Уважаемая Татьяна Викторовна!
Ответ на Ваш вопрос от 11.09.2013 г. сообщаем следующее: чтобы заверить бумажную копию электронного документа, потребуется указать четыре реквизита:
1. уникальный идентификатор электронного документа. На бумажных версиях электронных документов делается надпись «Подписан ЭЦП. Отпечаток №». При этом под отпечатком понимают идентификатор документа - уникальный буквенно-цифровой код, который программа спецоператора автоматически формирует при заверении документа цифровой подписью. Для каждого нового документа он свой. Взять его можно из файла с ЭЦП, который организация получает вместе с электронной «первичкой».
2. дата подписания документа. Для момента признания расходов важен не только факт подписания документа, но и когда именно это произошло.
3. подпись и печать и фраза «копия верна». Они нужны потому, что оригиналом электронного документа является компьютерный файл. Его бумажная версия – всего лишь копия, которую перед представлением в инспекцию необходимо заверить подписью руководителя и печатью.
4. наименование программы. Стоит включить информацию о том, через какую программу этот документ выставлен. Это исключит возможные вопросы инспекторов на проверке. Ведь обмениваться электронными документами возможно только через специальные программы операторов.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» vip-версии.
Статья: Найден идеальный способ заверить электронную «первичку»
Дата, подпись, печать, программа – главные реквизиты отметки
Для проставления отметок удобнее сделать специальный штамп
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Недавно Минфин разъяснил, что электронная «первичка» может подтвердить расходы на проверке, только если она распечатана и на ней есть особая отметка об электронной подписи*. Мы опросили инспекторов из разных регионов, и выяснилось, что они не знают, как выглядит загадочная отметка, поэтому разрешают компаниям придумать ее самостоятельно. Совместно со спецоператорами мы разработали исчерпывающий вариант, который устроит всех.
Есть два способа поставить отметку
Если компания обменивается с контрагентами электронной «первичкой», то она всегда получает два файла. В первом собственно документ. Во втором данные цифровой подписи. Если вывести документ на печать, на нем не будет ни подписей, ни печати, ни каких-либо данных о том, что поставщик подписал ее ЭЦП. Именно поэтому чиновники и требуют делать на ней отметку о наличии цифровой подписи.
Есть два варианта поставить отметку на документе: автоматический и ручной.
Чтобы отметки ставились автоматом при распечатке документа, надо заранее договориться со спецоператором о настройке программы. Как мы выяснили, многие из них идут навстречу клиентам и добавляют в меню функцию «Распечатать с ЭЦП». Тогда, получив из инспекции требование о представлении накладных и прочих документов, компании достаточно будет распечатать их из своей программы. В нижнем или верхнем углу документов появится необходимая отметка. Останется заверить ее записью «Копия верна», подписью руководителя и печатью.
Если у оператора нет технических возможностей для автоматического выведения на печать отметки об ЭЦП, компания будет делать отметку сама. Сотрудник компании, который готовит копии для инспекции, может написать всю информацию от руки. Но удобнее изготовить специальный наборный штамп с общими сведениями. Вручную останется вписать лишь данные цифровой подписи, а также подпись и печать* (см. образец).
Что должно быть в отметке
Исходить можно из опыта самих же налоговиков. Они во внутренней переписке делают на бумажных версиях электронных документов надпись «Подписан ЭЦП. Отпечаток №». Как мы выяснили у спецоператоров, под отпечатком понимают идентификатор документа. Это уникальный буквенно-цифровой код, который программа спецоператора автоматически формирует при заверении документа цифровой подписью. Для каждого нового документа он свой. Взять его компания может из файла с ЭЦП, который компания получает вместе с электронной «первичкой». Однако, чтобы отметка получилась до конца информативной, в ней нужны еще три реквизита.
Во-первых, это дата подписания «первички». Для момента признания расходов важен не только факт подписания документа, но и когда именно это произошло.
Во-вторых, подпись и печать и фраза «копия верна». Они нужны потому, что оригиналом электронного документа является компьютерный файл. Его бумажная версия – всего лишь копия, которую перед представлением в инспекцию необходимо заверить подписью руководителя и печатью.
В-третьих, стоит включить информацию о том, через какую программу этот документ выставлен. Это исключит возможные вопросы инспекторов на проверке. Ведь обмениваться электронными документами возможно только через специальные программы операторов.*
Елена Кузнецова, эксперт «УНП»
Журнал «Учет. Налоги. Право»№35, 20–26 сентября 2011
12.09.2013 г.
С уважением,
эксперт «Системы Главбух» Пыжова Алла.
Ответ утвержден: ведущий эксперт Горячей линии "Системы Главбух" Варвара Абрамова.
_____________________________
Ответ на Ваш вопрос дан в соответствии с правилами работы «Горячей линии» «Системы Главбух», которые Вы можете найти по адресу: http://www.1gl.ru/#/hotline/rules/?step=14