Примерный перечень документов, которые могут запрашивать ПФ и ФСС, указан во внутренних методических рекомендациях. В перечне документов, запрашиваемых для проверки, указаны кассовые документы. Документы на реализацию, не имеющие отношения к начислению страховых взносов, запрашиваться не должны. При подготовке к проверке можно воспользоваться Методическими рекомендациями, утвержденными распоряжением Правления ПФР от 3 февраля 2011 г. № 34р.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Ситуация: Вправе ли ФСС России при камеральной проверке требовать сведения о начисленных взносах и выплатах за счет фонда каждому сотруднику
Да, вправе.
Сотрудники ФСС России в рамках камеральной проверки вправе проверить любые документы, касающиеся начисления платежей в фонд, а также подтверждающие произведенные организациями расходы на цели обязательного социального страхования (в т. ч. расходы на выплату больничных пособий)* (ч. 7 ст. 34 и ч. 1 ст. 37 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).
При получении такого требования организация в течение последующих десяти рабочих дней обязана направить копии данных документов в соответствующее отделение ФСС России. Копии заверьте печатью организации и подписью руководителя (иного уполномоченного должностного лица) (ч. 2 и 5 ст. 37, ч. 6 ст. 4 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).
Если организация не сможет в 10-дневный срок представить запрошенные документы, то в течение дня, следующего за днем получения требования, она должна письменно уведомить об этом проверяющих. В уведомлении организация должна объяснить причины, по которым она не имеет возможности исполнить требование в отведенное для этого время, а также указать сроки, в течение которых она сможет представить истребуемые документы. В этом случае организация вправе рассчитывать на отсрочку. Такой порядок установлен частью 6 статьи 37 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.
Внимание: невыполнение требования сотрудников ФСС России влечет за собой штраф в размере 50 руб. за каждый непредставленный документ* (ч. 7 ст. 37 и ст. 48 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).
При этом законодательством предусмотрен ряд обстоятельств, при которых штраф не взимается или его размер может быть снижен.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Например, штрафа можно избежать, если организация не представила документы фонду, так как они были уничтожены стихийным бедствием (п. 1 ч. 1 ст. 43 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).
Полный перечень обстоятельств, при которых штраф не взимается или его размер может быть снижен, указан в статьях 43 и 44 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.
Из рекомендации «Как возместить расходы на выплату больничных пособий из ФСС России»
Нина Ковязина,
заместитель директора департамента
образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2. Статья: Истребование документов при камеральной проверке
3.2.36 Как проходит камеральная проверка страховых взносов.
Камеральная проверка страховых взносов может проходить в течение трех месяцев с момента представления расчета по взносам (ч. 2 ст. 34 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ) на основании этого документа. Камеральные проверки по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний проводятся в течение двух месяцев с момента представления расчета по взносам (п. 6 Методических указаний, утвержденных постановлением ФСС РФ от 21 мая 2008 г. № 110). Специального решения для начала проведения таких проверок не нужно.
Камеральные проверки расчетов по взносам проводят ревизоры из ПФР и ФСС России.
Если в ходе проверки проверяющие найдут какие-то несоответствия или ошибки в расчете, они должны сообщить об этом страхователю. Бухгалтерия в свою очередь обязана в течение пяти рабочих дней внести исправления в расчет или представить пояснения, подкрепляя их документами. Добавим, что если ошибки обнаружат ревизоры из ФСС РФ, они вправе запросить пояснения либо назначить выездную проверку* (ч. 3 ст. 34 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 11 Методических указаний, утвержденных постановлением ФСС РФ от 21 мая 2008 г. № 110).
Конкретные дополнительные документы могут запросить сами ревизоры. Для этого они должны предъявить соответствующее требование. Ревизорам нужно представить копии документов, которые должны быть заверены подписью руководителя организации (иного уполномоченного лица) и печатью.* Требовать от компании нотариально заверенные копии работники ПФР и ФСС РФ не вправе. Однако законом предусмотрено, что в случае необходимости ревизоры вправе ознакомиться и с подлинниками документов. О том, что в данном случае значит «необходимость», закон умалчивает.
Запрошенные в ходе проверки документы организация должна представить в течение 10 рабочих дней со дня вручения требования. Если у компании нет возможности уложиться в этот срок, в течение дня (следующего за днем получения требования) она должна письменно уведомить об этом проверяющих. В письме необходимо указать причины, которые не позволяют представить документы вовремя, а также новые сроки. Чиновники рассмотрят письмо в течение двух рабочих дней после получения и решат, давать отсрочку или нет.
По всей видимости, письмо лучше лично отнести в отделение фонда или отправить его по электронным каналам связи. Если его отправить по почте, то письмо может идти до адресата в течение двух недель, а то и не прийти вовсе. А за непредставление запрашиваемых документов в установленные сроки компания может быть оштрафована по статье 48 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ (200 руб. за каждый непредставленный документ).
ГОДОВОЙ ОТЧЕТ – 2013
3. Статья: Фирму проверяет ФСС России
Проверяемые документы
Итак, фонд проверяет расчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам и документам, представленным строительной организацией, а также другим документам, касающимся ее деятельности, которые находятся в распоряжении органа контроля.
В первую очередь к ним относится расчетная ведомость.*
В настоящее время применяется форма 4-ФСС, утвержденная приказом Минздравсоцразвития России от 28 февраля 2011 г. № 156н, действующая с I квартала 2011 года. В 2010 году использовалась форма 4-ФСС РФ утвержденная приказом Минздравсоцразвития России от 6 ноября 2009 г. № 871н.
Форму 4-ФСС представляют все строительные организации, выплачивающие вознаграждения физическим лицам по трудовым или гражданско-правовым договорам, не позднее 15-го числа календарного месяца, следующего за отчетным периодом.
Отчетными периодами, согласно пункту 2 статьи 10 закона № 212-ФЗ, являются I квартал, полугодие, 9 месяцев, календарный год. Контролю подвергается документация, относящаяся к расчетному периоду с 1 января 2010 года (письмо Минздравсоцразвития России от 26 мая 2010 г. № 1344-19). Согласно пункту 1 статьи 37 закона № 212-ФЗ, фонд должен предъявить письменное требование о представлении документов.
Компания обязана передать заверенные подписью руководителя и печатью организации копии этих документов в течение 10 дней со дня вручения соответствующего требования. Проверяющие вправе ознакомиться и с подлинниками, но только на территории организации. Перечень контролируемых документов в Методических указаниях № 81 и № 82 не определен, но можно предположить, что он будет таким же, как и для проверок Пенсионного фонда РФ. Поскольку цель проверок одинаковая – контроль за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью уплаты взносов.
Так что при подготовке к проверке можно воспользоваться Методическими рекомендациями утвержденными распоряжением Правления ПФР от 3 февраля 2011 г. № 34р, в пункте 7.4 которых указаны, в частности, следующие бумаги:
- учредительные документы;
- приказы об учетной политике, бухгалтерская отчетность, аудиторские заключения;
- синтетические регистры бухгалтерского (налогового) учета, книги учета доходов и расходов, журналы-ордера, кассовая книга и пр.;
- аналитические регистры бухгалтерского учета по счетам (70, 69, 50, 51, 55, 71, 73,76, 84, 41, 10, 43, 45);
- карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат (иных вознаграждений) и страховых взносов;
- организационно-распорядительные документы, договоры и дополнительные соглашения к ним, в том числе приказы, трудовые договоры и т. д.;
- банковские, кассовые и прочие документы.*
При этом контролеров прежде всего будет интересовать, соответствует ли дата записи хозяйственной операции по начислению выплат в пользу физлиц в регистре бухучета периоду, в котором данные начисления были включены в базу для расчета взносов, а также правильность подсчета соответствующих итогов в представленных расчетах.
Кроме того, сотрудники ФСС России обязательно потребуют документы, подтверждающие правильность расходования средств фонда на выплату положенных работникам пособий (по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком до полутора лет и пр.). В том числе: заявления о назначении пособий; листки нетрудоспособности; заявления на отпуска по беременности и родам и по уходу за ребенком; справки медорганизаций; копии свидетельств о рождении детей и т. д.*
Отметим: дополнительные документы (табели учета рабочего времени, штатное расписание, расчетно-платежные ведомости, платежки по перечислению средств на счета работников и т. п.), подтверждающие правильность исчисления взносов и обоснованность расходов на выплату страхового обеспечения, могут быть затребованы и при проведении камеральной проверки.* Это предусмотрено в пункте 7 статьи 34 закона № 212-ФЗ.
Журнал «Учет в строительстве»№ 3, март 2012
Т.Ю. Рогова,
юрист,
член Палаты налоговых консультантов