организация может учесть расходы по приобретению сотового телефон, если такие расходы подтверждены документально и экономически обоснованы. Критерием экономической обоснованности затрат на приобретение телефона для целей налогообложения является, в частности, необходимость работника в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях. При этом в данном случае нужно обосновать приобретение двух телефонов для одного сотрудника.
В налоговом учете расходы на приобретение телефона могут формировать стоимость амортизируемого имущества (если стоимость телефона более 40 000 руб.), и списываться через амортизацию, включаться в полном размере в состав материальных расходов в момент его ввода в эксплуатацию (если стоимость телефона менее 40 000 руб.).
Если расходы на приобретение сотового телефона не являются экономически обоснованными, учесть их при расчете налога на прибыль не получится.
Если организация подарила телефон директору, она обязана удержать НДФЛ со стоимости подарка превышающей 4000 руб. и подать справку по форме 2-НДФЛ. Если организация не может удержать налог со стоимости подарка, она должна сообщить об этом в налоговую инспекцию. Сообщения о невозможности удержать налог подаются также на бланках по форме 2-НДФЛ.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» коммерческая версия.
1.Статья: Затраты на мобильную связь
Н.Н. Парасоцкая, доцент кафедры «Бухгалтерский учет» Финансового университета при Правительстве РФ
С помощью сотового телефона в организациях решается множество служебных вопросов. В Налоговом кодексе РФ нет деления на мобильную и стационарную связь. Есть одно понятие «услуги связи», затраты на которые принимаются для целей налогообложения в полном объеме. При этом в бухгалтерском и налоговом учете есть особенности отражения расходов на мобильную связь.
Приобретение телефона
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Затраты на мобильную связь включают в себя расходы на покупку сотовых телефонов*, расходы на оплату услуг мобильной связи, которые в свою очередь включают затраты на подключение абонентского номера, телефонные переговоры и др.
Организация также может использовать телефон работника при решении служебных вопросов.
Мобильный телефон – устройство сложное, совмещающее множество функций. Его стоимость может варьироваться в зависимости от модели и количества выполняемых операций. При этом порядок бухгалтерского и налогового учета расходов на приобретение телефона зависит от того, является он амортизируемым имуществом или нет.*
Постановка на учет
В соответствии с пунктом 4 ПБУ 6/01 при принятии к бухгалтерскому учету активов в качестве основных средств необходимо единовременное выполнение ряда условий.
В частности, объект должен быть предназначен для использования в производстве продукции, при выполнении работ или оказании услуг и др. в течение длительного времени (свыше 12 месяцев) и способен приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем.
Кроме того, стоимость объекта должна быть не ниже 40 000 руб. и не должна предполагаться последующая его перепродажа.
Для правомерности отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций по приобретению сотовых телефонов бухгалтеру строительной организации прежде всего необходимо определить, к какой амортизационной группе активов они относятся.
Согласно Классификации основных средств... (далее – Классификация),мобильные телефоны можно отнести к 3-й группе (имущество со сроком полезного использования свыше 3 лет и до 5 лет включительно).
И хотя данная Классификация применяется для определения срока полезного использования амортизируемого имущества для целей налогового учета, применение ее положений для бухгалтерского учета не противоречит действующему законодательству. Стоимость объектов основного средства погашается в процессе начисления амортизации (п. 17 ПБУ 6/01). При этом организация самостоятельно выбирает один из способов начисления амортизации, установленных в пункте 18 ПБУ 6/01.
Активы стоимостью в пределах лимита, определенного в учетной политике организации, но не более 40 000 руб. за единицу могут отражаться в бухгалтерском учете и отчетности в составе материально-производственных запасов.
Особенности налогообложения
Амортизируемым имуществом в целях налогообложения прибыли признается имущество, которое находится у организации на праве собственности, используется ею в целях извлечения дохода и стоимость которого погашается путем начисления амортизации.*
К амортизируемому относится имущество со сроком полезного использования свыше 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 40 000 руб.
Срок полезного использования организация определяет на дату ввода телефона в эксплуатацию. Как правило, организация может самостоятельно установить срок полезного использования актива, используя для этих целей Классификацию. Он должен находиться в пределах срока, предусмотренного для данной амортизационной группы.
Статья 257 Налогового кодекса РФ устанавливает порядок определения первоначальной стоимости телефона, признанного амортизируемым имуществом. Она складывается из расходов: на приобретение, сооружение, изготовление, доставку и доведение имущества до состояния, пригодного для использования (за минусом суммы НДС).
Уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль организация может, включив начисленную сумму амортизации мобильного телефона в расходы. Но только в случае, если телефон передан работнику, которому он необходим для решения служебных вопросов.
В случае если стоимость телефона менее 40 000 руб., затраты, связанные с приобретением сотового телефона, включаются в полном размере в состав материальных расходов в момент его ввода в эксплуатацию. Указанные расходы являются косвенными, и поэтому они уменьшают налогооблагаемый доход того отчетного (налогового) периода, в котором сотовый телефон фактически был введен в эксплуатацию в организации. Об этом сказано в пункте 2 статьи 318 Налогового кодекса РФ.
Кроме того, расходы должны быть подтверждены документально и оформлены в соответствии с законодательством. Основание – пункт 1статьи 252 Налогового кодекса РФ.*
Поэтому при покупке и передаче мобильного телефона внутри строительной организации оформляются типовые документы, предназначенные для учета материально-производственных запасов и основных средств. Их формы утверждены постановлениями Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а и от 21 января 2003 г. № 7.
Затраты на ремонт мобильного телефона, в случае если он признан амортизируемым имуществом, относятся к расходам на ремонт основных средств. Такие затраты рассматриваются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией, и учитываются в размере фактических затрат в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены.
Учет sim-карты
Sim-карта представляет собой карту, с помощью которой обеспечивается идентификация абонентской станции (абонентского устройства), ее доступ к сети подвижной связи, а также защита от несанкционированного использования абонентского номера.
В наиболее частых вариантах sim-карта приобретается совместно с сотовым телефоном. Но затраты на ее покупку не включаются в первоначальную стоимость сотового телефона и в учете отражаются отдельно, то есть мобильный телефон и sim-карта не представляют собой единый инвентарный объект. На это есть ряд причин.*
Во-первых, sim-карту можно использовать на другом сотовом телефоне.
Во-вторых, используемый сотовый телефон может быть подключен к другому оператору сотовой связи.
В-третьих, во время зарубежных деловых командировок чаще всего используется другая sim-карта, которая обеспечивает более экономный международный роуминг, а в остальное время – обычная sim-карта.
В-четвертых, некоторые модели мобильных телефонов поддерживают одновременную работу двух sim-карт, что позволяет автоматически выбирать sim-карту в зависимости от потребностей абонента и качества доступной связи.
Расходы на подключение sim-карты в виде разового платежа являются оплатой услуг оператора по выделению личного телефонного номера и доступу к сети подвижной связи. Это означает, что стоимость sim-карты в целях бухгалтерского учета и налогообложения прибыли учитывается обособленно от стоимости сотового телефона.
Расходы на подключение для целей бухгалтерского учета учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). В целях налогообложения они признаются в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
Как указано в письме Минфина России от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/350, для признания затрат в целях налогообложения необходимо иметь в том числе утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи, а также наличие договора с оператором на оказание услуг связи, детализированных счетов оператора связи.
При этом критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи для целей налогообложения будет являться необходимость работника в соответствии с установленными в должностной инструкции обязанностями использовать сотовый телефон в служебных целях.*
Причем указанный порядок признания расходов будет применяться и в том случае, если при приобретении услуг связи предоставленные налогоплательщику телефонные номера (sim-карты) установлены на мобильные телефоны, принадлежащие работникам.
Журнал «Учет в строительстве» № 12, декабрь 2012
2.Ситуация: Как удержать НДФЛ со стоимости подарка сотруднику (ребенку сотрудника)
По общему правилу независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, со стоимости подарков, не превышающих 4000 руб. в год на одного сотрудника, НДФЛ не удерживайте (п. 28 ст. 217 НК РФ). Если же стоимость подарков на одного сотрудника за год окажется больше этого предела, то с суммы, превышающей 4000 руб., удержите НДФЛ* (п. 2 ст. 226 НК РФ). Исключением из данного правила является подарок, выданный по основаниям, предусмотренным в пункте 8 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Например, подарок в связи с рождением ребенка, выданный сотруднику в течение первого года после рождения. Такой доход не облагается НДФЛ, даже если стоимость подарка выше 4000 руб., но не превышает 50 000 руб. в год (п. 8 ст. 217 НК РФ).
НДФЛ удержите при первой же выплате денег сотруднику*. При этом общая сумма налога, которую можно удержать, не должна превышать 50 процентов от зарплаты или другого денежного вознаграждения, причитающегося к выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Стоимость переданного подарка для целей исчисления НДФЛ определите с учетом НДС, руководствуясь требованиями статьи 105.3 Налогового кодекса РФ (п. 1 ст. 211 НК РФ).
Удержание НДФЛ в бухучете отразите проводкой:
Дебет 70 (73) Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– удержан НДФЛ с доходов сотрудника.
Перечислите НДФЛ в бюджет не позднее следующего дня после его удержания (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Пример удержания НДФЛ со стоимости товаров, переданных в подарок сотрудникам
В 2014 году к празднику 8 марта по приказу руководителя ООО «Торговая фирма"Гермес"» сотрудницам организации были вручены косметические наборы. В коллективе «Гермеса» две женщины, ежемесячная зарплата каждой из них составляет 22 000 руб.
Покупная стоимость каждого косметического набора равна 2500 руб. (в т. ч. НДС – 381 руб.).
В марте бухгалтер «Гермеса» отразил передачу подарков сотрудницам так:
Дебет 73 Кредит 41
– 4238 руб. ((2500 руб. – 381 руб.) ? 2) – списана стоимость косметических наборов, переданных в подарок сотрудницам;
Дебет 91-2 Кредит 73
– 4238 руб. – задолженность сотрудниц за подаренные косметические наборы отнесена на прочие расходы, ввиду того что передача безвозмездная.
Все сотрудники «Гермеса» (включая и этих сотрудниц) уже получали вещевыеподарки в 2014 году к юбилею организации. Их стоимость составляла 3000 руб. на человека (с учетом НДС).
Стоимость наборов, выданных к 8 марта, войдет в налоговую базу по НДФЛ в марте.
Детей у сотрудниц нет, поэтому стандартные налоговые вычеты им не предоставляются. Бухгалтер «Гермеса» так рассчитал НДФЛ, который нужно удержать с зарплаты каждой из сотрудниц:
22 000 руб. ? 13% + ((3000 руб. + 2500 руб. – 4000 руб.) ? 13%) = 3055 руб.
Эта сумма не превышает 50 процентов зарплаты каждой из сотрудниц к выплате – 11 000 руб. (22 000 руб. ? 50%). Поэтому всю сумму НДФЛ бухгалтер удержал с зарплаты сотрудниц за март 2014 года.
В учете 31 марта 2014 года бухгалтер сделал запись:
Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 3055 руб. – удержан НДФЛ с зарплаты сотрудницы за март.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
3.Рекомендация: Что делать организации, если удержать НДФЛ невозможно
Информирование налоговой инспекции
О выплаченных доходах, из которых налоговый агент не удержал (не может удержать) НДФЛ, следует сообщить в налоговую инспекцию*. Это нужно сделать в течение месяца после окончания налогового периода, в котором такие доходы были выплачены (т. е. до 1 февраля следующего года).
Помимо налоговой инспекции, о невозможности удержания НДФЛ нужно уведомить и самого налогоплательщика, получившего доход.
Такой порядок следует из положений пункта 5 статьи 226 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмом Минфина России от 12 марта 2013 г. № 03-04-06/7337.
Сообщения о невозможности удержать налог подавайте на бланках по форме 2-НДФЛ* (п. 2 приказа ФНС России от 17 ноября 2010 г. № ММВ-7-3/611) с указанием в поле «Признак» цифры 2. Передавать эти сообщения нужно в том же порядке, что и сведения о выплаченных доходах (п. 1Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576).
После того как налоговый агент известил налоговую инспекцию и налогоплательщика о невозможности удержать НДФЛ, удерживать недостающую сумму налога он не должен. Даже если в следующих налоговых периодах у него есть (появится) такая возможность. Такой вывод содержится в письмах Минфина России от 12 марта 2013 г. № 03-04-06/7337, от 17 ноября 2010 г. № 03-04-08/8-258, от 9 февраля 2010 г. № 03-04-06/10-12. В этом случае заплатить НДФЛ человек должен будет самостоятельно не позднее 15 июля года, следующего за годом, в котором он получил доходы, с которых налоговый агент не смог удержать налог (п. 4 ст. 228 НК РФ).
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса