Оприходовать купленные сотрудником материалы и товары нужно на основании первичных документов, акт в произвольной форме или по форме № М-7 нужно оформить, если в организацию не поступил первичный документ.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Рекомендация: Как отразить в бухучете приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо
Дата признания расходов
Расходы, понесенные через подотчетное лицо, отразите в бухучете в день утверждения авансового отчета. В этот момент с сотрудника, который получил деньги под отчет, списывается его долг (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).*
Документальное подтверждение
Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материалы, товары), работы или услуги, то факт их поступления (как и любой другой факт хозяйственной жизни) должен быть подтвержден первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Этот документ должен поступить от поставщика.*
Если такого документа нет, то составьте его сами (например, при поступлении материалов без документов оформите акт в произвольной форме или по форме № М-7 (постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а)). При этом следует иметь в виду, что документ, составленный в произвольной форме, должен содержать все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.*
Приобретение имущества
Если сотрудник приобрел для организации имущество (основные средства, материалы, товары), то его стоимость отразите проводкой:*
Дебет 08 (10, 41) Кредит 71
– оприходовано имущество, приобретенное через подотчетное лицо.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Пример приобретения товаров через подотчетное лицо*
3 апреля секретарю ЗАО «Альфа» Е.В. Ивановой выдано 2000 руб. на покупку канцтоваров для организации.
5 апреля Иванова купила канцтовары на всю эту сумму. (Покупка НДС не облагалась, поскольку продавец применяет упрощенку.) В этот же день руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет сотрудницы, и бухгалтер принял полученные материалы к учету.
Бухгалтер «Альфы» сделал в бухучете такие проводки.
3 апреля:
Дебет 71 Кредит 50
– 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.
5 апреля:
Дебет 10 Кредит 71
– 2000 руб. – получены канцтовары, приобретенные через сотрудницу.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
С уважением, Наталья Колосова,21.02.2014 г.
Ваш персональный эксперт.