Общую стоимость ценностей, переданных в подарок детям сотрудников, спишите на основании первичных документов на их отпуск, например, накладной на отпуск материалов на сторону (формы № М-15). Кроме того, для того чтобы организовать контроль за получением подарков, можно вести ведомость их выдачи.
Основанием для выдачи подарков является приказ руководителя.
При расчете налога на прибыль стоимость выданных подарков сотрудникам и их детям или контрагентам не учитывайте. Расходы отразите на счете 91 субсчет «Прочие расходы, не принимаемые для налогообложения».
Со стоимости подарков, нужно заплатить НДС. В свою очередь при покупке подарков организация вправе предъявить входной налог к вычету.
С суммы детского подарка, превышающей 4000 руб. удержите НДФЛ, взносы не начисляйте.
Проводки приведены ниже.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух».
1. Рекомендация:Как оформить и отразить в бухучете выдачу сотруднику (ребенку сотрудника) подарка
Организация может поощрять сотрудников, выдавая подарки (ст. 191 ТК РФ). Обычно подарки носят непроизводственный характер, их выдают к какому-либо событию, например, к празднику, дню рождения и т. д. Также организация может выдавать подарки детям сотрудников, например, к Новому году.
Документальное оформление
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Подарки сотрудникам, а также их детям передаются на безвозмездной основе – по договору дарения (п. 1 ст. 572 ГК РФ). Такой договор организация вправе заключить как в устной, так и в письменной форме.* Однако есть случаи, когда письменная форма договора дарения обязательна. В частности, если организация передает на безвозмездной основе:
· имущество стоимостью более 3000 руб.;
· недвижимое имущество.
Об этом говорится в статье 574 Гражданского кодекса РФ.
Ситуация: как оформить списание материально-производственных запасов при выдаче сотруднику подарка*
Общую стоимость ценностей, переданных в подарок сотрудникам (или их детям), спишите на основании первичных документов на их отпуск. Это могут быть накладные на отпуск материалов на сторону (формы № М-15), приказы на отпуск и т. д. (п. 132 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).
Кроме того, для того чтобы организовать контроль за получением подарков, можно вести ведомость их выдачи. Это позволит определить, кто из сотрудников и когда получил вещественное поощрение, а кто еще нет. Так лучше поступить, когда организация выдает подарки сразу группе сотрудников.*
Бухучет
Основанием для выдачи подарков является приказ руководителя.
Расчеты с сотрудниками (кроме расчетов по оплате труда), в том числе по выданным подаркам, отражаются в учете с использованием счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
Бухучет подарков зависит от того, что передается сотруднику в качестве дара.
Если сотруднику (ребенку сотрудника) передаются товарно-материальные ценности (ТМЦ), то в учете отражаются следующие операции:*
Дебет 73 Кредит 41 (10, 43)
– списана стоимость товаров (материалов, готовой продукции), переданных в подарок сотрудникам (детям сотрудников);
Дебет 91-2 Кредит 73
– задолженность сотрудников за переданные ТМЦ отнесена на прочие расходы, ввиду того что передача безвозмездна.
Передачу ТМЦ нужно отразить по фактической себестоимости* (п. 132 Методических указаний, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. № 119н).
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2.Рекомендация: Как отразить при налогообложении выдачу сотруднику подарка. Организация применяет общую систему налогообложения
НДФЛ и страховые взносы
Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, со стоимости подарков, превышающих 4000 руб., удержите НДФЛ (п. 1 ст. 210, п. 28 ст. 217 НК РФ). Подробнее о порядке удержания НДФЛ со стоимости подарка, а также о порядке начисления взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование см.* Как отразить при налогообложении выдачу сотруднику (ребенку сотрудника) подарка. Организация применяет специальный налоговый режим.
Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какой режим налогообложения применяет организация.
ОСНО: налог на прибыль
Стоимость безвозмездно переданного имущества не включается в состав расходов, учитываемых при налогообложении прибыли. Поэтому при расчете налога на прибыль стоимость выданных подарков сотрудникам и их детям не учитывайте.* Такой вывод следует из пункта 16 статьи 270 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмом Минфина России от 8 октября 2012 г. № 03-03-06/1/523.
ОСНО: разницы между бухгалтерским и налоговым учетом
Поскольку стоимость подарков не учитывается при расчете налога на прибыль, в бухучете возникнет постоянная разница и соответствующее ей постоянное налоговое обязательство (п. 4 и 7 ПБУ 18/02). Его начисление отразите проводкой:*
Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– начислено постоянное налоговое обязательство.
ОСНО: НДС
При вручении подарков происходит безвозмездная передача права собственности на имущество, используемое в качествеподарка, от организации к сотруднику. Такая операция признается реализацией и является объектом обложения НДС (п. 1 ст. 146 НК РФ).
НДС рассчитайте в зависимости от того, как было учтено имущество, передаваемое безвозмездно:*
· по стоимости, включающей сумму «входного» налога;
· по стоимости, не включающей сумму налога.
В первом случае НДС начислите с межценовой разницы (п. 3 ст. 154 НК РФ). НДС, который нужно заплатить со стоимости подарков, рассчитайте так:
НДС |
= |
Стоимость выданных подарков с учетом НДС |
– |
Покупная стоимость товаров (материалов) с учетом НДС |
? |
18/118 (10/110) |
Подробнее о таком порядке расчета см. Как начислить НДС при реализации имущества, которое было учтено по стоимости с учетом «входного» НДС.
Во втором случае (если в стоимости подарка нет «входного» налога) НДС рассчитайте со стоимости выданных вещей с учетом акциза и без НДС (п. 2 ст. 154 НК РФ). Ее нужно определить с учетом требований статьи 105.3 Налогового кодекса РФ. Подробнее об этом см. Как определить рыночную цену товаров (работ, услуг).
НДС, который нужно заплатить со стоимости подарков, определите так:
НДС |
= |
Стоимость выданных подарков без НДС |
? |
18% (10%) |
«Входной» НДС по имуществу, приобретенному для использования в качестве подарка, можно принять к вычету на общих основаниях.* Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 19 октября 2010 г. № 03-03-06/1/653, от 22 января 2009 г. № 03-07-11/16.
Главбух советует: начисления НДС со стоимости подарков можно избежать, если в локальных документах организации указать, что выдача подарков является элементом системы оплаты труда и применяется в качестве поощрения или стимулирующей меры.*
Вручение подарка в качестве поощрения за трудовые достижения можно рассматривать как элемент установленной в организации системы оплаты труда. Для этого условия вручения подарков должны быть прописаны в коллективном договоре (Правилах трудового распорядка, Положениях об оплате труда, о премировании и т. п.). Такой порядок следует из положений статей 129 и 191 Трудового кодекса РФ.
При наличии соответствующих положений в локальных документах организации вручение подарков сотрудникам становится предметом регулирования трудового, а не гражданского законодательства. Расчеты в рамках системы оплаты труда не признаются ни реализацией (безвозмездной передачей), ни передачей товаров для собственных нужд организации. Следовательно, объекта обложения НДС не возникает (подп. 1 и 2 п. 1 ст. 146 НК РФ).
В арбитражной практике есть примеры судебных решений, из которых следуют аналогичные выводы (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 13 сентября 2010 г. № А26-12427/2009, Уральского округа от 29 декабря 2009 г. № Ф09-9886/09-С2, Центрального округа от 2 июня 2009 г. № А62-5424/2008 и Уральского округа от 20 февраля 2008 г. № Ф09-514/08-С2).
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
3. Рекомендация:Как отразить при налогообложении выдачу сотруднику (ребенку сотрудника) подарка. Организация применяет специальный налоговый режим
НДФЛ
При определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы сотрудника, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). То есть подарок, выданный сотруднику, также является его доходом.*
Подарок, предназначенный детям сотрудника, тоже учитывается в составе доходов сотрудника, поскольку последний является их законным представителем.*
Аналогичные выводы следуют из писем Минфина России от 1 февраля 2013 г. № 03-04-05/9-90, от 22 ноября 2012 г. № 03-04-06/6-329, УФНС России по г. Москве от 9 августа 2007 г. № 28-10/076242.
По общему правилу независимо от системы налогообложения, которую применяет организация, со стоимости подарков, не превышающих 4000 руб. в год на одного сотрудника, НДФЛ не удерживайте (п. 28 ст. 217 НК РФ). Если же стоимость подарков на одного сотрудника за год окажется больше этого предела, то с суммы, превышающей 4000 руб., удержите НДФЛ (п. 2 ст. 226 НК РФ).* Исключением из данного правила является подарок, выданный по основаниям, предусмотренным в пункте 8 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Например, подарок в связи с рождением ребенка, выданный сотруднику в течение первого года после рождения. Такой доход не облагается НДФЛ, даже если стоимость подарка выше 4000 руб., но не превышает 50 000 руб. в год (п. 8 ст. 217 НК РФ).
НДФЛ удержите при первой же выплате денег сотруднику. При этом общая сумма налога, которую можно удержать, не должна превышать 50 процентов от зарплаты или другого денежного вознаграждения, причитающегося к выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Стоимость переданного подарка для целей исчисления НДФЛ определите с учетом НДС, руководствуясь требованиями статьи 105.3 Налогового кодекса РФ (п. 1 ст. 211 НК РФ).
Удержание НДФЛ в бухучете отразите проводкой:*
Дебет 70 (73) Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– удержан НДФЛ с доходов сотрудника.
Перечислите НДФЛ в бюджет не позднее следующего дня после его удержания (п. 6 ст. 226 НК РФ).
При выдаче подарка ребенку сотрудника взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не начисляйте. Поскольку ребенок не состоит с организацией ни в трудовых, ни в гражданско-правовых отношениях, такие подарки нельзя отнести к выплатам и вознаграждениям по трудовым или гражданско-правовым договорам, предусматривающим выполнение работ (оказание услуг) (ч. 1 ст. 7, ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).*
Аналогичный вывод следует из письма Минздравсоцразвития от 19 мая 2010 г. № 1239-19.
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса