отражение в учете выдачи материальной помощи несовершеннолетнему ребенку зависит от того, за счет каких источников она начисляется.
Если материальная помощь начисляется за счет нераспределенной прибыли прошлых лет делается проводка:
Дебет 84 Кредит 76 – начислена материальная помощь несовершеннолетнему ребенку за счет нераспределенной прибыли прошлых лет.
Если материальная помощь начисляется за счет прибыли текущего года делается проводка:
Дебет 91-2 Кредит 76 – начислена материальная помощь несовершеннолетнему ребенку за счет прибыли текущего года.
При выплате материальной помощи несовершеннолетнему ребенку в бухучете делается проводка:
Дебет 76 Кредит 50 – выплачена материальная помощь несовершеннолетнему ребенку (за минусом удержанного НДФЛ).
С выплаты материальной помощи несовершеннолетнему ребенку на сумму более 4000 руб. организация должна удержать НДФЛ, поскольку несовершеннолетние дети также являются плательщиками НДФЛ. Однако от их имени в налоговых правоотношениях могут выступать их законные представители, в частности родители (письма Минфина России от 10.07.2008 № 03-04-05-01/230, ФНС России от 23.04.2009 № 3-5-04/495, УФНС России по г. Москве от 15.07.2009 № 20-14/4/072968).
Удержание НДФЛ отражается проводкой:
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Дебет 76 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ» – удержан НДФЛ с суммы материальной помощи.
На выплаты материальной помощи несовершеннолетнему ребенку начислять страховые взносы не нужно.
НДФЛ нужно удержать и перечислить в бюджет в день выплаты материальной помощи. Перечислить удержанный НДФЛ нужно по реквизитам той налоговой инспекции, в которой организация состоит на учете. КБК для перечисления НДФЛ в бюджет в 2014 году приведены в таблице. При заполнении платежных поручений соблюдайте установленные правила.
С выплаченного несовершеннолетнему ребенку дохода, в сумме, превышающей 4000 руб., в налоговую инспекцию по местонахождению организации нужно представить сведения по форме 2-НДФЛ не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным. То есть, если доход выдан в 2014 год, справку 2-НДФЛ за 2014 год нужно представить не позже 1 апреля 2015 года.
В поле «Код дохода» справки по форме 2-НДФЛ можно поставить код 2710 (приложение № 3 к приказу ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611).
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» коммерческая версия.
1.Рекомендация: Как оформить и отразить в бухучете оказание сотруднику (члену семьи сотрудника) материальной помощи
Источники выплаты
Организация вправе оказать сотруднику (члену семьи сотрудника) материальную помощь. Обычно ее выплачивают за счет собственных средств организации. На эти цели можно направить как нераспределенную прибыль прошлых лет, так и прибыль текущего года.*
Помощь за счет прибыли прошлых лет
При начислении материальной помощи за счет нераспределенной прибыли прошлых лет сделайте такую проводку:
Дебет 84 Кредит 73 (76)
– начислена материальная помощь сотруднику (члену семьи сотрудника) за счет нераспределенной прибыли прошлых лет.
Помощь за счет прибыли текущего года
В бухучете материальную помощь за счет прибыли текущего года отразите проводкой:
Дебет 91-2 Кредит 73 (76)
– начислена материальная помощь сотруднику (члену семьи сотрудника) за счет прибыли текущего года.
Такой порядок следует из Инструкции к плану счетов (счета 73, 76, 91-2, абз. 9 Инструкции к плану счетов).
При выплате материальной помощи сотруднику (члену семьи сотрудника) в бухучете сделайте проводку:
Дебет 73 (76) Кредит 50 (51)
– выплачена материальная помощь сотруднику (члену семьи сотрудника).
Это следует из Инструкции к плану счетов (счета 73, 76, 50, 51).
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2.Рекомендация: Как отразить при налогообложении оказание сотруднику материальной помощи. Организация применяет общую систему налогообложения
НДФЛ и страховые взносы
По общему правилу материальная помощь облагается:
- НДФЛ (п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ);
- взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
- взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Есть исключения из данного правила, когда налог и взносы платить не нужно.
Пример отражения в бухучете и при налогообложении материальной помощи, выплаченной сотруднику в связи с рождением ребенка. Организация применяет общую систему налогообложения
Секретарь ЗАО «Альфа» Е.В. Иванова родила ребенка 5 апреля 2014 года. В связи с этим событием организация решила выделить сотруднице единовременную материальную помощь в размере 52 000 руб.
Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний организация рассчитывает по тарифу 0,2 процента. Сумма выплат в пользу сотрудницы, облагаемых взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, не превысила с начала года 624 000 руб.
Бухгалтер отразил операции в учете так:
Дебет 91-2 Кредит 73
– 52 000 руб. – начислена материальная помощь сотруднице;
Дебет 73 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 260 руб. ((52 000 руб. – 50 000 руб.) ? 13%) – удержан НДФЛ с суммы материальной помощи, превышающей 50 000 руб.;*
Дебет 91-2 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
– 440 руб. ((52 000 руб. – 50 000 руб.) ? 22%) – начислены пенсионные взносы;
Дебет 91-2 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
– 58 руб. ((52 000 руб. – 50 000 руб.) ? 2,9%) – начислены страховые взносы в ФСС России;
Дебет 91-2 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
– 102 руб. ((52 000 руб. – 50 000 руб.) ? 5,1%) – начислены страховые взносы в ФФОМС;
Дебет 91-2 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
– 4 руб. ((52 000 руб. – 50 000 руб.) ? 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы материальной помощи;
Дебет 73 Кредит 50
– 51 740 руб. (52 000 руб. – 260 руб.) – выдана из кассы материальная помощь в связи с рождением ребенка.
В налоговом учете в состав расходов бухгалтер включил начисленные страховые взносы в размере 604 руб. (440 руб. + 58 руб. + 102 руб. + 4 руб.).
Сергей Разгулин
действительный государственный советник РФ 3-го класса
Олег Хороший
советник налоговой службы РФ III ранга
3.Рекомендация: Кто должен платить НДФЛ
НДФЛ платят как резиденты (с доходов, полученных от источников в России и за ее пределами), так и нерезиденты (с доходов, полученных от источников в России). Об этом говорится в статьях208 и 209 Налогового кодекса РФ.
Удержание НДФЛ налоговым агентом
В большинстве случаев НДФЛ должны удержать и заплатить в бюджет налоговые агенты (источники выплаты дохода). Но иногда получатель дохода платит налог самостоятельно (в таких случаях организация не будет налоговым агентом) (п. 1 и 2 ст. 226 НК РФ).
Организация не обязана удерживать НДФЛ в случаях:*
- если выплачивает доход предпринимателю или другому человеку, занимающемуся частной практикой (например, нотариусу, адвокату) (ст. 227 НК РФ);
- если выплачивает доход, налог с которого получатели платят самостоятельно (п. 1 ст. 228 НК РФ);
- если является источником дохода по операциям купли-продажи ценных бумаг, финансовых инструментов срочных сделок и не выступает при этом брокером, доверительным управляющим или другим посредником (п. 18 ст. 214.1 НК РФ).
В остальных случаях организация (обособленное подразделение иностранной организации) признается налоговым агентом и обязана удержать налог с получателя дохода* (п. 1 и 2 ст. 226 НК РФ). При этом обособленные подразделения иностранных организаций должны исполнять обязанности налоговых агентов независимо от того, имеют они статус постоянных представительств или нет, есть баланс и банковские счета или нет (письма Минфина России от 6 августа 2013 г. № 03-04-06/31538 и от 18 ноября 2009 г. № 03-04-06-01/299).
Внимание: за неудержание (неполное удержание) и (или) неперечисление (неполное перечисление) налога налоговые агенты несут ответственность постатье 123 Налогового кодекса РФ. В некоторых случаях сотрудников организации могут привлечь к административной (ст. 15.11 КоАП РФ) и уголовной ответственности (ст. 199.1 УК РФ).
Налоговая ответственность предусмотрена в виде:
- пеней в размере 1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки (п. 4 и 7 ст. 75 НК РФ);
- штрафа в размере 20 процентов от суммы неудержанного (не полностью удержанного) или неперечисленного (не полностью перечисленного) налога (ст. 123 НК РФ).
Пени рассчитают так:
Пени |
= |
Не уплаченный в срок налог |
? |
Количество календарных дней просрочки |
? |
1/300 ставки рефинансирования, действовавшей в период просрочки |
Пени начислят за каждый день просрочки платежа, в том числе за выходные и нерабочие праздничные дни. Количество дней просрочки рассчитывают со следующего дня после установленного срока перечисления налога до дня его уплаты (проведения зачета и т. д.). За день, когда обязательство по уплате налога было исполнено, пени не начисляются. Это связано с тем, что они взимаются с суммы задолженности перед бюджетом, образовавшейся в результате просрочки платежа. В день предъявления в банк платежного поручения (проведения зачета и т. д.) задолженность по налогу считается погашенной (п. 3 ст. 45 НК РФ). То есть база для начисления пеней в этот день равна нулю. Следовательно, основания для начисления пеней за этот день отсутствуют.
Такой порядок следует из положений пунктов 3 и 4 статьи 75 Налогового кодекса РФ и раздела VII Требований, утвержденных приказом ФНС России от 18 января 2012 г. № ЯК-7-1/9.
Привлечение налогового агента к ответственности по статье 123 Налогового кодекса РФ не освобождает его от обязанности перечислить в бюджет причитающиеся суммы удержанного НДФЛ и пеней (п. 5 ст. 108 НК РФ). Это означает, что налоговая инспекция может взыскать эти суммы с организаций в бесспорном порядке (п. 1 ст. 46, п. 1 ст. 47 НК РФ). Исключение установлено в отношении государственных (муниципальных) учреждений, которым открыт лицевой счет в Казначействе России (финансовом органе). Взыскать с них сумму НДФЛ и пени налоговая инспекция может только в судебном порядке (подп. 1 п. 2 ст. 45 НК РФ, ст. 239 Бюджетного кодекса РФ).
Кроме того, если в учете и отчетности сумма налога искажена на 10 процентов и более, то по заявлению налоговой инспекции суд может применить к должностным лицам организации (например, к ее руководителю) административную ответственность в виде штрафа в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).
В каждом конкретном случае виновный в правонарушении устанавливается индивидуально. При этом суды исходят из того, что руководитель отвечает за организацию бухучета, а главный бухгалтер – за его правильное ведение и своевременное составление отчетности (п. 24 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18). Поэтому субъектом такого правонарушения обычно признается главный бухгалтер (бухгалтер с правами главного). Руководитель организации может быть признан виновным:
- если в организации вообще не было главного бухгалтера (постановление Верховного суда РФ от 9 июня 2005 г. № 77-ад06-2);
- если ведение учета и расчет налогов были переданы специализированной организации (п. 26 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18);
- если причиной нарушения стало письменное распоряжение руководителя, с которым главный бухгалтер был не согласен (п. 25 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18).
Штрафа по НДФЛ можно избежать, если организация докажет, что у нее не было возможности удержать НДФЛ у сотрудника (п. 21 постановления Пленума ВАС РФ от 30 июля 2013 г. № 57). При этом арбитражные суды подтверждают, что налоговый агент не обязан за счет собственных средств перечислять в бюджет налог, удержать который он не имел возможности (см., например, постановление Президиума ВАС РФ от 26 сентября 2006 г. № 4047/06, определение ВАС РФ от 4 февраля 2008 г. № 385/08, постановления ФАС Центрального округа от 20 сентября 2007 г. № А23-3907/05А-5-385, Восточно-Сибирского округа от 21 апреля 2008 г. № А33-10850/07-Ф02-1418/08, от 18 июля 2006 г. № А33-5710/05-Ф02-3461/06-С1, Северо-Западного округа от 26 июня 2007 г. № А42-8832/2006,Северо-Кавказского округа от 13 февраля 2007 г. № Ф08-403/07-177А). Если удержать НДФЛ невозможно, то организация обязана в течение месяца с даты окончания налогового периода уведомить налоговую инспекцию о неудержанной сумме налога (подп. 2 п. 3 ст. 24, п. 5 ст. 226 НК РФ).
Уголовная ответственность может наступить за недоимку в крупном или особо крупном размере. Определение этих понятий дано в примечании к статье 199Уголовного кодекса РФ.
К уголовной ответственности могут привлечь человека, на которого фактически возложены обязанности по расчету, удержанию или перечислению налога. Им может быть:
- руководитель (сотрудник, выполняющий его функции);
- главный бухгалтер (сотрудник, выполняющий его функции);
- другой сотрудник, на которого возложены обязанности по расчету, удержанию и перечислению налога.
Обязательным условием уголовной ответственности является наличие личных интересов в неисполнении обязанностей налогового агента. Например, если сотрудники организации присвоили суммы удержанного налога. Личный интерес может быть и неимущественным (например, семейственность или желание приукрасить реальное состояние дел).
Об этом говорится в пункте 17 постановления Пленума Верховного суда РФ от 28 декабря 2006 г. № 64.
Меры налоговой ответственности за совершение преступлений налоговыми агентами приведены в таблице Уголовная ответственность за нарушение налогового законодательства.
Дополнительным наказанием может быть лишение руководителя, главного бухгалтера или другого сотрудника организации права занимать определенные должности (ст. 199.1 УК РФ).
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
4.Рекомендация: На какие выплаты нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование
Облагаемые выплаты
Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование начисляйте на вознаграждения, которые выплачиваются в денежной и натуральной форме:*
- в рамках трудовых отношений;
- руководителю организации, который является ее единственным участником или учредителем (независимо от наличия трудового договора с ним);
- по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг;
- по авторским договорам.
К выплатам и вознаграждениям, облагаемым страховыми взносами, в частности, относятся:*
- зарплата;
- надбавки и доплаты (например, за выслугу лет, стаж работы, совмещение профессий, работу в ночное время и т. д.);
- премии и вознаграждения, в том числе начисленные уволенным сотрудникам за периоды, когда они работали в организации (письмо Минтруда России от 2 сентября 2013 г. № 17-3/1450);
- вознаграждения за выполнение работ по договору подряда;
- вознаграждения по договору на оказание услуг;
- вознаграждения по договору авторского заказа;
- вознаграждения по лицензионному договору за предоставление права использования произведения литературы или искусства;
- вознаграждения в пользу авторов произведений, начисленные организациями по управлению правами на коллективной основе (например, Российским союзом правообладателей, Российским авторским обществом, Всероссийской организацией интеллектуальной собственности);
- компенсации за неиспользованный отпуск (как связанные, так и не связанные с увольнением).
Такой порядок следует из положений части 1 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ,абзаца 2 части 1 статьи 7 Закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ, подпункта 1 пункта 1 статьи 2 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, подпункта 1 части 1 статьи 10 Закона от 29 ноября 2010 г. № 326-ФЗ и пункта 2 Разъяснений, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 8 июня 2010 г. № 428н.
Любовь Котова,
заместитель директора департамента развития
социального страхования Минтруда России
5.Рекомендация: Как перечислить НДФЛ в бюджет налоговому агенту
Дата получения доходов, не связанных с оплатой труда, зависит от того, в какой форме получен доход – денежной, натуральной или в виде материальной выгоды.
При получении дохода в денежной форме датой получения дохода является день выплаты денег человеку*. Под выплатой в этом случае понимается:
- получение им наличных денег;
- зачисление денег на банковский счет получателя дохода (третьих лиц по его поручению).
Такие правила установлены подпунктом 1 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ.
Дата удержания НДФЛ
После того как дата получения дохода определена, необходимо установить, когда организация сможет удержать НДФЛ. Для доходов в денежной форме это день выплаты денег человеку.* НДФЛ с доходов, выданных в натуральной форме, удерживайте из любых денежных вознаграждений, выплачиваемых сотруднику. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов от суммы вознаграждения. Такие условия удержания НДФЛ установлены в пункте 4статьи 226 Налогового кодекса РФ.
Сроки уплаты НДФЛ в бюджет
После того как дата удержания НДФЛ определена, можно установить срок перечисления удержанного налога в бюджет. Он зависит от формы дохода (денежная или натуральная) и от источника его выплаты.
НДФЛ с материальной выгоды и доходов, выплаченных в натуральной форме, перечисляйте на следующий день после фактического удержания налога.
НДФЛ с доходов сотрудников в денежной форме перечисляйте в следующие сроки:*
- в день получения денег в банке, если организация выплачивает доход наличными, полученными с расчетного счета;
- в день перечисления денег на счета сотрудников, если организация выплачивает доход в безналичном порядке;
- на следующий день после выдачи дохода, если организация выплачивает его из других источников.
Такой порядок предусмотрен пунктом 6 статьи 226 Налогового кодекса РФ. При определении сроков уплаты налога удобнее пользоваться таблицей.
Куда перечислять НДФЛ
Удержанный НДФЛ перечислите по реквизитам той налоговой инспекции, в которой организация состоит на учете (абз. 1 п. 7 ст. 226 НК РФ). КБК для перечисления НДФЛ в бюджет в 2014 году приведены в таблице. При заполнении платежных поручений соблюдайте установленные правила.*
При этом для организаций, у которых есть обособленные подразделения, действует особый порядок уплаты НДФЛ.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
6.Рекомендация: Как составлять справку по форме 2-НДФЛ
Справка по форме 2-НДФЛ нужна для того, чтобы подтвердить доходы, которые человек получил за налоговый период (как правило, за год), а также сумму удержанного с этих доходов налога. По таким справкам налоговые инспекторы проверяют, правильно ли применили вычеты и та ли сумма налога в итоге ушла в бюджет.
Форма справки о доходах физического лица (2-НДФЛ) и рекомендации по ее заполнению утверждены приказом ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611.
Кто должен составлять и сдавать справки
Сдавать справки 2-НДФЛ должны налоговые агенты. То есть те организации, которые выплачивают доходы физлицам*. Как правило, это работодатели. При этом составлять справку нужно по каждому человеку, который получает доход.
Отчитываться по доходам в роли налогового агента не надо лишь в следующих ситуациях:
- организация приобрела у гражданина имущество или имущественные права, принадлежащее ему на праве собственности;
- выплаты получает предприниматель (в т. ч. участник договора инвестиционного товарищества).
В этих случаях НДФЛ платит непосредственно тот, кто получил доход. Это следует из положений пункта 2 статьи 226, пункта 2 статьи 214.5, статей 227 и 228 Налогового кодекса РФ. И этот же человек должен самостоятельно отчитаться в налоговую инспекцию, но уже по другим формам. Например, по форме 3-НДФЛ. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 29 декабря 2010 г. № 03-04-06/6-321.
Сдать справку 2-НДФЛ понадобится и в том случае, когда организация должна, но не может удержать налог с выплаченных доходов. Например, она вручила подарок стоимостью более 4000 руб. человеку, который не является сотрудником данной организации.
Кроме того, налоговые инспекторы могут запросить 2-НДФЛ у человека, который самостоятельно отчитывается по полученным доходам, например от продажи квартиры, и при этом заявляет право на налоговые вычеты (ст. 31 НК РФ). В этом случае налоговый агент (работодатель) обязан предоставить такому человеку справку по его запросу.
Какие доходы включить в справку
В справку по форме 2-НДФЛ нужно включить все доходы, которые облагаются налогом. Таким образом, учтите все суммы, которые выплатили гражданину, как по трудовому, так и по гражданско-правовому договору (п. 3 ст. 226, ст. 210 НК РФ).
Ситуация: нужно ли сдать в налоговую инспекцию справку по форме 2-НДФЛ в отношении материальной помощи (подарков) в сумме, не превышающей 4000 руб. Другие доходы гражданину в течение налогового периода не выплачивались
Нет, не нужно.
По общему правилу представлять в налоговую инспекцию справку по форме 2-НДФЛ должны налоговые агенты (п. 2 ст. 230 НК РФ). Доходы в виде материальной помощи (подарков) в сумме, не превышающей 4000 руб. в пределах календарного года, НДФЛ не облагаются (п. 28 ст. 217 НК РФ). В отношении этих доходов организация не признается налоговым агентом. Следовательно, она не должна вести учет этих доходов, удерживать с них НДФЛ, а также подавать в налоговую инспекцию сведения по форме 2-НДФЛ* (п. 1 ст. 226, п. 1 ст. 24 НК РФ). Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 20 июля 2010 г. № 03-04-06/6-155, от 29 января 2010 г. № 03-04-06/6-4, от 6 апреля 2009 г. № 03-04-06-01/79, от 16 марта 2009 г. № 03-04-06-01/62 и ФНС России от 8 ноября 2010 г. № ШС-37-3/14851.
Есть примеры судебных решений, которые подтверждают такую точку зрения (см., например, определения ВАС РФ от 9 апреля 2010 г. № ВАС-3867/10, от 5 ноября 2008 г. № 12980/08, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 2 декабря 2009 г. № А33-8418/2008, от 20 февраля 2008 г. № А33-11147/07-Ф02-374/08, Западно-Сибирского округа от 17 июня 2008 г. № Ф04-3698/2008(6798-А27-29), от 19 марта 2008 г. № Ф04-2003/2008(2378-А27-34), Уральского округа от 30 июня 2009 г. № Ф09-3585/09-С3, от 5 марта 2009 г. № Ф09-983/09-С2, Центрального округа от 6 ноября 2007 г. № А09-6171/06-29-12-29, от 8 июня 2006 г. № А35-1803/05-С3, Северо-Западного округа от 20 ноября 2008 г. № А05-10210/2007, от 12 января 2006 г. № А66-1551/2004).
Вместе с тем, некоторые суды занимают другую позицию. Они поясняют, что организации, которые оказывают гражданам материальную помощь или вручают подарки, признаются налоговыми агентами по НДФЛ независимо от суммы выплаченных доходов. Если сумма доходов не превышает величину, установленную пунктом 28 статьи 217 Налогового кодекса РФ, обязанности налогового агента сводятся к ведению учета этих доходов и передаче соответствующих сведений в налоговую инспекцию. Такие выводы содержатся в определении ВАС РФ от 6 апреля 2007 г. № 3640/07, постановлениях ФАС Волго-Вятского округа от 16 декабря 2008 г. № А82-2813/2008-20, от 21 декабря 2006 г. № А38-443-17/118-2006, Поволжского округа от 12 января 2006 г. № А06-3897У-4-13/05.
Порядок заполнения
Заполняйте справку по форме 2-НДФЛ по общим правилам. Используйте рекомендации, утвержденные приказом ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611.*
При составлении справок используйте сведения, отраженные в регистрах налогового учета по НДФЛ.
В заголовке справки в поле «признак» укажите 1, если справка предоставляется в качестве ежегодной отчетности (п. 2 ст. 230 НК РФ). Если сообщаете в инспекцию о том, что невозможно удержать налог (например, при выдаче подарка), укажите «2» (п. 5 ст. 226 НК РФ).
В поле «в ИФНС» проставьте четырехзначный код налоговой инспекции, где стоит на учете налоговый агент. Например: 7743, где 77 – код региона, 43 – номер инспекции.
Далее укажите год, за который оформляете справку, ее порядковый номер и дату составления.
Раздел 1
В разделе 1 укажите основную информацию о налоговом агенте: наименование, ИНН, КПП, контактный телефон.
Для организации это ИНН и КПП – их можно посмотреть в уведомлении о постановке на учет организации. А для индивидуальных предпринимателей ставят только ИНН. Посмотреть его можно в уведомлении о постановке на учет. В графе КПП поставьте прочерк.
В поле «Код по ОКТМО» укажите код территории, на которой зарегистрирован налоговый агент. Этот код определяйте по Общероссийскому классификатору, утвержденному приказом Росстандарта от 14 июня 2013 г. № 159-ст или с помощью сопоставительной таблицы по кодам ОКАТО и ОКТМО.
Если доходы человеку выплатило головное отделение организации, то в справке по форме 2-НДФЛ укажите ИНН, КПП и ОКТМО по местонахождению именно «головы». Если организация является крупнейшим налогоплательщиком, укажите КПП, присвоенный межрегиональной (межрайонной) инспекцией ФНС России по крупнейшим налогоплательщикам.
Если же доходы выплатило обособленное подразделение организации, то в справке укажите КПП и ОКТМО по местонахождению этого подразделения.
Об этом сказано в письмах ФНС России от 8 августа 2012 г. № ЕД-4-3/13214 и от 7 февраля 2012 г. № ЕД-4-3/1838.
Если в течение календарного года гражданин получал доходы в различных обособленных подразделениях с разными кодами ОКТМО, по каждому из них придется составить отдельную справку. Правомерность такого требования подтверждена решением ВАС РФ от 30 марта 2011 г. № ВАС-1782/11.
Раздел 2
В разделе 2 укажите персональные данные сотрудника.
В поле «ИНН» проставьте ИНН сотрудника. Посмотрите его в свидетельстве о постановке на учет физического лица. Такой документ можно попросить при приеме на работу. Следует отметить, чтосотрудник не обязан его представлять. Также узнать ИНН можно на сайте ФНС России в разделе «Электронные сервисы / Узнай ИНН».
Фамилию, имя, отчество укажите полностью, без сокращений, как в паспорте. Писать латинскими буквами допускается только для иностранцев. Отчество не заполняйте, только если его нет в паспорте.
В поле «Статус налогоплательщика» укажите 1, если сотрудник является налоговым резидентом. Если он нерезидент, укажите 2. В отношении нерезидентов – высококвалифицированных специалистов поставьте 3.
Далее укажите дату рождения на основании документа, удостоверяющего личность.
В поле «Гражданство (код страны)» укажите код страны, постоянного проживания сотрудника. Например, код России – 643, Украины – 804. При заполнении справки для нерезидента используйте Общероссийский классификатор стран мира, утвержденный постановлением Госстандарта России от 14 декабря 2001 г. № 529-ст.
При заполнении поля «Код документа, удостоверяющего личность» используйте справочник «Коды документов». Он является приложением 5 к приказу ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611. Серию и номер паспорта укажите без учета знака «№».
В поле «Адрес места жительства в Российской Федерации» укажите полный адрес постоянного местожительства сотрудника. Возьмите его из паспорта или из другого документа, подтверждающего такой адрес. При заполнении поля «Код региона» используйте справочник «Коды регионов». Он является приложением 6 к приказу ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611.
Если какой-либо элемент адреса отсутствует, например район, то отведенное для этого элемента поле не заполняйте.
В отношении нерезидентов и иностранных граждан можно не указывать адрес местожительства в России. В таком случае необходимо заполнить поле «Адрес в стране проживания».
Ситуация: какой код нужно указать в поле «Код дохода» справки 2-НДФЛ для выплаченной компенсации за неиспользованный отпуск
В этом случае надо указать код 4800 «Иные доходы».
Поле «Код дохода» в справке по форме 2-НДФЛ заполняют на основании справочника «Коды доходов», утвержденного приказом ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611*. В указанном справочнике не установлен код для доходов в виде компенсации за неиспользованный отпуск. По мнению налогового ведомства, при отражении в справке компенсации за неиспользованный отпуск нужно указать код 4800 «Иные доходы» (письмо ФНС России от 8 августа 2008 г. № 3-5-04/380).
Раздел 3
Таблицу раздела 3 заполняйте помесячно. В заголовке укажите налоговую ставку, по которой облагаются доходы, отраженные в этом разделе. Если в течение года один и тот же человек получал доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, раздел 3 заполняйте отдельно для каждой налоговой ставки.
При заполнении таблицы раздела 3 используйте справочники «Коды доходов» и «Коды вычетов». Эти справочники утверждены приказом ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611. Перечень вычетов, уменьшающих налоговую базу по НДФЛ, приведен в таблице.
В разделе 3 показывайте профессиональные налоговые вычеты (ст. 221 НК РФ), вычеты в размерах, предусмотренных статьей 217 Налогового кодекса РФ, а также суммы, уменьшающие налоговую базу в соответствии со статьями 213.1, 214, 214.1 Налогового кодекса РФ. Отражайте эту информацию напротив тех доходов, в отношении которых должны быть применены вычеты.
Раздел 4
В разделе 4 укажите стандартные налоговые вычеты (ст. 218 НК РФ), социальные (ст. 219 НК РФ), а также имущественные вычеты на приобретение (строительство) жилья (подп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ). При этом в пункте 4.1 нужно указать суммы фактически предоставленных вычетов.
Код, который надо проставить в графе «Код вычета», можно определить по приложению 4 кприказу ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611. В графе «Сумма вычета» впишите сумму вычета, соответствующую указанному коду. То есть количество заполненных строк в пункте 4.1 зависит от количества видов вычетов, которые были предоставлены сотруднику.
Аналогичные разъяснения содержатся в письме ФНС России от 3 июня 2009 г. № 3-5-03/749.
Отражая в форме 2-НДФЛ стандартные налоговые вычеты, применяйте коды 114–125. Учтите, что начиная с составления справок за 2012 год коды вычетов 108–113 из справочника не используются. Об этом сказано в письме ФНС России от 26 декабря 2012 г. № 3-5-06/2146.
Для некоторых вычетов специальные коды в справочнике отсутствуют. В частности, нет кода для социального вычета в сумме уплаченных дополнительных страховых взносов на накопительную часть пенсии (подп. 5 п. 1 ст. 219 НК РФ). До тех пор, пока в приказ ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611 не внесут соответствующие изменения, в форме 2-НДФЛ такие вычеты нужно указывать с кодом 620 «Иные суммы, уменьшающие налоговую базу в соответствии с положениями главы 23 «Налог на доходы физических лиц». Об этом сказано в письме ФНС России от 6 февраля 2014 г. № БС-4-11/1917.
В пунктах 4.2–4.3 укажите номер и дату уведомления, подтверждающего право сотрудника на имущественный налоговый вычет. Такое уведомление выдает налоговая инспекция по заявлению физического лица. В пункте 4.4 проставьте код инспекции, которая выдала такое уведомление.
Раздел 5
В разделе 5 отразите общую сумму дохода и налога по итогам года. Этот раздел заполняйте отдельно по каждой ставке налога.
В пункте 5.1 укажите общую сумму дохода по итогам налогового периода. Для этого сложите все доходы, указанные в разделе 3. Налоговые вычеты в этот показатель не включайте.
Если справка предоставляется в связи с невозможностью удержать налог, то укажите общую сумму дохода, с которой не удержали налог.
В пункте 5.2 укажите налоговую базу, с которой исчислен налог. Для этого нужно вычесть из общей суммы доходов, отраженной в пункте 5.1, сумму всех налоговых вычетов, которые отражены в разделах 3 и 4 справки 2-НДФЛ.
В пункте 5.3 отразите сумму исчисленного налога. Для этого умножьте налоговую базу на ставку, указанную в разделе 3. Если заполняете справку с признаком «2» (если невозможно удержать налог), укажите сумму налога, которую вы исчислили, но не удержали.
В пункте 5.4 отразите сумму налога, которую вы удержали с доходов сотрудника. Если невозможно удержать налог, этот пункт не заполняйте.
В пункте 5.5 укажите сумму налога, которую вы перечислили за год. Если заполняете справку с признаком «2» (если невозможно удержать налог), данный пункт не заполняйте. Учитывайте особенности, связанные с уплатой налога с зарплаты сотрудника за последний месяц отчетного года. Если НДФЛ с декабрьской зарплаты был перечислен в бюджет в январе следующего года, сумма налога все равно должна быть включена в показатель строки 5.5 справки 2-НДФЛ за отчетный год. Такие разъяснения содержатся в письме ФНС России от 12 января 2012 г. № ЕД-4-3/74. Если зарплата за декабрь выплачена после 1 апреля (после того, как справка о доходах за предыдущий год была сдана в инспекцию), то сумму зарплаты и удержанного с нее НДФЛ отразите в справке 2-НДФЛ за следующий год (письмо ФНС России от 7 октября 2013 г. № БС-4-11/17931).
В пункте 5.6 укажите сумму налога, которую излишне удержали. Если заполняете справку с признаком «2» (если невозможно удержать налог), данный пункт не заполняйте.
В пункте 5.7 отразите сумму налога, которую вы не удержали в отчетном году.
Все показатели в справке (кроме суммы НДФЛ) отражайте в рублях и копейках. Сумму налога показывайте в полных рублях (суммы до 50 коп. отбрасывайте, суммы в 50 коп. и более округляйте в большую сторону).
Если в течение года один и тот же человек получал доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, в справку по форме 2-НДФЛ включите несколько разделов 5. Об этом сказано врекомендациях, утвержденных приказом ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611.
На заполненную справку ставится подпись руководителя и печать.
Если справка не может быть размещена на одной странице, заполните необходимое количество страниц. На следующей странице вверху справки укажите порядковый номер страницы и дублирующий заголовок «Справка о доходах физического лица за 20__ год № ___ от ________».
При этом поле «налоговый агент» должно быть заполнено на каждой странице справки.
Об этом сказано в рекомендациях, утвержденных приказом ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611.
Пример оформления справки о доходах по форме 2-НДФЛ*
А.С. Кондратьев работает экономистом в организации. Его данные: Александр Сергеевич Кондратьев, гражданин РФ, дата рождения – 15 апреля 1978 года, паспорт серии 46 00 № 462135 выдан ОВД «Войковский» г. Москвы 23 ноября 2000 года, прописан по адресу: 125127, г. Москва, ул. 2-я Радиаторская, д. 5, к. 1, кв. 40, ИНН 703254479214.
Организация состоит на налоговом учете в ИФНС № 43 по Северному административному округу г. Москвы (муниципальный округ Коптево). Код по ОКТМО – 453410000. ИНН 7708123456, КПП 770801001. Руководитель организации – Александр Владимирович Львов, тел. (495) 154-60-90.
В 2013 году ежемесячная зарплата Кондратьева составила 19 200 руб. В июле 2013 года Кондратьев брал ежегодный оплачиваемый отпуск и ему были выплачены отпускные в размере 17 300 руб. (и зарплата за фактически отработанное время в июле – 1800 руб.).
Кондратьев женат, у него есть пятилетний сын. В связи с этим в течение всего 2013 года ему предоставлялся стандартный налоговый вычет по 1400 руб. в месяц (подп. 4 п. 1, п. 2 ст. 218 НК РФ). Прав на иные стандартные вычеты Кондратьев не имеет.
В октябре 2013 года Кондратьев купил квартиру в г. Коломне Московской области стоимостью 340 000 руб.
В ноябре Кондратьев подал в бухгалтерию организации:
- заявление с просьбой предоставить имущественный налоговый вычет в связи с приобретением квартиры;
- уведомление № 3752/07 от 30 октября 2013 г., выданное ИФНС № 4 г. Коломны Московской области, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет в размере 340 000 руб. (в размере фактической стоимости квартиры, но не более 2 000 000 руб.) (подп. 2 п. 1 ст. 220 НК РФ).
На основании указанных документов организация предоставила сотруднику имущественный вычет по доходам, полученным им с ноября 2013 года. При этом НДФЛ, удержанный до получения от сотрудника заявления на имущественный вычет,организация не возвращала.
До конца налогового периода (за ноябрь и декабрь) организация предоставила Кондратьеву имущественный налоговый вычет (с учетом стандартных вычетов) в размере 35 600 руб. (19 200 руб. – 1400 руб. + 19 200 руб. – 1400 руб.) (п. 3 ст. 220 НК РФ).
Таким образом, общая налоговая база Кондратьева за 2013 год составила 177 900 руб. (19 200 руб. ? 11 мес. + 1800 руб. + 17 300 руб. – 1400 руб. ? 12 мес. – 35 600 руб.). Сумма удержанного налога составила 23 127 руб.
28 марта 2014 года бухгалтер сдал в инспекцию справку о доходах Кондратьева за 2013 год.
Как сдать
Представить справку 2-НДФЛ можно одним из следующих способов*. Первый: лично или через представителя. Второй: заказным письмом по почте. И третий: в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.
Об этом сказано в пунктах 3–4 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576. Подробнее о способах представления справок в налоговые инспекции см. Как представить справку по форме 2-НДФЛ.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
7.Рекомендация: Как и когда сдать справку по форме 2-НДФЛ
Налоговые агенты должны не только удерживать и перечислять НДФЛ c выплаченных физлицам доходов, но и представлять сведения об этом в налоговую инспекцию. Такие сведения представляют по форме 2-НДФЛ. О том, как заполнить форму 2-НДФЛ, см. Как составить справку по форме 2-НДФЛ.
Куда сдавать
Справки по форме 2-НДФЛ нужно сдавать в налоговые инспекции по месту учета налоговых агентов (п. 2 ст. 230 НК РФ). Организации представляют такую справку в налоговую инспекцию, где они стоят на учете по своему местонахождению*. Физические лица – по местожительству. То есть по адресу, где человек прописан. Это следует из пункта 1 статьи 83 и статьи 11 Налогового кодекса РФ.
Когда сдавать
По общему правилу организации и индивидуальные предприниматели должны подать справки 2-НДФЛ в налоговую инспекцию не позднее 1 апреля года, следующего за отчетным. То есть справку 2-НДФЛ за 2013 год нужно представить не позже 1 апреля 2014 года*. Если организация ликвидируется или реорганизуется в середине года, то такую справку нужно подать за период с начала налогового периода до даты ликвидации или реорганизации (п. 3 ст. 55 НК РФ, письмо ФНС России от 26 октября 2011 г. № ЕД-4-3/17827).
Способы подачи справок
Организации могут подавать сведения о доходах по форме 2-НДФЛ следующими способами*:
- непосредственно в налоговую инспекцию через представителя организации на электронныхили бумажных носителях. В этом случае сведения считаются представленными в день их подачи;
- почтовым отправлением с описью вложения. В этом случае сведения считаются представленными на дату их отправки по почте;
- в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В этом случае сведения считаются представленными на дату их отправки, зафиксированную в подтверждении специализированного оператора или налоговой инспекции.
Об этом сказано в пунктах 3–4 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса