Если активы приобретены через подотчетных лиц (оплачены наличными), расходы могут быть подтверждены товарными чеками, квитанциями. Наличие кассового чека в этом случае необязательно.
По общему правилу получить вычет НДС по товарам (работам, услугам), приобретенным через подотчетное лицо, можно только на основании счета-фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ).
Следовательно, при наличии товарного чека принять к вычету НДС, оплаченный сотрудником, при отсутствии счета-фактуры нельзя.
Сотрудник должен приложить к авансовому отчету платежные документы и документы, подтверждающие покупку.
Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.
В качестве документов, подтверждающих покупку могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» vip-версия
1. Рекомендация: Как отразить при налогообложении приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо. Организация применяет общую систему налогообложения
Cитуация: можно ли принять к вычету НДС по товарам (работам, услугам), приобретенным через подотчетное лицо, если счет-фактура отсутствует
Нет, нельзя.
По общему правилу получить вычет НДС по товарам (работам, услугам), приобретенным через подотчетное лицо, можно только на основании счета-фактуры (п. 1 ст. 172 НК РФ).* Единственное исключение из этого правила – командировочные расходы в виде оплаты проезда и найма жилья. При оплате сотрудником таких затрат основанием для вычета «входного» НДС могут быть не счета-фактуры, а бланки строгой отчетности (п. 18 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). Иных особенностей для вычета НДС по товарам (работам, услугам), приобретенным подотчетными лицами, в налоговом законодательстве не предусмотрено. Следовательно, в остальных случаях принять к вычету НДС, оплаченный сотрудником, при отсутствии счета-фактуры нельзя.* Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 3 августа 2010 г. № 03-07-11/335, от 9 марта 2010 г. № 03-07-11/51, МНС России от 13 мая 2004 г. № 03-1-08/1191/15, от 10 октября 2003 г. № 03-1-08/2963/11-АЛ268.
В сфере розничной торговли и услуг, оказываемых непосредственно населению, обязанность по выставлению счетов-фактур считается выполненной при выдаче покупателю других документов, в том числе кассовых чеков (п. 1 ст. 172, п. 7 ст. 168 НК РФ). Однако, по мнению контролирующих ведомств, это правило не распространяется на покупку товаров (работ, услуг) подотчетными лицами с целью их дальнейшего использования в предпринимательской деятельности организации и предъявления к вычету «входного» НДС. Следовательно, при приобретении товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо считать кассовый чек аналогом счета-фактуры и принимать на его основании НДС к вычету организация не вправе (ст. 492 ГК РФ, письма Минфина России от 19 марта 2004 г. № 04-03-11/42, МНС России от 13 мая 2004 г. № 03-1-08/1191/15, от 10 октября 2003 г. № 03-1-08/2963/11-АЛ268). Позицию контролирующих ведомств разделяют некоторые суды (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 24 января 2005 г. № А66-7929/2004).
Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организациям принять к вычету НДС по кассовому чеку при отсутствии счета-фактуры. Они заключаются в следующем.
Продавец не обязан требовать от покупателя (в т. ч. подотчетника) подтверждения его статуса (потребитель, представитель организации, предприниматель) (ст. 5 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).
Выдав покупателю кассовый чек, продавец исполняет обязанность, предусмотренную пунктом 7 статьи 168 Налогового кодекса РФ. И если в этом чеке указана сумма НДС, покупатель может воспользоваться налоговым вычетом, так как исходя из положений законодательства счет-фактура не является единственным документом для предоставления вычетов по НДС (см., например, пункт 5 определения Конституционного суда РФ от 2 октября 2003 г. № 384-О, постановление Президиума ВАС РФ от 13 мая 2008 г. № 17718/07, определения ВАС РФ от 22 октября 2008 г. № 13065/08, от 3 апреля 2007 г. № 3127/07, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 31 июля 2008 г. № А78-6177/07-С3-22/56-Ф02-3423/08, Поволжского округа от 11 января 2007 г. № А57-6533/05-17, Западно-Сибирского округа от 20 июля 2009 г. № Ф04-4134/2009(10406-А67-42), Уральского округа от 20 ноября 2007 г. № Ф09-9527/07-С2, Северо-Западного округа от 22 апреля 2009 г. № А56-29646/2007, от 14 ноября 2007 г. № А56-33572/2006, Московского округа от 20 августа 2007 г. № КА-А40/7956-07). Более того, некоторые суды признают правомерным вычет по НДС даже по тем кассовым чекам, в которых сумма налога отдельной строкой не выделена (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 17 сентября 2007 г. № Ф04-6361/2007(38155-А46-14), Уральского округа от 2 августа 2007 г. № Ф09-6013/07-С2).
Сергей Разгулин,
заместитель директора департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики Минфина России
2. Рекомендация: Как оформить приобретение товаров (работ, услуг) через подотчетное лицо
Доверенность
В учете коммерческих учреждений:
Чтобы при приобретении товаров или услуг сотрудник мог действовать от имени организации, выдайте ему доверенность. Ее можно выписать по унифицированной форме № М-2 или № М-2а (утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а), если применение унифицированных форм утверждено руководителем, или по форме, разработанной организацией самостоятельно и утвержденной руководителем. При этом в документе должны содержаться все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Ситуация: обязательно ли выдавать доверенность подотчетному лицу, для того чтобы он выступал от имени организации
Нет, не обязательно. Законодательство не содержит такого требования.
Однако, если не выдать доверенность сотруднику, у организации могут возникнуть проблемы с получением счета-фактуры. Именно этот документ служит основанием для вычета НДС по приобретенным через сотрудника товарам (работам, услугам) (п. 1 ст. 172 НК РФ).
Сложность с получением счета-фактуры может возникнуть потому, что при продажах за наличный расчет розничные продавцы вправе не выставлять счета-фактуры, а ограничиться кассовыми чеками (п. 7 ст. 168 НК РФ). Действуя без доверенности, сотрудник организации выступает как обычный человек, приобретающий вещи для личного использования. Поэтому продавец не обязан выписывать ему счет-фактуру.
Но если сотрудник предъявит доверенность от организации, поставщик должен будет выставить счет-фактуру. В этом случае сотрудник станет действовать от имени организации, и у продавца появится обязанность выписать требуемый документ (п. 3 ст. 168 НК РФ).
Такая позиция изложена в письме МНС России от 10 октября 2003 г. № 03-1-08/2963/11-АЛ268.
Получение наличных
Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен написать заявление в произвольной форме, в котором нужно указать необходимую сумму и на какие цели она будет потрачена. Руководитель организации должен сделать на заявлении надпись о том, какую сумму и на какой срок нужно выдать по этому заявлению (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).
Отчет по подотчетным суммам
В учете коммерческих учреждений:
В течение трех дней со дня окончания срока, на который выданы подотчетные суммы, сотрудник обязан отчитаться по ним (п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Для этого он должен представить в бухгалтерию авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55), если применение унифицированных форм утверждено руководителем, или по форме, разработанной организацией самостоятельно и утвержденной руководителем. При этом в документе должны содержаться все обязательные реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Ситуация: можно ли составлять авансовый отчет один раз по итогам месяца. В течение месяца деньги выдаются под отчет одному и тому же сотруднику несколько раз (например, 5-го и 15-го числа)
Нет, нельзя.
Выдать деньги под отчет можно при условии, что сотрудник отчитался за ранее полученный аванс (абз. 3 п. 4.4 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П, п. 214 Инструкции к Единому плану счетов № 157н). При составлении одного авансового отчета по всем подотчетным суммам, выданным в течение месяца, это требование не выполняется.
Внимание: если налоговые инспекторы обнаружат, что организация неправомерно выдала деньги под отчет (по ранее выданным суммам сотрудник еще не отчитался), то они могут попытаться оштрафовать ее за нарушение Правил ведения кассовых операций.
Однако ответственность за этот проступок организация несет в строго ограниченных случаях (они указаны в статье 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях). Несоблюдение правил выдачи подотчетных сумм к ним не относится. Получается, что штраф за такое правонарушение законодательство не предусматривает. Это подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 21 февраля 2005 г. № А56-33543/04 и от 9 февраля 2005 г. № А21-8287/04-С1).
На лицевой стороне отчета сотрудник указывает свою фамилию и инициалы, профессию (должность), назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он должен отразить все расходы, произведенные им. Полученные оправдательные документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету и нумерует в порядке их записи в отчете.
Ситуация: должен ли сотрудник оформить авансовый отчет, если вернул всю полученную подотчетную сумму
Нет, не должен.
В учете коммерческих учреждений:
Авансовый отчет служит основанием для списания расходов, которые организация понесла через сотрудника (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55).
Если же сотрудник вернул всю сумму, выданную ему под отчет, никаких расходов у организации не возникает.
На полученную сумму составьте приходный кассовый ордер формы № КО–1. В строке «Основание» этого документа напишите: «Возврат неиспользованных подотчетных сумм».
Проверка авансового отчета
При поступлении авансового отчета заполните в нем расписку (отрывная часть отчета) о том, что отчет принят к проверке, и передайте ее сотруднику.
Проверьте авансовый отчет, оформленный сотрудником. Для этого убедитесь, что соблюдены два условия.
Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого обратитесь к документу, который послужил основанием для выдачи подотчетных сумм (расходный кассовый ордер, приказ, заявление и т. д.), и посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Затем сравните цель с результатом согласно документам, которые сотрудник приложил к своему отчету. Если они совпадают, значит, сотрудник использовал деньги по целевому назначению.
Во-вторых, убедитесь в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверьте правильность их оформления и подсчет сумм.
Если сотрудник расплатился наличными, подтверждением расходов могут быть кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру или бланк строгой отчетности. А при расчетах по банковской карте – оригиналы слипов, квитанции электронных банкоматов и терминалов. Суммы, израсходованные сотрудником согласно отчету, должны соответствовать суммам, указанным в платежных документах.*
Ситуация: можно ли принять в качестве подтверждения расходов подотчетного лица только квитанцию к приходному кассовому ордеру (без чека ККТ)
Да, можно.
Сотрудник может приложить к авансовому отчету квитанцию к приходному кассовому ордеру, которую выдал контрагент (без чека ККТ). Такой документ тоже является подтверждением того, что сотрудник понес наличные расходы.
Налоговые инспекторы часто требуют, чтобы к авансовому отчету был приложен именно кассовый чек как основной оправдательный документ (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 12 августа 2003 г. № 29-12/44158). Но это требование нормами законодательства не подтверждено. Кассовый ордер формы № КО–1 является одной из форм первичной учетной документации. Поэтому квитанция, оформленная к нему, – такой же оправдательный документ, как и кассовый чек. Этот вывод подтверждает и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Московского округа от 9 декабря 2005 г. № КА-А40/12227–05).
Документальное подтверждение покупок
Помимо платежных документов к авансовому отчету сотрудник должен приложить документы, подтверждающие покупку. Например, это могут быть товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д.*
Ситуация: можно ли принять авансовый отчет сотрудника по приобретению материалов, если к нему приложен только кассовый чек (без товарного чека)
Да, можно.
Но для этого нужно самостоятельно оформить дополнительный документ, подтверждающий поступление ценностей (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 25 февраля 2004 г. № Ф04/953-206/А45-2004).
В учете коммерческих учреждений:
Например, при поступлении материалов (без документов от поставщика) можно составить акт о приемке материалов по форме, утвержденной руководителем организации, или по форме № М-7 (ф. 0315004) (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).
Необходимость составления такого документа объясняется тем, что кассовый чек подтверждает только сумму, которую израсходовал сотрудник. На его основании нельзя принять приобретенные через сотрудника ценности к учету. Кассовый чек не содержит такого обязательного реквизита первичного документа, как подписи ответственных лиц (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).
Сергей Разгулин
заместитель директора департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики Минфина России
Станислав Бычков
начальник отдела методологии бюджетного
контроля и аудита департамента
бюджетной политики и методологии Минфина России
3. Статья: Расход можно подтвердить квитанцией
Письмо Минфина России от 6 сентября 2012 г. № 03-11-11/272
Если активы приобретены через подотчетных лиц (оплачены наличными), расходы могут быть подтверждены товарными чеками, квитанциями. Наличие кассового чека в этом случае необязательно. Ведь фирмы, работающие на «вмененке», имеют право не пользоваться кассовыми аппаратами. То есть при приеме денег они не выдают клиентам кассовые чеки, но по их требованию обязаны выписать иной документ.*
Для торговых фирм применение «вмененки» особенно актуально. Однако следует помнить, что данный спецрежим нельзя, в частности, применять при продаже товаров по договорам поставки. Подробности – в статье «Реализация товаров оптом ЕНВД не облагается».
ЖУРНАЛ «УЧЕТ В ТОРГОВЛЕ», №10, ОКТЯБРЬ 2012
4. Статья: Требования к документам, подтверждающим расходы подотчетника
Чтобы подтвердить произведенные расходы по покупке товаров (оплате работ или услуг), работник турфирмы, деньги которому были выданы под отчет, должен представить в бухгалтерию авансовый отчет, приложив к нему необходимые документы. А вот что это за документы и как они должны быть оформлены – мы расскажем в нашей статье.
Какие документы подтверждают расходы подотчетника?
Чтобы списать с подотчетного лица сумму, потраченную им на приобретение каких-либо ценностей в розничной сети, необходимо наличие товарного и кассового чека.*
Товарный чек, в котором должно быть расписано, что приобретено, в каком количестве, а также указаны данные продавца, указывает на целевой характер произведенных расходов, а кассовый чек – на то, что данные ценности оплачены.
Однако на практике подотчетники довольно часто представляют неполный комплект документов, например только кассовый или только товарный чек. Налоговики при проведении проверки скорее всего не примут такие расходы как обоснованные и документально подтвержденные (ст. 252 Налогового кодекса РФ). И тогда турфирме придется доказывать обоснованность учета подобных расходов в целях налогообложения прибыли в судебных инстанциях. А что же суды?
Суды обычно принимают такие расходы.
Так, ФАС Московского округа в постановлении от 19 июня 2006 г. № КА-А40/3977-06 по делу № А40-55182/05-128-506 пришел к выводу, что квитанция к приходному кассовому ордеру является оправдательным документом, подтверждающим расходование подотчетных денежных средств. Таким образом, ссылки налоговой инспекции на то, что без чека ККМ соответствующие расходы не могут считаться подтвержденными, признаны необоснованными.
ФАС Дальневосточного округа в постановлении от 26 июля 2006 г. от 19 июля 2006 г. № Ф03-А73/06-2/1776 по делу № А73-10756/05-12 заключил, что отсутствие чека контрольно-кассовой машины при наличии других оправдательных документов не может стать препятствием для признания расходов произведенными.
А в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 6 июля 2006 г. № А69-2609/05-2-6-Ф02-3261/06-С1 по делу № А69-2609/05-2-6 было определено, что факт расходования средств на нужды фирмы подтвержден товарными чеками.
Если расходы подотчетника подтверждены не всеми необходимыми документами, турфирме лучше составить подтверждающий поступление ценностей в фирму акт, накладную или иной документ, который подписывают подотчетное лицо (как лицо, сдающее ценности) и материально ответственное лицо (как лицо, принимающее ценности).
Как должны быть оформлены документы?
Если даже к авансовому отчету приложены и товарный, и кассовый чеки, не спешите принимать произведенные расходы к учету. Сначала проверьте, как оформлены документы. Ведь имеющиеся в них ошибки и недочеты могут привести к проблемам с налоговыми органами. Хотя придирки налоговиков не всегда оправданны.
К примеру, часто налоговики не принимают расходы по товарным чекам, на которых не стоит печать продавца.
Обратите внимание, на кого выписаны документы: на турфирму или на ее работника. В последнем случае это будут расходы работника (что отражено в документах), а не турфирмы.
И естественно, что первичные документы, приложенные к авансовому отчету, не могут быть датированы более поздним числом, чем день составления самого авансового отчета.
Как обеспечить сохранность сведений, указанных в первичке?
Бумага, на которой составлены первичные документы (к примеру, кассовые чеки), со временем может выцвести. Как быть в такой ситуации? Обратимся к письму УФНС России по г. Москве от 26 июня 2006 г. № 20-12/56636@.
Налоговики разъясняют, что если применяемые в установленном порядке модели ККТ формируют неустойчивые оттиски платежных документов (чеков), на которых со временем может теряться (выцветать) отраженная информация (например, используется метод термопечати), то налогоплательщику необходимо сделать заверенные должным образом копии таких чеков либо иметь мягкие (товарные) чеки с соответствующими реквизитами.
Таким образом, ксерокопии чеков ККТ и мягких (товарных) чеков, заверенные подписью должностного лица и печатью турфирмы, могут являться первичными учетными документами, подтверждающими фактическое осуществление затрат по приобретению за наличный расчет товаров (работ, услуг).
ЖУРНАЛ «УЧЕТ В ТУРИСТИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ», №5, МАЙ 2009
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени