По общему правилу разменная монета и купюры выдаются кассиру перед началом смены. Для хранения в кассе разменных денег, достаточно оформить приказ о разменном фонде. При правильном оформлении выдачи разменного фонда эти деньги можно оставлять в операционной кассе, не опасаясь штрафа за неоприходование выручки. Ведь они являются деньгами подотчетного лица. Хотя спор с налоговиками, конечно, возможен.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Какие документы нужно оформить при эксплуатации кассового аппарата
Начало рабочей смены
Перед началом работы кассиру-операционисту из главной кассы организации выдаются разменная монета и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями* (п. 3.8, 3.8.1 Типовых правил, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104).
Обязанность обеспечить кассира разменными деньгами возложена на директора или его заместителей, администраторов (п. 3.8.1Типовых правил, утвержденных письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104). Порядок оборота разменных наличных денег (разменного фонда) утвердите приказом руководителя.* Это следует из пунктов 1.11 и 6.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.
Выдачу разменных денег из главной кассы отражайте в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств по форме № КО-5, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 (п. 1.6, 2.4 Положения, утвержденного Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П, указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88). В подтверждение получения разменных монет и купюр кассир-операционист расписывается в графе 4 книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств.
Кроме того, в графе 6 журнала кассира-операциониста отражаются показания суммирующего счетчика на начало рабочего дня (смены). Эта величина должна быть заверена кассиром-операционистом и старшим кассиром (руководителем организации, его заместителем, заведующим секцией и т. д.) (письмо УФНС России по г. Москве от 9 июля 2008 г. № 22-12/066519).
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Если разменные монеты и купюры передаются из главной кассы организации в кассы обособленных подразделений, то при передаче денег необходимо:
Такой вывод следует из пунктов 1.8, 4.5 Положения, утвержденного Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П, и указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.
При поступлении разменных денег в кассу обособленного подразделения организации составьте приходный кассовый ордер по форме № КО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 (п. 3.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Выдачу разменных денег из кассы обособленного подразделения кассирам-операционистам того же подразделения оформите в общем порядке.
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
2. Справочник: Наличные расчеты
1.6.16 Кассир выдал сдачу из денег, не пробитых по кассе.
Любой кассир знает: пусть уж лучше в кассе будет немного меньше денег, чем пробито по чекам, нежели обнаружатся излишки. Дело в том, что даже 10 лишних рублей являются поводом для административного штрафа. Напомним, что для организаций санкции составляют от 40 000 до 50 000 руб. А вот для должностных лиц компании штраф от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ). Ведь неучтенные деньги всегда расцениваются как сокрытие выручки. Между тем есть законный способ хранить в кассе определенное количество лишних денег, не вызывая при этом вопросов проверяющих. Достаточно оформить приказ о разменном фонде (см. образец ниже).*
Для того чтобы у налоговиков точно не возникло вопросов, в приказе нужно четко прописать сумму, которая будет находиться в кассовом аппарате, а также порядок выдачи и сдачи этой суммы. Можно выдавать разменный фонд утром каждый день из кассы организации, а вечером сдавать обратно. Это соответствует порядку, изложенному в пункте 3.8 Типовых правил эксплуатации ККМ, утвержденных Минфином России 30 августа 1993 г. № 104. Там сказано, что разменный фонд кассир получает перед началом работы. В идеале именно так и нужно делать. Но в принципе законодательство не запрещает выдавать сумму размена под отчет на более длительный срок (на неделю, месяц или еще дольше). Такого запрета просто нет в Положении о кассовых операциях, утвержденном Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П. Не было данного запрета и в старом порядке, который действовал до 2012 года. Ведь срок, на который можно выдавать подотчетные суммы, устанавливается по решению руководства компании. Также и цели, на которые выдаются наличные, устанавливает руководство организации. Эти вывод подтверждает постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 12 февраля 2008 г. № Ф04-881/2008(462-А70-43).
При правильном оформлении выдачи разменного фонда эти деньги можно оставлять в операционной кассе, не опасаясь штрафа за неоприходование выручки. Ведь они являются деньгами подотчетного лица (см. постановление ФАС Северо-Западного округа от 26 июня 2007 г. по делу № А56-7698/2007). Хотя спор с налоговиками, конечно, возможен.*
Справочник «Годовой отчет – 2013»
07.04.2014 г.
С уважением,
Татьяна Гнедышева, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Натальей Колосовой,
руководителем направления VIP-поддержки БСС «Система Главбух».