старый закон о бухгалтерском учете, в частности п. 3 ст. 9 ФЗ № 129-ФЗ от 21.11.1996 не ставил запрета на передачу права подписывать первичных документов физическому лицу, который не является сотрудником организации. Новый закон о бухгалтерском учете этого сделать не позволяет, поэтому оформить передачу права подписи первичных документов, в данном случае ТОРГ-12 стороннему лицу, который не является сотрудником организации нельзя.
Счет-фактура относится к документу налогового учета и на нее не распространяется действие Закона о бухгалтерском учете, право ее подписи можно передать стороннему физическому лицу (п. 6 ст.169 НК).
Подписание счетов-фактур. Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то либо приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от ее имени. При этом круг лиц, которым передается право подписи, законодательно не ограничен.
Поэтому если документ подписывает уполномоченный гражданин, то его должность в счете-фактуре не нужна. Но после подписи лучше написать его фамилию и инициалы. Именно такой порядок оформления порекомендовал Минфин России в письме от 6 февраля 2009 г. № 03-07-09/04. Если в реквизитах «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер» значатся фамилии и инициалы соответственно руководителя и главбуха, а не уполномоченного сотрудника, то под реквизитами придется сделать дополнительные записи: «За руководителя организации», «За главного бухгалтера». После этих записей уполномоченный сотрудник ставит свою подпись, фамилию и инициалы.
В доверенности должны быть указаны должность, фамилия и инициалы подписавшего лица и отмечено, за кого именно он утверждает документ: за руководителя или за главного бухгалтера. В доверенности также рекомендуется привести срок ее действия. Иначе она может использоваться лишь в течение года (п. 1 ст. 186 ГК РФ).
Если заключить посреднический договор, например договор поручения,
то организация – грузоотправитель сможет выписывать документы от своего имени.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. ЗАКОН ОТ 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Статья 9. Первичные учетные документы
«1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.
2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:*
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.»*
2.Рекомендация: Кто может подписать счет-фактуру
Одним из обязательных элементов заполненного счета-фактуры являются подписи уполномоченных лиц.*
Подписи ответственных лиц
Счет-фактуру на бумажном носителе должны подписать руководитель и главный бухгалтер организации-продавца (исполнителя). Счет-фактуру могут подписать и другие лица, уполномоченные на это распоряжением руководителя или доверенностью от имени организации.* Если поставщиком (исполнителем) является предприниматель, он должен лично подписать счет-фактуру и указать в нем реквизиты своего свидетельства о регистрации.
Счет-фактура, составленный в электронном виде, должен быть заверен усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации или иного лица, уполномоченного на это приказом руководителя или доверенностью организации. Если поставщиком (исполнителем) является предприниматель, он должен заверить электронный счет-фактуру своей усиленной квалифицированной электронной подписью. При составлении организацией счета-фактуры в электронном виде показатель «Главный бухгалтер (подпись) (Ф.И.О.)» не формируется.
Такой порядок следует из положений пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ, пункта 8 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, пункта 1.5 Порядка, утвержденного приказом Минфина России от 25 апреля 2011 г. № 50н.
Передача права подписи
Ситуация: как правильно оформить передачу права подписи счетов-фактур от руководителя и главного бухгалтера другим сотрудникам организации*
Оформляйте передачу права подписи счетов-фактур доверенностью или приказом (распоряжением)
Передачу права подписи счетов-фактур можно оформить доверенностью от организации или приказом (распоряжением) руководителя (п. 6 ст. 169 НК РФ).* Типовых образцов для приказов (распоряжений) нет, поэтому эти документы можно составить в произвольной форме. Главное, чтобы в них содержалась информация о том, кому передается право подписи, и образцы подписей этих сотрудников. Кроме того, в приказе (распоряжении) можно установить срок, в течение которого уполномоченный сотрудник вправе подписывать счета-фактуры. Можно также предусмотреть, кто наделяется правом подписи вместо уполномоченного сотрудника на период его болезни или отсутствия по иным причинам.
Состав обязательных реквизитов счета-фактуры установлен статьей 169 Налогового кодекса РФ, поэтому их изменение недопустимо. Это касается и таких реквизитов счета-фактуры, как «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо».Таким образом, если счет-фактуру подписывает уполномоченный сотрудник, то указывать его должность в этом документе не следует. Но для идентификации лица, фактически подписавшего счет-фактуру, после подписи необходимо указать его фамилию и инициалы.* Такой порядок оформления счета-фактуры, подписанного сотрудником, уполномоченным на то приказом (распоряжением) руководителяили доверенностью от имени организации, рекомендован Минфином России в письмах от 23 апреля 2012 г. № 03-07-09/39, от 6 февраля 2009 г. № 03-07-09/04, ФНС России в письме от 18 июня 2009 г. № 3-1-11/425.
Вместе с тем, если сотрудник, уполномоченный подписывать счета-фактуры, указал в нем свою должность, такой документ не является составленным с нарушениями установленного порядка. Ни Налоговый кодекс РФ, ни постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 не запрещают указывать в счетах-фактурах дополнительные реквизиты (сведения), том числе и наименования должностей лиц, уполномоченных подписывать эти документы. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 23 апреля 2012 г. № 03-07-09/39 и от 6 февраля 2009 г. № 03-07-09/04.
Ольга Цибизова, начальник отдела косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
3.Статья: Недочеты в реквизитах счетов-фактур стали не так страшны для вычетов
Не та подпись в счете-фактуре лишит покупателя права на вычет
Наравне с реквизитами особое внимание я рекомендую уделять подписям в счете-фактуре. Требования к ним установлены в пункте 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ.
По общему правилу счет-фактуру подписывают руководитель и главбух поставщика. Между тем поставить подпись на документе могут и другие сотрудники (менеджеры, товароведы и т. д.). Но на это им потребуется либо доверенность от компании, либо приказ руководителя. Типовых образцов для таких документов нет, поэтому каждая компания составляет их в произвольной форме. Главное, чтобы в этих документах была информация о том, кому передается право подписи и образцы подписей сотрудников. Кроме того, в доверенности или распоряжении может быть установлен срок, в течение которого сотрудники имеют возможность подписывать счета-фактуры. Дополнительно там могут быть перечислены и те, кто станет расписываться в счетах-фактурах, когда ответственные сотрудники уйдут в отпуск или заболеют.*
К сожалению, налоговое законодательство не обязывает продавцов представлять своим покупателям копии документов о праве подписей счетов-фактур. Но если поставщик при налоговой проверке не представит такой документ, то покупатель уже не сможет принять НДС к вычету по счету-фактуре, подписанному не директором и не главбухом.
Чтобы обезопасить себя, покупателям можно посоветовать еще при заключении сделки просить копии либо доверенности, либо приказа.
– Скажите, нужно ли в счете-фактуре указывать должность того сотрудника, которому передано право подписи? – Нет, не нужно. Смотрите, в статье 169 Налогового кодекса РФ дан перечень обязательных реквизитов счета-фактуры. Их изменение недопустимо. Это в полной мере относится и к таким реквизитам, как «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер». Поэтому если документ подписывает уполномоченный сотрудник, то его должность в счете-фактуре не нужна. Но после подписи лучше написать его фамилию и инициалы. Именно такой порядок оформления порекомендовал Минфин России в письме от 6 февраля 2009 г. № 03-07-09/04. Если в реквизитах «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер» значатся фамилии и инициалы соответственно руководителя и главбуха, а не уполномоченного сотрудника, то под реквизитами придется сделать дополнительные записи: «За руководителя организации», «За главного бухгалтера». После этих записей уполномоченный сотрудник ставит свою подпись, фамилию и инициалы. Такой порядок оформления предложили уже налоговики в письме ФНС России от 18 июня 2009 г. № 3-1-11/425.*
|
Журнал «Семинар для бухгалтера» №4, апрель 2010
О.А. Букина
к. э. н., профессиональный бухгалтер, главный аудитор ООО «Аудит-Стандарт», налоговый консультант, член Учебно-методического совета Палаты налоговых консультантов
4.Статья: Налогоплательщик не обязан брать доверенность на право подписив счете-фактуре
Допустим, вы видите, что в счете-фактуре расписался не руководитель (главный бухгалтер) организации, а другой сотрудник. Тогда желательно взять у контрагента доверенность или иной документ на право визирования счетов-фактур. В нем должны быть указаны должность, фамилия и инициалы подписавшего сотрудника и отмечено, за кого именно он утверждает документ: за руководителя или за главного бухгалтера. В доверенности также рекомендуется привести срок ее действия. Иначе она может использоваться лишь в течение года (п. 1 ст. 186 ГК РФ).* В приказе направо подписи необязательно сообщать срок. У поставщика можно не запрашивать документы, если в счете-фактуре даны реквизиты нужного приказа или доверенности.
ЖУРНАЛ «АРБИТРАЖНАЯ НАЛОГОВАЯ ПРАКТИКА», № 1, ЯНВАРЬ 2010
5.Рекомендация: Какие бывают виды посреднических договоров
Гражданским законодательством определены три вида посреднических договоров: договор поручения, договор комиссии и агентский договор.*
По каждому из этих договоров заказчик (доверитель, комитент, принципал) может поручить посреднику (поверенному, комиссионеру, агенту):*
- реализовать принадлежащие ему товары (найти клиентов, нуждающихся в результатах его работ или услугах);
- приобрести необходимые ему товары (работы, услуги).
Независимо от характера поручения, данного заказчиком, за его исполнение посреднику положено вознаграждение. По агентскому и комиссионному договорам выплата вознаграждения обязательна (ст. 991, 1006 ГК РФ). По договору поручения вознаграждение может не выплачиваться только в том случае, если это прямо предусмотрено договором (п. 1 ст. 972 ГК РФ).
Олег Хороший, государственный советник налоговой службы РФ III ранга
19.09.2014 г.
С уважением,
Светлана Шарипкулова, эксперт БСС «Система Главбух».
Ответ утвержден Варварой Абрамовой,
ведущим экспертом БСС «Система Главбух».