Обязанность по ведению кассовой книги возложена на все обособленные подразделения организации, в которых совершаются кассовые операции. Причем данное правило не поставлено в зависимость от наличия статуса филиала, факта нахождения подразделения в том же или ином регионе, наличия у обособленного подразделения расчётного счета.
Следовательно, поступление и выдачу наличных денежных средств следует отражать в отдельной кассовой книге обособленного подразделения.
Действующее законодательство не устанавливает отдельного порядка ведения кассовой книги обособленным подразделением. Поэтому запись о количестве листов книги обособленного подразделения заверяется в общем порядке - подписью руководителя и главного бухгалтера организации и скрепляется оттиском печати юридического лица.
Кроме того, в кассовой книге проставляется подпись кассира и лица, ответственного за сверку информации по кассовым документам и информации, отраженной в кассовой книге. По данным реквизитам проставляются подписи лиц, ответственных в обособленном подразделении, соответственно, за проведение кассовых операций и сверку указанной информации.
Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендациях «Системы Главбух»
1. Рекомендация: Как вести кассовую книгу (форма № КО-4)
<.>..>
Ведение книги в обособленном подразделении
Если организация проводит кассовые операции через обособленные подразделения (филиалы, представительства), то поступление или выдачу наличных денежных средств отражайте в отдельной кассовой книге обособленного подразделения.* Такой порядок следует из положений абзаца 9 пункта 2.5, пункта 5.6 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П. Данное правило должно соблюдаться каждым обособленным подразделением, ведущим кассовые операции, причем независимо от наличия у него банковского счета* (письма ФНС России от 12 сентября 2012 г. № АС-4-2/15195 и Банка России от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255).
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
При этом организации следует соблюдать ряд требований:
- не позднее следующего рабочего дня получать от обособленных подразделений отрывной лист кассовой книги на бумажном носителе или распечатанный второй экземпляр листа электронной кассовой книги. При соблюдении законодательства России об электронном документообороте (в частности, Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ) допускается обмен листами кассовой книги в электронном виде с последующей передачей того же листа на бумажном носителе (п. 5.6 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П);
- подбирать и брошюровать листы кассовых книг по каждому обособленному подразделению (абз. 9 п. 2.5 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П);
- разработать порядок приема и выдачи наличных денег уполномоченным представителям обособленных подразделений через кассу организации (п. 3.5, 4.5 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П);
- установить лимит остатка наличных денег в кассе каждого обособленного подразделения, которому открыт счет в банке (п. 1.2 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П);
- при расчете лимита остатка наличных денег в кассе головной организации учитывать наличные деньги, хранящиеся в обособленных подразделениях, не имеющих расчетных счетов (п. 1.3, 6.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).
Ситуация: нужно ли вести отдельную кассовую книгу обособленному подразделению, которое не является филиалом (представительством) организации
Да, нужно.
Обязанность по ведению кассовой книги возложена на все обособленные подразделения организации, в которых совершаются кассовые операции. Такие разъяснения даны департаментом наличного денежного обращения Банка России в письме от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255. Аналогичной позиции придерживается и ФНС России в письме от 17 мая 2013 г. № АС-4-2/8827.*
Арбитражная практика по этому вопросу неоднородна. Некоторые суды считают, что независимо от того, является или нет обособленное подразделение филиалом (представительством), оно должно вести кассовую книгу (см., например, постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 19 марта 2013 г. № А56-59643/2012).
Однако есть примеры судебных решений, в которых говорится, что кассовую книгу обязаны вести только сама организация, ее филиалы и представительства (см., например, постановления Второго арбитражного апелляционного суда от 25 декабря 2012 г. № А28-6462/2012, Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 10 декабря 2012 г. № А56-39499/2012). Следует учитывать, что на практике такой подход может привести к спору с проверяющими. Есть вероятность, что налоговая инспекция посчитает действия организации неправомерными и привлечет ее к ответственности (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).
<.>..>
Елена Попова,
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
2. Положение ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации»
<...>
5.3. Кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге 0310004, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге 0310004 сумму остатка наличных денег на конец рабочего дня и проставляет подпись.
5.4. Записи в кассовой книге 0310004 сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.*
<...>
3. Статья: Филиал проводит операции с наличными
<...>
Правила ведения кассовых операций в подразделениях
Прежде всего внутренним распорядительным документом требуется установить обязанность ведения кассовой книги в обособленном подразделении. При этом лимит денежной наличности, самостоятельно установленный организацией, должен быть распределен между головным офисом и филиалом. Также требуется определить сотрудника, ответственного по отражению в учете операций. Листы бумажной кассовой книги формы 0310004 , утвержденной постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 , изначально брошюруются и пронумеровываются.
Альтернативный вариант применяется при подготовке ее с применением технических средств. В этом случае требуется обеспечить сохранность данных на электронных носителях и исключить возможность их несанкционированного изменения. Лист книги в двух экземплярах выводится на печать в конце рабочего дня. Ее страницы нумеруются автоматически с начала календарного года. Они подбираются в хронологической последовательности, затем брошюруются. Делается это по мере необходимости, но не реже одного раза в календарный год.
Надпись о количестве листов книги заверяется подписью руководителя и главного бухгалтера и скрепляется оттиском печати юридического лица.* Контролирует ведение книги главный бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель
<...>
Журнал «Учет в торговле», №8, 2013