Вопрос: Получаем от поставщиков услуг и товаров документы по ЭДО. В графе \"Товар (груз) передал / услуги, результаты работ, права сдал\" написано: Директор, электронной подписи нет. В графах \"Руководитель организации или иное уполномоченное лицо\" и \"Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни\" есть электронная подпись сотрудника - например, руководитель РСЦ филиала... Вправе ли мы принять такой документ или на все указанные должности и фамилии должна быть электронная подпись? Возможны ли претензии налоговых органов при отсутствии эл. подписи в графе \"Товар (груз) передал / услуги, результаты работ, права сдал\"?
Ответ: Нет, такой документ принимать к учету нельзя.
Строка "Товар (груз) передал / услуги, результаты работ, права сдал" обязательна к заполнению в соответствии с требованиями к первичным документам (Закон 402-ФЗ) и в соответствии с Рекомендациями ФНС по заполнению отдельных реквизитов формы УПД (Приложение №3 к Письму ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@). При этом в законе и в рекомендациях ничего не сказано об отсутствии подписи в этой строке в электронном УПД. Так же не предусмотрено проставление такой отметки в электронном УПД как "Директор, электронной подписи нет".
В электронном УПД согласно утвержденному формату (утв. Приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820) предусмотрена подпись лица передавшего товар (груз) со стороны продавца. Поэтому при отсутствии подписи в строке «товар (груз) передал» у покупателя возможны налоговые риски.
В таблице 5.31 формы (область полномочия подписанта) электронного УПД предусмотрено, что подписантами могут быть:
- лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за ее оформление
и
- лицо, ответственное за подписание счетов-фактур.
или
- лицо, совершившее сделку, операцию и ответственное за ее оформление и за подписание счетов-фактур.
Так же есть исключение в правилах оформления УПД: строка "Товар (груз) передал / услуги, результаты работ, права сдал" может не подписываться в том случае, если ответственным за отгрузку товара (передачу работ, услуг) по УПД является тот же работник, который подписал «счет-фактурную» часть документа за руководителя или главного бухгалтера. В этом случае можно обойтись без подписей в данной строке документа, и привести в ней только должность и Ф.И.О. работника (приложение № 3 к письму № ММВ-20-3/96@).
Поэтому, если руководитель РСЦ филиала является лицом, уполномоченным на передачу товара, работ, услуг и лицом, уполномоченным подписывать УПД в части счета-фактуры. В такой ситуации в строке "Товар (груз) передал / услуги, результаты работ, права сдал" может заполняться только сведения о должности руководителя РСЦ и Ф.И.О. без повторения подписи.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Однако в Вашем случае, исходя из того, что в строке "Товар (груз) передал.." указано "Директор, электронной подписи нет" следует, что именно директор отгружает товар, предает работы, услуги, следовательно, в данной строке в обязательном порядке должна быть электронная подпись директора.
Если же именно руководитель ЕРЦ, который подписал счет-фактурную часть, отгружает товар или/и наделен правом подписи актов, УПД услуг, работ, а так же назначен ответственным за оформление операций по передачи товаров, работ, услуг, тогда в строке 10 может быть его должность и Ф.И.О без повторения подписи. При этом не должно быть приписки "Директор, электронной подписи нет"
Так же с целью исключения рисков при отсутствии данной подписи в УПД попросите поставщика предоставить документы (приказы, доверенности), из которых следует, что ответственным лицом за отгрузку и за оформление операции является сотрудник, который подписал счет-фактурную часть УПД.
Эксперты Системы Главбух расскажут в рекомендации, как оформить и заверить электронный первичный документ.
Электронные первичные документы
В Системе Главбух можете скачать образцы, которые пригодятся в работе каждому бухгалтеру. Они согласованы с ФНС, в интернете их не найдете. А сразу после скачивания читайте текст дальше.
Пять документов, которые нужны каждому бухгалтеру