Если организация проводит кассовые операции через обособленные подразделения (филиалы, представительства), то поступление или выдачу наличных денежных средств отражайте в отдельной кассовой книге обособленного подразделения. Для соблюдения сквозной нумерации приходных и расходных кассовых ордеров обособленные подразделения нумеруют кассовые документы в хронологическом порядке с использованием специального префикса. В аналогичном порядке в обособленном подразделении составляются приказы.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах рекомендаций «Системы Главбух».
1.Ситуация:Как вести кассовую книгу в обособленном подразделении
Если организация проводит кассовые операции через обособленные подразделения (филиалы, представительства), то поступление или выдачу наличных денежных средств отражайте в отдельной кассовой книге обособленного подразделения*. Такой порядок следует из положений абзаца 9 пункта 2.5, пункта 5.6 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П. Данное правило должно соблюдаться каждым обособленным подразделением, ведущим кассовые операции, причем независимо от наличия у него банковского счета (письма ФНС России от 12 сентября 2012 г. № АС-4-2/15195 и Банка России от 4 мая 2012 г. № 29-1-1-6/3255).
При этом организации следует соблюдать ряд требований:*
- не позднее следующего рабочего дня получать от обособленных подразделений отрывной лист кассовой книги на бумажном носителе или распечатанный второй экземпляр листа электронной кассовой книги. При соблюдении законодательства России об электронном документообороте (в частности, Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ) допускается обмен листами кассовой книги в электронном виде с последующей передачей того же листа на бумажном носителе (п. 5.6 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П);
- подбирать и брошюровать листы кассовых книг по каждому обособленному подразделению (абз. 9 п. 2.5 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П);
- разработать порядок приема и выдачи наличных денег уполномоченным представителям обособленных подразделений через кассу организации (п. 3.5, 4.5 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П);
- установить лимит остатка наличных денег в кассе каждого обособленного подразделения, которому открыт счет в банке (п. 1.2 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П);
- при расчете лимита остатка наличных денег в кассе головной организации учитывать наличные деньги, хранящиеся в обособленных подразделениях, не имеющих расчетных счетов (п. 1.3, 6.1 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П).
Елена Попова, государственный советник налоговой службы РФ I ранга
2.Статья: 1.8. Кассовые операции обособленных подразделений
Довольно часто обособленные подразделения организации самостоятельно осуществляют кассовые операции. В этом случае организация должна позаботиться о том, чтобы номера кассовых документов в обособленном подразделении не совпадали с номерами кассовых документов головной компании.
Для соблюдения сквозной нумерации приходных и расходных кассовых ордеров обособленные подразделения нумеруют кассовые документы в хронологическом порядке с использованием специального префикса (буквенного или цифрового).*
Номер приходного или расходного ордера обособленного подразделения состоит из двух частей: хххх/nnnn, где
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
хххх – цифровой или буквенный код обособленного подразделения;
nnnn – сквозной порядковый номер ордера в этом подразделении.
В новом Порядке прописаны правила ведения кассовых операций обособленных подразделений.
После выведения в кассовой книге остатка наличных денег на конец рабочего дня обособленное подразделение передает этот лист кассовой книги в головную организацию.
Если обособленное подразделение ведет кассовую книгу на бумажных носителях, то передаче подлежит отрывной второй экземпляр кассовой книги.
Если же кассовая книга формируется с использованием технических средств, то в головную организацию передается второй экземпляр кассовой книги, распечатанный на бумажных носителях.
В пункте 5.6 Порядка установлен срок такой передачи – не позднее следующего рабочего дня. Причем передавать лист кассовой книги можно как в электронном виде, так и на бумажном носителе.
Листы кассовой книги обособленного подразделения подбираются и брошюруются организацией по каждому обособленному подразделению (п. 2.5 Порядка).
Библиотека журнала «Главбух». Наличные расчеты по новым правилам, или Ваша идеальная касса
3.Статья: Как вести кадровую работу в филиале
Выбираем способ делопроизводства
В процессе деятельности у большинства крупных компаний возникает необходимость представлять свои интересы в других регионах. Эту функцию выполняют обособленные структурные подразделения, расположенные вне места нахождения основной компании, – филиалы или представительства. Разница между этими подразделениями в следующем: представительство лишь представляет и защищает интересы организации, а филиал, кроме того, осуществляет все (или часть) производственных (профильных) функций организации.
У компании, имеющей представительства или филиалы, процесс организации кадрового делопроизводства может развиваться по-разному: в централизованном или децентрализованном порядке. То есть головная организация может взять все документообеспечение филиала на себя или предоставить филиалу право вести свою кадровую документацию самостоятельно*. Законодательство не содержит четких рекомендаций на этот счет, поэтому руководитель головной компании вправе решить этот вопрос самостоятельно.
Если у организации один-два филиала с небольшим штатом сотрудников, то целесообразнее поручить одному из работников (в виде совмещения должностей) ведение кадровой документации подразделения для последующей передачи в головной офис*. При выборе способа ведения кадровой документации следует учитывать количество работников филиала, а также организационные и финансовые возможности компании.
Журнал «Кадровое дело», № 7, июль