Законодательством установлена обязанность организаций, расположенных в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), оплачивать сотрудникам проезд к месту использования отпуска и обратно в пределах территории России.
Таким образом, если сотрудник провел отпуск за границей (в т. ч. по туристической путевке), компенсировать расходы по проезду можно только до ближайшего места пересечения границы России. В случае перелета за пределы РФ без посадки в ближайшем к границе Российском аэропорту, сотрудник должен представить справку транспортной организации (авиакомпании) о стоимости перевозки по территории России, включенной в стоимость билета. Следует учитывать, что подтверждать стоимость перевозки по территории России справкой, выданной туристическим агентством, нельзя.
1.Рекомендация: Как организации, расположенной в районе Крайнего Севера, оплатить и отразить в бухучете и при налогообложении стоимость проезда сотрудника к месту использования отпуска и обратно
Порядок и условия выплаты компенсаций
Организации, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), должны оплатить своим сотрудникам проезд и провоз багажа к месту использования отпуска и обратно.
Порядок, размеры и условия выплаты таких компенсаций пропишите во внутренних документах: коллективном или трудовых договорах, Положении об отпусках и т. п. Законодательство не ограничивает минимальные и максимальные размеры компенсации, а также не ограничивает право коммерческой организации на дифференцированный подход при возмещении расходов. Поэтому коммерческие организации, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных местностях), могут устанавливать любые нормы возмещения данных расходов, в том числе в размерах меньших, чем для бюджетных организаций.*
Это следует из части 8 статьи 325 Трудового кодекса РФ, абзаца 7 статьи 33 Закона от 19 февраля 1993 г. № 4520-1, постановления Конституционного суда РФ от 9 февраля 2012 г. № 2-П.
Ситуация: нужно ли удержать НДФЛ, начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний на сумму расходов на оплату проезда сотрудника к месту использования отпуска и обратно. Сотрудник проводит свой отпуск за границей. Организация расположена в районе Крайнего Севера (приравненной к нему местности)
Да, нужно. Но только на стоимость проезда за пределами территории России.*
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Компенсация в виде оплаты проезда в размере, установленном внутренними документами организации, и с учетом ограничений, установленных законодательством, не облагается:
- НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);
- взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (п. 7 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ);
- взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний (подп. 8 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Перечисленные льготы распространяются только на оплату проезда по территории России. Поэтому независимо от места проведения отпуска сотрудником (на территории России или за ее пределами) от обложения НДФЛ и страховыми взносами освобождается только та часть компенсации, которая относится к стоимости проезда по российской территории. Если сотрудник летит за границу прямым рейсом без пересадок, он должен взять в транспортной организации справку о стоимости перелета по территории России, включенной в стоимость билета.*
Со стоимости проезда (перелета) от места пересечения границы России к месту проведения отпуска за границей и обратно, к границе России, нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.
В отношении НДФЛ такой вывод подтверждается письмами Минфина России от 29 декабря 2012 г. № 03-04-06/6-375 и от 12 мая 2009 г. № 03-04-06-01/113.
ОСНО: налог на прибыль
Организации, расположенные в районах Крайнего Севера (приравненных к ним местностях), могут учесть при расчете налога на прибыль компенсации расходов на проезд сотрудников к месту использования отпуска и обратно, если их выплата предусмотрена коллективным (трудовым) договором.
В налоговых расходах учтите только компенсацию расходов по оплате проезда (провоза багажа) в пределах территории России. Сумму компенсации включите в состав расходов на оплату труда.*
Это следует из положений пункта 7 статьи 255 Налогового кодекса РФ.
Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы на оплату проезда к месту использования отпуска и обратно сотрудника, который проводит свой отпуск за границей. Организация расположена в районе Крайнего Севера (приравненной к нему местности)
Да, можно, но только в пределах стоимости проезда по территории России.*
При расчете налога на прибыль можно учесть предусмотренную коллективным (трудовым) договором компенсацию расходов на проезд сотрудников к месту отдыха на территории России и обратно (п. 7 ст. 255 НК РФ). Соответственно, при следовании в отпуск за рубеж, компенсацию расходов на проезд можно признать только до пересечения границы России.
О том, какие расходы можно считать осуществленными на территории России, Минфин России пояснил в письмах от 12 апреля 2010 г. № 03-03-06/2/72, от 23 октября 2009 г. № 03-03-06/1/689, от 23 марта 2009 г. № 03-03-06/1/183. При расчете налога на прибыль можно учесть расходы на проезд сотрудника:*
- до пункта пропуска через государственную границу России (например, российского аэропорта, в котором сотрудник совершил пересадку к месту следования);
- до российского аэропорта, ближайшего к месту пересечения границы России, даже если сотрудник из него фактически не отбывал (если сотрудник направляется в отпуск воздушным транспортом);
- до места пересечения границы России (например, если сотрудник следует в отпуск за рубеж воздушным транспортом без остановки в российском аэропорту).*
Документальным подтверждением понесенных затрат являются:*
- копия заграничного паспорта с отметкой пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения границы России;
- перевозочные документы (например, авиабилет).
При этом стоимость проезда могут подтвердить:*
- перевозочный документ;
- справка транспортной организации (например, авиакомпании) о стоимости перевозки до ближайшего к месту пересечения границы пункта пропуска (например, аэропорта) или до государственной границы России, включенной в стоимость перевозочного документа.*
Подтверждает правомерность такой позиции арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Московского округа от 23 июля 2009 г. № КА-А40/7049-09, Западно-Сибирского округа от 27 июня 2007 г. № Ф04-4290/2007(35713-А75-40), Северо-Западного округа от 22 августа 2007 г. № А42-328/2007, от 27 ноября 2006 г. № А26-4765/2006-28, от 30 июня 2005 г. № А42-9476/04).
Следует отметить, что ранее Минфин России придерживался другой позиции (письма от 20 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/431 и от 19 августа 2005 г. № 03-05-02-04/159). Финансовое ведомство разъясняло, что, когда сотрудник летит на самолете на отдых за границу, он пересекает пункт пропуска через государственную границу РФ в здании аэропорта, открытого для международных сообщений (международных полетов). А это значит, что при расчете налога на прибыль организация вправе учесть только расходы на проезд сотрудника до аэропорта, откуда он вылетает к месту отдыха (за границу).
Однако в связи с выходом более поздних разъяснений Минфина России организация вправе руководствоваться ими.
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
2.Статья: Оформляем северянам оплату проезда в отпуск
Какие документы должен представить работник, чтобы ему оплатили проезд?
Мы недавно открыли подразделение на Крайнем Севере. Подскажите, пожалуйста, какими документами работники могут подтвердить расходы на проезд и оплату багажа.
Для того чтобы работнику возместили его расходы, он должен подать заявление (образец на стр. 70) и приложить к нему билеты, посадочные талоны, чеки или квитанции. В ряде случаев, например, когда сотрудник ездил за пределы России, он может представить справку транспортной организации о стоимости проезда до границы. Оплату багажа работник может подтвердить квитанцией. Все эти документы нужны работодателю, чтобы включить выплаченную компенсацию в состав расходов на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ) и подтвердить затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ).*
Внимание!
При отсутствии документов, подтверждающих проезд и провоз багажа к месту использования отпуска и обратно, компенсация не может быть включена в состав расходов на оплату труда при определении налоговой базы по налогу на прибыль* (п. 7 ст. 255 НК РФ)
Журнал «Кадровое дело», № 5, май 2013