В ответ на Ваш вопрос от 27.12.2013 г. «В компанию были предоставлены кассовые и товарные чеки по авансовому отчету, на товары приобретенные у ИП. На кассовых чеках мной была обнаружена надпись АСПД. В кассовом чеке указано: наименование ИП, слово ДОКУМЕНТ, ИНН, №, дата, количество товара, сумма, время покупки, ФИО - не указано, подписи нет, АСПД с НП и его №. Может ли бухгалтерия принять данные кассовые чеки к учету. Сканы данных чеков можем предоставить.»
сообщаем следующее: В кассовом чеке обязательно должны быть следующие реквизиты:
1. Наименование организации. Или фамилия, имя, отчество предпринимателя.
2. ИНН компании (индивидуального предпринимателя).
3. Заводской номер ККТ. Он тот же, что вы указывали в заявлении о регистрации аппарата.
5. Дата и время платежа. С точностью до минуты.
6. Стоимость покупки (услуги). Естественно, с копейками.
7. Признак фискального режима. Как правило, пробивается сочетание букв «ФП».
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
8. Номер ЭКЛЗ (электронной кассовой ленты).
9. Криптографический проверочный код.
Кассовый чек может не содержать наименование товаров, так же в нем не указываются подписи лиц, оформивших документ (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).
Наличие дополнительных реквизитов не мешает принять к учету данный документ, если вышеуказанные обязательные реквизиты в нем полностью заполнены.
Форма товарного чека разрабатывается каждым продавцом самостоятельно (письмо Минфина России от 11 февраля 2009 г. № 03-11-06/3/28). Поэтому если самой формой не предусмотрено место для постановки печати, то ставить ее не обязательно. В перечень реквизитов, которые обязательно должны быть в самостоятельно разработанных документах, печать не входит (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
В некоторых случаях организации и предприниматели могут вместо ККТ использовать бланки строгой отчетности. При этом организации вправе разрабатывать такие бланки самостоятельно и распечатывать их с помощью автоматизированных систем (АСПД), которые должны отвечать требованиям, предъявляемым к контрольно-кассовой технике.
В этом случае, бланки строгой отчетности должны содержать следующие обязательные реквизиты:
иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги, и которыми организация вправе дополнить документ.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» версия для коммерческих организаций.
1. Статья: Налоговики станут проверять обязательные реквизиты на кассовых чеках.
Все чаще при проверках налоговики стали обнаруживать, что в некоторых кассовых чеках не хватает того или иного обязательного реквизита. Какие реквизиты в чеке должны быть, мы показали в образце, пояснения к которому приведены ниже.
Проверьте чек, распечатанный на кассовой технике вашей компании. Если каких-то сведений в нем недостает, лучше обратитесь в техцентр, где обслуживаете аппарат, чтобы его там перенастроили как надо. Так вы избежите лишних вопросов со стороны контролеров. Хотя оштрафовать компанию за то, что ее ККТ печатает чеки с погрешностями, ревизоры не вправе. Главное, чтобы касса была зарегистрирована в налоговой. А перед тем как ставить аппарат на учет, инспекторы сами должны были вывести чек и проверить, все ли обязательные реквизиты в нем есть. И не ваша вина, что они этого не сделали, нарушив Административный регламент (см. приказ Минфина России от 29 июня 2012 г. № 94н).
Вы собираетесь регистрировать новую кассу или перерегистрировать старую в инспекции? Тем более проверьте все данные в чеке. Теперь-то ревизорам поручено четко выполнять свои обязанности.
Эти реквизиты обязательно должны быть в любом кассовом чеке
1. Наименование организации. Или фамилия, имя, отчество предпринимателя.
2. ИНН компании (индивидуального предпринимателя).
3. Заводской номер ККТ. Он тот же, что вы указывали в заявлении о регистрации аппарата.
5. Дата и время платежа. С точностью до минуты.
6. Стоимость покупки (услуги). Естественно, с копейками.
7. Признак фискального режима. Как правило, пробивается сочетание букв «ФП».
8. Номер ЭКЛЗ (электронной кассовой ленты).
9. Криптографический проверочный код.
Журнал «Главбух» № 7, Апрель 2013
2. Рекомендация:Можно ли принять авансовый отчет сотрудника по приобретению материалов, если к нему приложен только кассовый чек (без товарного чека).
Но для этого нужно самостоятельно оформить дополнительный документ, подтверждающий поступление ценностей (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 25 февраля 2004 г. № Ф04/953-206/А45-2004).
Например, при поступлении материалов (без документов от поставщика) можно составить акт о приемке материалов по форме, утвержденной руководителем организации, или по форме № М-7 (ф. 0315004) (ч. 4 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).
Необходимость составления такого документа объясняется тем, что кассовый чек подтверждает только сумму, которую израсходовал сотрудник. На его основании нельзя принять приобретенные через сотрудника ценности к учету. Кассовый чек не содержит такого обязательного реквизита первичного документа, как подписи ответственных лиц (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 7 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).
действительный государственный советник РФ 3-го класса
3. Рекомендация:Можно ли принять к учету товарный чек, на котором отсутствует печать продавца.
Форма товарного чека разрабатывается каждым продавцом самостоятельно (письмо Минфина России от 11 февраля 2009 г. № 03-11-06/3/28). Поэтому если самой формой не предусмотрено место для постановки печати, то ставить ее не обязательно. В перечень реквизитов, которые обязательно должны быть в самостоятельно разработанных документах, печать не входит (ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
действительный государственный советник РФ 3-го класса
4.Статья: Формируем БСО с помощью автоматизированной системы.
Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 18 марта 2013 г. № А56-59943/2012.
БСО изготавливается типографским способом или формируется с использованием автоматизированных систем. Это следует из Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, которое утверждено постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.
Требования к таким системам установлены в пункте 11 Положения:
1) при заполнении бланка документа и выпуске документа автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия бланка;
2) система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа в течение не менее пяти лет.
Защита информации от несанкционированного доступа представляет собой комплекс технических и программных средств, обеспечивающих техническую защиту информации.
Разработка и установка данных средств осуществляется организациями, имеющими лицензии на осуществление деятельности по технической защите информации.
Сертификацию программных и технических средств защиты информации осуществляет Федеральная служба безопасности РФ (подп. 21 п. 9 Положения о Федеральной службе безопасности РФ, утвержденного Указом Президента РФ от 11 августа 2003 г. № 960).
Соответствие автоматизированной системы, формирующей бланки документов, требованиям Положения должно подтверждаться технической документацией по формированию, заполнению и печати бланков строгой отчетности, приравненных к кассовым чекам.
По своим параметрам функционирования автоматизированные системы должны отвечать требованиям, предъявляемым к контрольно-кассовой технике.
Минпромторгом России еще 22 июля 2010 года подготовлен проект приказа «Об утверждении технических характеристик и параметров функционирования контрольно-кассовой техники». Несмотря на то что данный приказ до сих пор не утвержден, технические характеристики и параметры функционирования ККТ могут быть применимы к условиям использования автоматизированных систем, поскольку те, как мы уже указали, должны отвечать требованиям, предъявляемым к контрольно-кассовой технике, то есть обеспечивать защиту, фиксацию, хранение сведений о бланке документа.
Таким образом, автоматизированная система, разработанная с учетом требований применения ККТ, отвечающая требованиям, установленным Положением, может быть использована организациями и индивидуальными предпринимателями для формирования документа на бланке строгой отчетности.
Но, несмотря на то, что по своим параметрам функционирования автоматизированные системы должны отвечать требованиям, предъявляемым к контрольно-кассовой технике, они не являются ККТ. И потому регистрировать их в налоговых органах не следует (письма ФНС России от 10 сентября 2012 г. № АС-4-2/14961@, Минфина России от 6 марта 2009 г. № 03-01-15/2-96).
Формировать бланки БСО с помощью простого компьютера нельзя, так как его нельзя считать автоматизированной системой, обеспечивающей защиту, фиксацию, хранение сведений о бланке документа, что соответствует требованиям, предъявляемым к контрольно-кассовой технике (письма Минфина России от 3 февраля 2009 г. № 03-01-15/1-43, от 7 ноября 2008 г. № 03-01-15/11-353).
Автоматизированная система формирования бланков БСО накладывает свой отпечаток на ведение учета таких бланков. В частности, книга учета выдачи бланков БСО может вестись в электронном виде и распечатываться по мере необходимости (но обязательно – по итогам за год).
Невыдача документа строгой отчетности, приравненного к кассовому чеку, а также неиспользование автоматизированной системы при наличных денежных расчетах являются основанием для привлечения налогоплательщика к ответственности за осуществление денежных расчетов без применения ККТ в соответствии со статьей 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Это штраф:
Журнал «Учет в туристической деятельности» № 5, Май 2013
5. Рекомендация:В каких случаях можно использовать бланки строгой отчетности при расчетах наличными.
Вместо ККТ при оказании платных услуг населению организация может применять бланки строгой отчетности (БСО) (п. 2 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).
Принадлежность к услугам, предоставляемым населению, определите в соответствии с Общероссийским классификатором услуг населению ОК 002-93 (ОКУН), утвержденным постановлением Госстандарта России от 28 июня 1993 г. № 163 (письма Минфина России от 3 февраля 2009 г. № 03-01-15/1-42, от 27 января 2009 г. № 03-01-15/1-29, от 26 января 2009 г. № 03-01-15/1-27).
Перечень услуг в ОКУН открытый, так как некоторые услуги отнесены к прочим. Поэтому, если услуги прямо не поименованы в ОКУН, но относятся к услугам, оказываемым населению, организация может применять БСО. Например, услуга по лечению при проживании в пансионатах в ОКУН не поименована, но может быть отнесена к прочим санаторно-оздоровительным услугам. И следовательно, при ее оказании можно использовать БСО. За разъяснениями об отнесении того или иного вида деятельности к услугам, оказываемым населению, можно обратиться в территориальное отделение Росстандарта. Такие выводы следуют из писем Минфина России от 21 октября 2013 г. № 03-11-11/43794 и от 8 октября 2012 г. № 03-01-15/8-213 (доведено до сведения налоговых инспекций письмом ФНС России от 24 октября 2012 г. № АС-4-2/18034).
Бланки строгой отчетности должны содержать следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа, шестизначный номер и серия;
- наименование организации и ее организационно-правовая форма;
- местонахождение постоянно действующего исполнительного органа организации (в случае его отсутствия иного уполномоченного лица, имеющего право действовать от имени организации без доверенности);
- ИНН, присвоенный организации;
- вид услуги;
- стоимость услуги в денежном выражении;
- размер оплаты наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;
- дата расчетов и составления документа;
- должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации;
- наименование документа, шестизначный номер и серия;
- наименование организации и ее организационно-правовая форма;
- местонахождение постоянно действующего исполнительного органа организации (в случае его отсутствия иного уполномоченного лица, имеющего право действовать от имени организации без доверенности);
- ИНН, присвоенный организации;
- вид услуги;
- стоимость услуги в денежном выражении;
- размер оплаты наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;
- дата расчетов и составления документа;
- должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации;
- иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги, и которыми организация вправе дополнить документ.
Такие требования содержатся в пункте 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.
Исключением из данного правила являются утвержденные формы БСО, в том числе БСО, применяемые при оказании услуг по перевозке пассажиров и багажа или при оказании услуг учреждениями культуры. Реквизиты данных документов устанавливают федеральные ведомства, уполномоченные на это законодательством. Об этом сказано в пунктах 5–6 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359, и Правилах, утвержденных постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. № 112. Подробнее о составлении бланков строгой отчетности см. Как выписывать, хранить и уничтожать бланки строгой отчетности при расчетах наличными.
Перечень действующих форм бланков строгой отчетности приведен в таблице.
Ситуация: может ли организация изготовить (разработать) бланки строгой отчетности самостоятельно
Порядок осуществления наличных расчетов без применения ККТ регламентируется Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359. В этом документе сказано, что бланки строгой отчетности вправе утверждать федеральные ведомства, уполномоченные на это законодательством (п. 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359).
Вместе с тем, указанным Положением не ограничено право организаций самостоятельно разрабатывать бланки строгой отчетности. Подтверждением данного вывода является перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать БСО. Из него исключены такие реквизиты, как:
Таким образом, организация вправе использовать БСО, разработанные самостоятельно. Утверждать формы таких бланков в уполномоченном федеральном ведомстве (в т. ч. в Минфине России) не нужно. * Правомерность указанной позиции подтверждена Минфином России в информационном письме от 22 августа 2008 г., в письмах от 8 сентября 2010 г. № 03-01-15/7-204, от 23 июня 2008 г. № 03-01-15/8-239, от 16 июня 2008 г. № 03-01-15/8-230.
Однако в отношении этого порядка предусмотрен ряд исключений и ограничений.
Исключение действует в отношении организаций, оказывающих услуги, БСО для которых (до вступления в силу нового порядка) были утверждены:
- Минфином России во время действия Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 31 марта 2005 г. № 171, то есть в период с 12 апреля 2005 года до 19 мая 2008 года (включительно);
- другими уполномоченными на это ведомствами до 19 мая 2008 года (включительно) (п. 5 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359).
Такие организации могут самостоятельно не разрабатывать свои формы, а применять утвержденные.
Ограничение действует в отношении:
- организаций, которые оказывают услуги в сфере культуры и спорта;
- организаций, которые оказывают услуги по перевозке пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом.
При разработке бланков строгой отчетности организации культуры и спорта вправе изменять обязательные реквизиты, предусмотренные подпунктами «ж»–«и» пункта 3 Положения, только по согласованию с Минкультуры России (п. 6 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359).
Документы, используемые при оказании услуг по перевозке пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны содержать обязательные реквизиты, установленные Правилами, утвержденными постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. № 112 (п. 5.1 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). При этом допускается размещение дополнительных реквизитов (п. 43, 58, 66, 111 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 14 февраля 2009 г. № 112).
Бланки, которые были утверждены Минфином России до 11 апреля 2005 года (включительно) (например, письмом от 20 апреля 1995 г. № 16-00-30-33), с 1 декабря 2008 года утратили силу. Следовательно, применять их для оформления наличных расчетов без использования ККТ или самостоятельно разработанных БСО нельзя.
Это следует из пункта 2 постановления Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.
Для применения самостоятельно разработанных бланков БСО вместо ККТ необходимо, чтобы они удовлетворяли требованиям законодательства к их оформлению и изготовлению. Такие бланки должны:
- содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359;
- быть изготовлены одним из двух возможных способов (типографским или с помощью автоматизированной системы) (п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359). Бланки строгой отчетности, изготовленные другими способами (например, при помощи обычного компьютера и принтера), чеки ККТ не заменят (письмо Минфина России от 25 ноября 2010 г. № 03-01-15/8-250).
государственный советник налоговой службы РФ I ранга
эксперт «Системы Главбух» Николина Ирина.
Заместитель начальника группы Горячей линии по методологии учета «Системы Главбух»
Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу:http://www.1gl.ru/#/hotline/rules/?step=14