Если билет приобретен в электронной форме, для подтверждения расходов на проезд достаточно чека ККТ и распечатки электронного билета на бумажном носителе. Это подтверждается разъяснениями Минфина в письме от 4 июля 2011 года № 03-03-07/24.
Обоснование данной позиции приведено в рекомендации «Системы Главбух» vip-версия
Ситуация: какие документы, подтверждающие расходы на проезд, должен предъявить сотрудник по окончании командировки, если он приобрел билеты на поезд или самолет в электронной форме
В бухучете понесенные расходы подтверждают первичные документы, оформленные в соответствии с требованиями части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Налоговый кодекс РФ не содержит списка обязательных документов, которыми можно подтвердить расходы на проезд к месту командировки и обратно. Факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, который:
Это следует из положений пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.
При приобретении электронного билета необходимо подтвердить:
Оплату билета может подтвердить один из следующих документов:
При этом к документам, оформленным на бланках строгой отчетности и подтверждающим покупку билета, относятся:
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Факт поездки подтверждает распечатка электронного билета на бумажном носителе с одновременным представлением посадочного талона.*
Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 1 октября 2012 г. № 03-03-06/1/515, от 26 апреля 2012 г. № 03-03-04/1, от 23 сентября 2011 г. № 03-03-07/34, от 4 июля 2011 г. № 03-03-07/24, от 18 января 2010 г. № 03-03-07/2, от 16 августа 2010 г. № 03-03-07/27 и ФНС России от 12 октября 2012 г. № АС-4-2/17308.*
Следует отметить, что при наличии документов, которые подтверждают направление сотрудника в командировку, достаточно иметь один из двух документов, подтверждающих поездку: только распечатку электронного билета или только посадочный талон. Такой вывод следует из писем Минфина России от 6 марта 2012 г. № 03-04-06/3-57, от 4 июня 2010 г. № 03-03-06/1/384, от 21 августа 2008 г. № 03-03-06/1/476 и от 7 сентября 2007 г. № 03-03-06/1/649.*
Косвенным подтверждением расходов, связанных с проездом в командировку, при налогообложении прибыли может служить одновременное наличие:
При этом в распечатке электронного билета (посадочном талоне) должны быть указаны реквизиты, позволяющие идентифицировать проезд сотрудника в командировку (в частности, инициалы и фамилия пассажира, номер рейса, маршрут, стоимость билета, дата полета или проезда, номер посадочного места). При необходимости может быть указана и другая информация (письмо Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-03-07/50).
Если распечатки электронного билета и (или) посадочного талона нет (например, были утеряны сотрудником), расходы по проезду можно подтвердить архивной справкой, выданной авиаперевозчиком (его представителем) и заверенной его печатью. В ней должны быть отражены все необходимые данные, подтверждающие факт приобретения билета и его стоимость (Ф.И.О. сотрудника, маршрут, номер рейса, номер посадочного места, стоимость билета, дата полета и т. п.). Такой порядок установлен в письмах Минфина России от 6 июня 2012 г. № 03-03-06/4/61, от 9 ноября 2011 г. № 03-03-07/50, от 21 сентября 2011 г. № 03-03-07/33, от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/1/168.
Если электронный билет (архивная справка) составлен на иностранном языке, для подтверждения расходов к нему должен быть приложен перевод основных реквизитов на русский язык. При этом в отношении электронного авиабилета необходимо учитывать следующее. Основные реквизиты авиабилета (месяц даты отправления рейса, наименование и (или) коды аэропортов/пунктов отправления и назначения, код валюты и форма оплаты) указаны кодом на латинице из соответствующего Единого международного кодификатора. Перечень кодификаторов приведен на официальном сайте Минтранса России в рубрике «Авиация» (Документы/Минтранс/Авиация). Если в электронном авиабилете значения, обозначенные на иностранном языке, совпадают с наименованием реквизитов, приведенных в соответствующих кодификаторах, то в целях признания расходов дополнительного перевода на русский язык не требуется. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах ФНС России от 7 июня 2011 г. № ЕД-4-3/8983, от 26 апреля 2010 г. № ШС-37-3/656. В противном случае (при несоответствии реквизитов электронного авиабилета кодификаторам) для подтверждения расходов должен быть приложен перевод основных реквизитов на русский язык.
О порядке оформления перевода документов на русский язык см. Какие документы нужно оформить при возвращении сотрудника из командировки.
С.В. Разгулин
заместитель директора департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики Минфина России
1. Рекомендация: Как возместить расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования
o оформлен в соответствии с требованиями законодательства России или обычаями делового оборота государства, где они были произведены;
o косвенно подтверждает произведенные расходы.
o оплату билета;
o факт поездки.*
o чек контрольно-кассовой техники;
o слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является командированный сотрудник;
o подтверждение банком проведенной операции по оплате электронного билета;
o другой документ, подтверждающий оплату поездки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.
o маршрут/квитанция, которая является бланком строгой отчетности, в отношении подтверждения расходов на проезд авиатранспортом (п. 2 приказа Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134);
o контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), который является бланком строгой отчетности, в отношении подтверждения расходов на проезд железнодорожным транспортом (п. 2 приказа Минтранса России от 21 августа 2012 г. № 322, письмо Минфина России от 8 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/719);
o квитанция электронного многоцелевого документа, которая является бланком строгой отчетности, в отношении подтверждения расходов на проезд всеми видами пассажирского транспорта (п. 2 приказа Минтранса России от 18 мая 2010 г. № 116).
o документов, которые подтверждают направление сотрудника в командировку (например, приказ руководителя);
o документов, которые подтверждают пребывание сотрудника в командировке (например, счета гостиниц, счета-фактуры, квитанции к приходному кассовому ордеру, кассовые чеки, акты).
2. Письмо Минфина России от 04.07.2011 № 03-03-07/24
«В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо руководствоваться следующим.
1. Приказом Минтранса России от 23.07.2007 N 102 "Об установлении формы электронного проездного документа (билета) на железнодорожном транспорте" установлено, что электронный проездной документ (билет) на железнодорожном транспорте должен быть оформлен на утвержденном в качестве бланка строгой отчетности проездном документе (билете) или дополнительно к оформленному не на бланке строгой отчетности проездному документу должен быть выдан документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки посредством контрольно-кассовой техники (чек).*
Таким образом, при приобретении работником электронного билета подтверждающими расходы документами являются:
а) произведенных расходов по оплате:
- чек контрольно-кассовой техники;*
- слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник;
- подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате электронного билета;
- или другой документ, подтверждающий произведенную оплату перевозки, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности;
б) произведенной перевозки:
- электронный проездной документ (билет)».*