в организации. Значит, пособие ей было выплачено правомерно (постановления ФАС Западно-Сибирского от 17.08.12 № А45-1277/2012 и от 27.12.11 № А27-5736/2011, Уральского от 22.06.12 № Ф09-1225/12 и от 18.08.10 № Ф09-6224/10-С2, Дальневосточного от 19.06.12 № Ф03-1893/2012 округов).
ФСС РФ нередко отказывает в зачете или возмещении суммы пособия по беременности и родам, если, судя по имеющимся у фонда документам, беременная сотрудница работала одновременно у двух или более работодателей. Суд может отказать во взыскании с ФСС РФ суммы выплаченного пособия в случае явной неправдоподобности выполнения трудовых обязанностей одновременно по нескольким местам работы. Тем более если речь идет о работе беременной сотрудницы.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как вести учет рабочего времени
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Табель учета
Учет фактически отработанного времени нужно вести по каждому сотруднику.*
Организация может по собственному выбору:*
- использовать унифицированные формы для учета фактически отработанного времени, если это утверждено руководителем организации в приказе по учетной политике;
- применять самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем (при условии, что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.
Для учета фактически отработанного времени предусмотрены следующие типовые формы:*
- табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12);
- табель учета рабочего времени (форма № Т-13). Этот бланк применяется при автоматизированной обработке данных.
Образцы форм и указания по их заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования
и кадровых ресурсов Минздрава России
2. Ситуация: какую продолжительность рабочего времени указывать совместителю, и можно ли ставить в табеле дробные числа
В табеле показывайте фактически отработанное время. При этом учитывайте ограничения, установленные для совместителей трудовым законодательством.
В те дни, когда сотрудник занят на основном месте работы, ежедневная продолжительность его работы по совместительству не может превышать четырех часов в день. Более четырех часов совместитель может работать только в те дни, когда он не занят по основному месту работы.
Ежемесячная продолжительность рабочего времени по совместительству не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени той же категории сотрудников, работающих на постоянной основе (т. е. не по совместительству).*
Такой порядок установлен в статье 284 Трудового кодекса РФ.
Продолжительность отработанного времени (в часах и минутах) отражайте:*
- в нижней строке (графы 4 и 6) формы № Т-12 или во второй и четвертой строках (графа 4) формы № Т-13, если организация применяет унифицированные формы бланков. Такой порядок предусмотрен в разделе 2 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1;
- в соответствующей строке произвольной формы табеля, если организация применяет самостоятельно разработанную форму.
При этом не запрещено указывать дробные числа. Например, если совместитель ежедневно работает по 3 часа 12 минут, то в табеле проставляйте дробное число – 3,2 часа (3 часа + 12 мин : 60 мин/час).*
Из рекомендации «Как вести учет рабочего времени»
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента образования
и кадровых ресурсов Минздрава России
3. Статья: Все чаще компаниям удается получить от ФСС РФ возмещение выплаченных работникам пособий только через суд
И.В.?Боровская, специалист по аудиту ООО «Алинга Консалтинг»
На сумму выплаченных работникам пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам работодатель1 может уменьшить величину начисленных страховых взносов, подлежащих уплате в ФСС РФ (ч. 2 ст. 4.6 Федерального закона от 29.12.06 № 255-ФЗ и ч. 2 ст. 15 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). Если же начисленных взносов недостаточно для зачета всех сумм выданных пособий, работодатель вправе обратиться в территориальное отделение ФСС РФ для получения возмещения (ч. 2 ст. 4.6 Федерального закона от 29.12.06 № 255-ФЗ).
На практике ФСС РФ очень часто отказывает не только в возмещении, но даже и в зачете расходов на выплату пособий. Особенно если речь идет о пособии по беременности и родам, поскольку его размер самый существенный.
Возместят работодателю или нет расходы на выплату пособия, во многом зависит от личности застрахованного сотрудника
Факт выполнения трудовых обязанностей не доказан. Чтобы подтвердить факт исполнения сотрудницей должностных обязанностей, работодатели обычно представляют табель учета рабочего времени, расчетно-платежные ведомости по зарплате, а также любые документы, содержащие ее подписи или свидетельствующие о ее участии в текущей деятельности компании.* Так, если речь идет о бухгалтере-кассире, дополнительно предъявляют подписанные им приходные и расходные кассовые ордера, кассовую книгу, авансовые отчеты и т. п.
Наличие указанных документов суды расценивают как неопровержимое доказательство того, что сотрудница все-таки работала в организации. Значит, пособие ей было выплачено правомерно (постановления ФАС Западно-Сибирского от 17.08.12 № А45-1277/2012 и от 27.12.11 № А27-5736/2011, Уральского от 22.06.12 № Ф09-1225/12 и от 18.08.10 № Ф09-6224/10-С2, Дальневосточного от 19.06.12 № Ф03-1893/2012 округов).*
Однако при наличии обстоятельств, свидетельствующих о создании работодателем искусственной ситуации для незаконного получения средств из бюджета ФСС РФ, суд может отказать ему в возмещении пособия (постановления ФАС Восточно-Сибирского от 30.08.12 № А33-14985/2011 и от 24.02.12 № А69-717/2011, Уральского от 25.04.12 № Ф09-1993/12 и от 26.09.11 № Ф09-5714/11, Поволжского от 19.01.12 № А57-2438/2011 округов).
Одним из таких обстоятельств может оказаться, например, работа беременной сотрудницы еще и по совместительству у другого работодателя, а тем более у нескольких (подробнее читайте во врезке ниже).
Совмещение декретницей работы сразу в нескольких организациях может стать основанием для отказа в возмещении расходов
ФСС РФ нередко отказывает в зачете или возмещении суммы пособия по беременности и родам, если, судя по имеющимся у фонда документам, беременная сотрудница работала одновременно у двух или более работодателей. По мнению судов, отказ возможен только при наличии сопутствующих обстоятельств, таких как принятие на работу незадолго до начала отпуска по беременности и родам, неподтверждение факта выполнения должностных обязанностей, наличие родственных связей с руководством, отсутствие необходимой квалификации или опыта работы (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 05.05.12 № А31-5426/2011 и от 16.12.11 № А29-699/2011).*
Сам факт работы сразу у нескольких работодателей не может являться основанием для отказа ФСС РФ профинансировать расходы на выплату пособий (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 18.10.12 № А45-10896/2012). Ведь согласно Трудовому кодексу заключение трудовых договоров о работе по совместительству допускается с неограниченным числом работодателей (ч. 2 ст. 282 ТК РФ). То есть каждый сотрудник вправе самостоятельно распоряжаться своим временем и решать, сколько он может работать, а сколько времени ему необходимо для отдыха и восстановления сил.
Вместе с тем суд может отказать во взыскании с ФСС РФ суммы выплаченного пособия в случае явной неправдоподобности выполнения трудовых обязанностей одновременно по нескольким местам работы. Тем более если речь идет о работе беременной сотрудницы.
Примечательный пример из практики — постановление ФАС Уральского округа от 03.05.11 № Ф09-1456/11-С2. В этом деле суд отказал в возмещении 3/4 от суммы выплаченного пособия, так как решил, что сотрудница не могла работать и по основному месту работы, и по совместительству. Дело в том, что перед уходом в отпуск по беременности и родам она трудилась сразу у шести работодателей. Согласно табелям учета рабочего времени из 24 часов она работала полный рабочий день по основному месту работы и еще 14 часов по совместительству. По мнению суда, физически это просто невозможно, тем более будучи беременной.
Журнал «Российский налоговый курьер» № 23, Декабрь 2012
4. Ситуация: может ли ФСС России отказать в возмещении пособия по беременности и родам на том основании, что сотрудница не обладает необходимой квалификацией для работы по специальности
Да, может, если ФСС России сможет доказать фиктивность трудовых отношений.
По общему правилу ФСС России может отказать в возмещении пособия, если оно было начислено с нарушением законодательства. В ходе ревизии сотрудники фонда вправе проверить любые документы, связанные с начислением платежей в фонд, а также подтверждающие произведенные организациями расходы на цели обязательного социального страхования (в т. ч. расходы на выплату пособий по беременности и родам).*
Такой порядок следует из подпунктов 2 и 3 пункта 1 статьи 11 Закона от 16 июля 1999 г. № 165-ФЗ, части 7 статьи 34, части 22 статьи 35 и статьи 37 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, части 4 статьи 4.6 и части 4 статьи 4.7 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.
Конкретных перечней проверяемых документов, а также оснований для отказа в возмещении пособия по беременности и родам законодательство не содержит.*
Сотрудники ФСС России могут отказать организации в возмещении пособия при наличии обстоятельств, которые свидетельствуют об умышленном создании искусственной ситуации с целью неправомерного получения средств из фонда (завышения размера пособия). Практика проверок показывает, что одним из таких оснований может быть отсутствие у сотрудницы необходимой квалификации для работы на занимаемой должности (т. е. сотрудницу приняли в штат не для реального выполнения ею трудовых функций, а лишь с целью получения пособия по беременности и родам).
Арбитражные суды подтверждают правомерность действий ФСС России в таких ситуациях, если в дополнение к недостаточной квалификации сотрудницы есть и другие факты, которые в совокупности свидетельствуют о фиктивном характере трудовых отношений и трудоустройстве только с целью получения пособий. Такими фактами могут быть: родственные отношения с руководителем организации-работодателя, необоснованно завышенный размер зарплаты, прием на работу незадолго до наступления отпуска по беременности и родам и т. д. (см., например, постановления ФАС Уральского округа от 16 июня 2011 г. № Ф09-3014/11-С2, Северо-Западного округа от 11 апреля 2011 г. № А26-2551/2010, Восточно-Сибирского округа от 17 марта 2010 г. № А33-12500/2009).
Вместе с тем, сам по себе вывод проверяющих об отсутствии у сотрудницы достаточной квалификации для работы на занимаемой должности не может быть основанием для отказа в возмещении пособия. Чтобы выиграть дело в суде, сотрудники ФСС России должны представить неопровержимые доказательства того, что уровень образования и опыт работы данного специалиста действительно не позволяют ему выполнять порученную работу. И если доводы проверяющих не убедят судей, организация сможет отстоять свое право на возмещение пособий. Но для этого необходимо представить суду документы, подтверждающие:
- наличие фактических трудовых отношений между сотрудницей и организацией-работодателем (в т. ч. трудовой договор, табель учета рабочего времени, расчетные ведомости);
- реальное выполнение сотрудницей трудовых обязанностей;
- необходимость и обоснованность приема на работу данного специалиста;
- факт наступления страхового случая и выплаты пособия по беременности и родам (в т. ч. правильно оформленный больничный листок).
Есть примеры из арбитражной практики, которые подтверждают право организаций на возмещение пособий из ФСС России в аналогичных ситуациях (см., например, определение ВАС РФ от 1 ноября 2013 г. № ВАС-11916/13, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 11 июля 2013 г. № А33-19621/2011, Западно-Сибирского округа от 26 сентября 2011 г. № А27-17239/2010, Уральского округа от 14 сентября 2011 г. № Ф09-5130/11, от 20 декабря 2010 г. № Ф09-10034/10-С2, Северо-Западного округа от 2 августа 2010 г. № А21-11865/2009).
Из рекомендации «Как возместить расходы на выплату пособий, связанных с рождением ребенка, из ФСС России»
Галина Орлова,
внештатный консультант ФСС России
11.04.2014 г.
С уважением, Ольга Пушечкина,
Ваш персональный эксперт.