Право подписи на первичных документах и счетах-фактурах руководитель организации может передать своим приказом уполномоченным лицам. Это могут быть как сотрудники его организации, так и сотрудники организации, которой передано ведение бухучета. Также это может быть и сам руководитель, законодательство ограничений не содержит.
В приведенной ниже статье содержатся ссылки на старый закон (№ 129-ФЗ), однако, приведенные в ней аргументы можно применить и сейчас, так как положения закона № 402-ФЗ аналогичны.
Некоторые особенности имеет подписание бухгалтерской и налоговой отчетности. Подробнее с. Материалы, приведенные ниже.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух VIP-версия».
1. Статья:Отдадим ведение учета в хорошие руки
Руководитель организации вправе передать ведение бухгалтерского учета специализированной компании или бухгалтеру-специалисту.
Кто должен подписывать первичные документы и отчетность
Бухгалтерская отчетность. Согласно общему правилу бухгалтерскую отчетность организации подписывает ее руководитель и главный бухгалтер (бухгалтер). Основанием является пункт 5 статьи 13 Закона № 129-ФЗ.
Ведение бухгалтерского учета организации сторонним исполнителем означает, что функции главного бухгалтера выполняет этот сторонний исполнитель — специализированная компания (индивидуальный предприниматель). Поэтому за главного бухгалтера бухгалтерскую отчетность организации-заказчика подписывает руководитель специализированной компании либо предприниматель, ведущий бухучет.
Таким образом, бухгалтерскую отчетность организации, в которой ведение бухучета передано стороннему исполнителю, должен подписывать руководитель этой организации и руководитель компании-исполнителя (индивидуальный предприниматель), занимающейся ведением учета. Это следует из положений пункта 5 статьи 13 Закона № 129-ФЗ, пункта 38 Положения и пункта 17 ПБУ 4/99.
Очень распространенная ошибка...
Очень распространенная ошибка — за главного бухгалтера бухгалтерскую отчетность организации, передавшей ведение учета стороннему исполнителю, подписывает руководитель этой организации (а это должен делать руководитель компании-исполнителя)
ПРИМЕР 1
С 2011 года ООО «Киттен» (генеральный директор С.Н. Никифоров) передало ведение бухгалтерского и налогового учета специализированной компании, занимающейся бухгалтерским обслуживанием, — ООО «Буква закона» (генеральный директор А.М. Филиппова).
Бухгалтерскую отчетность ООО «Киттен» (бухгалтерский баланс и отчет о прибылях и убытках) за I квартал 2011 года подписывает:
— за руководителя — генеральный директор ООО «Киттен» С.Н. Никифоров;
— за главного бухгалтера — генеральный директор ООО «Буква закона» А.М. Филиппова.
Первичные документы. В Законе № 129-ФЗ ничего не говорится о том, как следует оформлять первичные документы, если ведение бухучета передано стороннему исполнителю. В пункте 3 статьи 9 названного закона лишь указано, что перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на это лицами.
Таким образом, руководитель организации-заказчика вправе лично подписывать первичные учетные документы, составляемые от имени организации, либо может согласовать и утвердить перечень лиц, уполномоченных подписывать эти документы. Круг лиц, которым может быть предоставлено право подписи первичных учетных документов, не ограничен лишь работниками организации-заказчика. Поэтому в указанный перечень можно включить сотрудников компании-исполнителя (в том числе ее генерального директора, главного бухгалтера и иных работников).
ПРИМЕР 2
Воспользуемся условием примера 1. В договоре о бухгалтерском обслуживании, заключенном между ООО «Киттен» (заказчик) и ООО «Буква закона» (исполнитель), указано, что право подписи первичных учетных документов заказчика имеют генеральный директор, кассир, кладовщик и другие должностные лица организации-заказчика. Перечень этих лиц (с указанием видов документов, которые они имеют право подписывать) утвержден приказом генерального директора ООО «Киттен» от 28.12.2010 № 125. Сотрудникам исполнителя право подписи первичных учетных документов заказчика не передается.
Таким образом, в 2011 году товарные и товарно-транспортные накладные, приходные и расходные кассовые ордера, кассовую книгу, акты о приеме-передаче объекта основных средств, инвентарные карточки учета объекта основных средств и другие первичные учетные документы, составленные по ООО «Киттен», по-прежнему подписывают работники этой организации. Ни генеральный директор ООО «Буква закона» А.М. Филиппова, ни другие сотрудники исполнителя не вправе ставить свои подписи на указанных документах.
Счета-фактуры. В пункте 6 статьи 169 НК РФ указано, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на это приказом или иным распорядительным документом по организации либо доверенностью от имени организации.
Значит, по аналогии с утверждением перечня лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, руководителю организации, ведение учета в которой передано стороннему исполнителю, следует закрепить в приказе, распоряжении или ином аналогичном документе перечень лиц, уполномоченных подписывать счета-фактуры. В этот перечень можно включить как работников организации-заказчика, так и сотрудников специализированной компании, ведущей учет.
ПРИМЕР 3
Продолжим рассмотрение предыдущих примеров. В договоре о бухгалтерском обслуживании указано, что право подписи счетов-фактур ООО «Киттен» имеют бухгалтеры-эксперты ООО «Буква закона», которые ведут бухгалтерский и налоговый учет организации-заказчика. Приказом по ООО «Киттен» от 12.01.2011 № 4 утвержден список лиц, уполномоченных подписывать счета-фактуры ООО «Киттен». В этот список включены бухгалтеры-эксперты ООО «Буква закона» О.А. Сидорова и Т.В. Ремезова (каждой из них предоставлено право подписи счетов-фактур и за руководителя, и за главного бухгалтера).
Начиная с 12 января 2011 года работники исполнителя О.А. Сидорова и Т.В. Ремезова могут ставить свои подписи на счетах-фактурах, выставленных от имени ООО «Киттен». Помимо указанных работников исполнителя, право подписи счетов-фактур по-прежнему имеется у сотрудников заказчика, включенных в соответствующий список.
Налоговые декларации (расчеты). Уже отмечалось, что налогоплательщик вправе представлять свои интересы в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, лично либо через своего уполномоченного представителя (подп. 6 п. 1 ст. 21 и п. 1 ст. 26 НК РФ). Уполномоченным представителем налогоплательщика — юридического лица может быть физическое или юридическое лицо, полномочия которого подтверждены доверенностью, оформленной в установленном порядке (п. 1 и 3 ст. 29 НК РФ). Значит, договор о ведении учета (бухгалтерском и налоговом обслуживании или сопровождении и др.) не является достаточным правовым основанием для представления компанией-исполнителем интересов организации-заказчика в сфере налогообложения. Таким правовым основанием может быть только доверенность.
Нотариально удостоверять доверенность, выдаваемую уполномоченному представителю налогоплательщика — юридического лица, не обязательно. Поскольку доверенность выдается от имени организации, она должна быть подписана ее руководителем или иным лицом, уполномоченным на это учредительными документами, и заверена печатью данной организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ).
Доверенность выдается на определенный срок, который не должен превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение одного года со дня ее совершения (п. 1 ст. 186 ГК РФ).
Круг действий, осуществление которых можно доверить уполномоченному представителю налогоплательщика, Налоговым кодексом не ограничен. Получается, что организация вправе поручить своему уполномоченному представителю не только составление налоговых деклараций (расчетов), но и подписание этих документов и их сдачу в налоговые органы (п. 4 и 5 ст. 80 НК РФ).
Подписывая налоговую декларацию (расчет), налогоплательщик (плательщик сбора, налоговый агент) или его представитель подтверждает достоверность и полноту сведений, указанных в ней (п. 5 ст. 80 НК РФ). Если налоговую декларацию (расчет) подписывает уполномоченный представитель налогоплательщика, в декларации (расчете) необходимо указать вид и реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя (например, доверенность от 14.01.2011 № 2). Кроме того, к налоговой декларации (расчету) следует приложить копию этого документа.
При подписании налоговых деклараций уполномоченным представителем налогоплательщика Минфин России рекомендует также руководствоваться порядком подтверждения достоверности и полноты сведений в налоговой декларации, установленным по конкретному налогу (письмо от 31.01.2011 № 03-02-07/1-28).
Если отчетность организации представляется в налоговые органы в электронном виде, копия документа, подтверждающего полномочия представителя подписывать декларации (расчеты), может быть передана в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи3 (п. 5 ст. 80 НК РФ).
Итак, организация, передавшая ведение налогового и бухгалтерского учета стороннему исполнителю, может выдать доверенность на право подписания налоговых деклараций (расчетов):
— самой компании-исполнителю в лице ее руководителя или иного должностного лица (в этом случае налоговую отчетность организации-заказчика подписывает руководитель компании-исполнителя или иной работник, указанный в доверенности);
— руководителю компании-исполнителя;
— иному лицу, являющемуся сотрудником компании-исполнителя (например, бухгалтеру, который непосредственно занимается ведением учета заказчика и подготовкой его отчетности);
— индивидуальному предпринимателю (если он является исполнителем по договору о ведении учета);
— работнику организации-заказчика;
— любому иному лицу, не имеющему прямого отношения ни к организации-заказчику, ни к компании-исполнителю.
Несмотря на передачу права...
Несмотря на передачу права подписания налоговой отчетности уполномоченному представителю, руководитель организации-заказчика может сам подписывать налоговые декларации (расчеты) этой организации (п. 2 ст. 26 НК РФ)
При наличии такой доверенности налоговые декларации (расчеты), составленные от имени организации-заказчика, подписывает уполномоченное ею лицо. Допустим, уполномоченный представитель передал в порядке передоверия полномочия, полученные по доверенности. В этом случае налоговые декларации (расчеты) организации-заказчика вправе подписывать как первоначальный представитель, так и новый поверенный.
Журнал «Российский налоговый курьер» № 9, Май 2011
2. Рекомендация:Как организовать документооборот в бухгалтерии
Подписи в документах
Все первичные документы составляйте при совершении операции (сделки, события). А если это невозможно – непосредственно после окончания операции (сделки, события). Ответственность за оформление несут сотрудники, которые подписали первичный документ.
Такие правила установлены статьей 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Перечень сотрудников, имеющих право подписи первичных документов, может утвердить руководитель организации своимприказом.
Вместе с тем, порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, регулируется, в частности, Положением Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П и Положением Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П. Об этом сказано в письме Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012.
В любом случае первичный документ должен быть подписан таким образом, чтобы можно было идентифицировать тех, кто его подписал (лиц, ответственных за оформление операции). То есть подписи в документе в обязательном порядке должны быть расшифрованы.
Это следует из части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Минфина России от 10 сентября 2013 г. № 07-01-06/37273.
В отличие от организаций индивидуальный предприниматель не может передавать право подписи первичных документов сторонним лицам. На это прямо указано в пункте 10 Порядка, утвержденного приказом от 13 августа 2002 г. Минфина России № 86н и МНС России № БГ-3-04/430.
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени