1.В данном случае можно оформить или договор аренды имущества у гражданина либо, назначить ему компенсацию за пользование имуществом.
2. Заключив договор аренды с гражданином, арендованное имущество приходуйте на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства».
Проводки и оформление см. в Рекомендации № 1.
При выплате физическому лицу арендной платы удерживайте с него
НДФЛ. Взносы не начисляйте.
НДС данная операция не облагается.
При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой имущества, к примеру, по заправке картриджей, учитываются в сумме фактических затрат (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Расходы на ремонт компьютера так же можно учесть: либо в составе прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ), либо списать за счет резерва на ремонт.
3.Выплачивая гражданину компенсацию, отразите ее по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
Проводки, оформление и расчет компенсации приведены ниже в Рекомендации № 3.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
НДФЛ и взносы на компенсацию не начисляйте, при условии соответствующего документального подтверждения.
При расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного имущества сотрудника и компенсацию расходов, связанных с эксплуатацией имущества (расходные материалы, ремонт и т. д.), включите в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».
1.Рекомендация: Как оплатить и отразить в бухучете и при налогообложении аренду личного имущества сотрудника (телефона, факса, компьютера и т. д., кроме автомобиля)
Сотрудник может использовать в работе свое личное имущество: транспортное средство, компьютер, телефон, факс и т. д.
Использование личного имущества сотрудника для служебных целей организация должна оплатить. Сделать это можно:*
- назначив ему компенсацию;
- заключив с сотрудником договор аренды.
Договор аренды
При аренде личного имущества сотрудника организация платит ему арендную плату, предусмотренную договором* (ст. 606 и 614ГК РФ).
Бухучет
Арендованное имущество принимайте по акту о приеме-передаче и приходуйте на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства» (Инструкция к плану счетов).
В бухгалтерском учете сумму арендной платы относите на счета учета затрат по тем видам деятельности, для которых арендовано имущество сотрудника:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 76*
– отражена плата за аренду личного имущества сотрудника (сотрудника, работающего по гражданско-правовому договору).
Пример отражения в бухучете аренды личного имущества сотрудника*
В январе ЗАО «Альфа» (арендатор) заключило со своим сотрудником (арендодатель) договор аренды мобильного телефона. Срок действия договора – с 1 февраля по 31 января следующего года. Стоимость телефона по соглашению сторон – 7500 руб. Ежемесячная арендная плата за телефон составляет 900 руб.
Бухгалтер «Альфы» сделал в учете следующие проводки.
В феврале:
Дебет 001
– 7500 руб. – принят на забалансовый учет мобильный телефон, полученный в аренду (на основании акта о приеме-передаче).
Ежемесячно в течение срока действия договора аренды:
Дебет 26 Кредит 76
– 900 руб. – списана арендная плата за пользование личным мобильным телефоном сотрудника.
НДФЛ и страховые взносы
Выплачиваемая сотруднику арендная плата признается его налогооблагаемым доходом (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ). В зависимости от того, является сотрудник резидентом или нет, НДФЛ нужно начислять по ставке 13 или 30 процентов (ст. 224 НК РФ). НДФЛ удерживайте при фактической выплате арендной платы (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Страховые взносы на сумму арендной платы не начисляйте.* Связано это с тем, что выплаты по гражданско-правовым договорам, связанным с передачей имущества в пользование, не признаются объектом обложения страховыми взносами. Такой порядок следует из части 3 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ и статьи 606 ГК РФ.
Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на арендную плату также начислять не нужно.*
Объясняется это тем, что с доходов, полученных по гражданско-правовым договорам, взносы на страхование от несчастных случаев уплачиваются только в том случае, если такая обязанность предусмотрена договором (п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.
ОСНО: налог на прибыль
При расчете налога на прибыль расходы, связанные с арендой имущества сотрудника, учитываются в сумме фактических затрат (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом расходы, связанные с эксплуатацией личного имущества сотрудника, несет организация-арендатор (если в договоре не предусмотрено иное) (ст. 616 ГК РФ).
Пример начисления платы за аренду личного имущества сотрудника. Организация применяет общую систему налогообложения. Доходы и расходы определяет методом начисления*
В январе ОАО «Производственная фирма "Мастер"» (арендатор) заключило договор аренды с начальником цеха В.К. Волковым (арендодатель). Объект аренды – личный компьютер сотрудника. Компьютер используется для контроля за выполнением производственного графика, учета нарядов, оценки незавершенного производства и т. п. Срок действия договора – с 1 февраля по 31 июля.
Стоимость компьютера по соглашению сторон – 25 000 руб. Ежемесячная арендная плата за компьютер составляет 1200 руб.
Налог на прибыль «Мастер» начисляет ежемесячно. При расчете налога на прибыль бухгалтер «Мастера» в течение действия договора аренды ежемесячно уменьшает налоговую базу на 1200 руб.
Сумма арендной платы ежемесячно в течение срока действия договора включается в налоговую базу по НДФЛ. Детей у сотрудника нет. Поэтому стандартные вычеты по НДФЛ, предусмотренные подпунктом 4 пункта 1 статьи 218 Налогового кодекса РФ, ему не предоставляются.
Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний с суммы арендной платы бухгалтер «Мастера» не начисляет.
В учете организации сделаны следующие проводки.
В феврале:
Дебет 001
– 25 000 руб. – принят на забалансовый учет компьютер, полученный в аренду (на основании акта о приеме-передаче).
Ежемесячно с февраля по июль включительно:
Дебет 25 Кредит 76
– 1200 руб. – списана арендная плата за пользование личным компьютером сотрудника;
Дебет 76 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
– 156 руб. (1200 руб. ? 13%) – удержан НДФЛ;
Дебет 76 Кредит 50
– 1044 руб. (1200 руб. – 156 руб.) – выплачена арендная плата за использование личного компьютера сотрудника в служебных целях.
ОСНО: НДС
Предоставление личного имущества сотрудника в аренду организации НДС не облагается.* Это следует из положений статьи 143Налогового кодекса РФ и подтверждено письмом Минфина России от 10 февраля 2004 г. № 04-04-06/21.
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2.Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль расходы на ремонт основного средства, арендованного у предпринимателя или гражданина (сотрудника)
Да, можно, но не в составе расходов на ремонт по пункту 2 статьи 260 Налогового кодекса РФ. Объясняется это так.*
Затраты на ремонт основных средств можно учесть при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов на основании статьи 260 Налогового кодекса РФ. Положения этой статьи распространяются также на расходы арендатора на ремонт амортизируемых основных средств, если стоимость этих расходов арендодатель не возмещает (п. 2 ст. 260 НК РФ). Однако основные средства, принадлежащие предпринимателям, гражданам (сотрудникам), не относятся к амортизируемым основным средствам для целей налогообложения прибыли (п. 1 ст. 246, п. 1 ст. 256НК РФ). Это запрещает их учитывать по правилам пункта 2 статьи 260 Налогового кодекса РФ. Подтверждают такой вывод Минфин России (письма от 13 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/773, от 12 августа 2008 г. № 03-03-06/1/462) и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Западно- Сибирского округа от 12 марта 2007 г. № Ф04-483/2007(31447-А67-40)).
Если организация создает резерв на ремонт основных средств в налоговом учете, расходы на ремонт объекта, полученного в аренду от предпринимателя или гражданина (сотрудника), спишите за счет этого резерва (абз. 4 п. 2 ст. 324 НК РФ). И это несмотря на то, что основные средства, полученные в аренду от предпринимателя или гражданина (сотрудника), не учитываются при формировании резерва, так как не являются амортизируемым имуществом (п. 2 ст. 324, п. 3 ст. 256 НК РФ).
Кроме того, расходы на ремонт основного средства, арендованного у предпринимателя или гражданина (сотрудника), можно списать в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но для этого должны быть соблюдены следующие условия:*
- по договору арендатор обязан проводить ремонт арендованного имущества за свой счет (ст. 616, 644 ГК РФ);
- произведенные расходы соответствуют критериям пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.
Такую точку зрения подтверждают контролирующие ведомства (письма Минфина России от 13 декабря 2010 г. № 03-03-06/1/773, от 7 июня 2009 г. № 03-03-06/2/131, от 13 февраля 2007 г. № 03-03-06/1/81, ФНС России от 17 августа 2009 г. № 3-2-13/181) и арбитражная практика (см., например, постановления ФАС Уральского округа от 28 декабря 2010 г. № Ф09-10981/10-С3 и Северо-Кавказского округа от 24 апреля 2007 г. № Ф08-312/2007-133А).
Таким образом, организация, арендуя основное средство у предпринимателя или гражданина (сотрудника), не может учитывать затраты на его ремонт по пункту 2 статьи 260 Налогового кодекса РФ, но может отнести их на другие прочие расходы (подп. 49 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 252 НК РФ) или списать за счет резерва на ремонт.*
Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса
3.Рекомендация: Как выплатить и отразить в бухучете и при налогообложении компенсацию за использование личного имущества сотрудника (телефона, факса, компьютера и т. д., кроме автомобиля)
Использовать личное имущество сотрудника (телефон, компьютер, факс и т. д.) можно не только на основании договора аренды, но и выплачивая специальную компенсацию.* Такая возможность предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ.
Документальное оформление и расчет
Выплата сотруднику компенсации за использование его личного имущества может быть предусмотрена в специальном пункте трудового договора или в дополнительном соглашении к нему.
Помимо компенсации за использование личного имущества статья 188 Трудового кодекса РФ обязывает организацию возместить сотруднику расходы, связанные с его эксплуатацией (например, приобретение расходных материалов). Порядок и размер возмещения этих расходов тоже можно установить в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему).*
Ситуация: можно ли не предусматривать выплату компенсации за использование личного имущества сотрудника (телефона, факса, компьютера и т. д., кроме автомобиля) в трудовом договоре, указав размер компенсации, а также возможность возмещения расходов, связанных с эксплуатацией имущества, в приказе руководителя*
Да, можно.*
При использовании сотрудником личного имущества (телефона, факса, компьютера и т. д., кроме автомобиля) в служебных целях ему выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием данного имущества.
Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса РФ.
Положения данной статьи не обязывают предусматривать выплату компенсации именно в трудовом договоре. Условие о выплате сотруднику компенсации за использование личного имущества не входит в перечень обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).
Таким образом, организация вправе предусмотреть выплату компенсации в приказе руководителя. При этом подпись сотрудника об ознакомлении с приказом расценивается как письменное соглашение между сотрудником и организацией.* Есть примеры судебных решений, подтверждающих такую точку зрения (см., например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 24 декабря 2008 г. № Ф04-5698/2008(11737-А81-41), Северо-Западного округа от 21 октября 2008 г. № А56-40623/2007). Аналогичный вывод следует из письма Минфина России от 16 мая 2005 г. № 03-03-01-02/140. В нем приведены разъяснения в отношении компенсации за использование личного транспорта, но их можно распространить на компенсацию иного имущества сотрудников (ст. 188 ТК РФ).
Главбух советует: размер компенсации за использование личного имущества определите исходя из официально установленных сроков полезного использования и норм амортизации. Тогда у проверяющих не будет оснований полагать, что расходы на выплату компенсации экономически не обоснованны (письмо Минфина России от 2 ноября 2004 г. № 03-05-01-04/72).
Чтобы обосновать размер компенсации за использование личного имущества, воспользуйтесь Классификацией, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1. Если используемое имущество вКлассификации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1, не упомянуто, срок полезного использования определите самостоятельно.
Ежемесячную компенсацию за использование личного имущества можно рассчитать так:*
Ежемесячная компенсация за использование личного имущества | = | Рыночная цена личного имущества на дату начала его использования для служебных целей | ? | Ежемесячная норма амортизации (в %) |
Пример расчета компенсации за использование личного имущества сотрудника исходя из срока полезного использования и нормы амортизации*
Сотрудник ЗАО «Альфа» использует в работе личный мобильный телефон. Рыночная стоимость телефона составляет 46 000 руб.
По Классификации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1 срок полезного использования телефона (код 14 3222000) – от трех до пяти лет включительно (третья амортизационная группа).
Учетной политикой организации закреплено, что для третьей амортизационной группы этот срок составляет 37 месяцев.
Месячная норма амортизации по имуществу, относящемуся к третьей амортизационной группе, составляет:
1 : 37 мес. ? 100% = 2,7027%.
Ежемесячная сумма компенсации за использование личного телефона сотрудника равна:
46 000 руб. ? 2,7027% = 1243 руб.
Порядок начисления
Компенсацию начисляйте ежемесячно в твердой сумме независимо от количества календарных дней в месяце. За время, когда сотрудник не использовал имущество в работе (находился в отпуске, командировке или болел), компенсацию не выплачивайте.* Об этом сказано в письме Минфина России от 21 июля 1992 г. № 57. Несмотря на то что это письмо посвящено компенсациям за использование личного автомобиля сотрудника, такие требования справедливы и в отношении компенсаций за использование другого имущества сотрудника.
Бухучет
В бухучете начисление компенсации за использование личного имущества и компенсации сотруднику расходов, связанных с его эксплуатацией, отразите по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, делайте запись:
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 73*
– начислена компенсация за использование личного имущества сотрудника (возмещены расходы, связанные с эксплуатацией личного имущества сотрудника).
Пример отражения в бухучете компенсации за использование личного имущества сотрудника для служебных целей*
Менеджер ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьев использует личный компьютер для служебных целей. Трудовым договором предусмотрена выплата компенсации за использование личного имущества сотрудника. Сумма компенсации установлена приказом руководителя организации.
Рыночная стоимость компьютера составляет 43 000 руб. По Классификации, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. № 1, срок полезного использования электронно-вычислительной техники составляет от двух до трех лет включительно (вторая амортизационная группа). Учетной политикой организации закреплен срок полезного использования компьютеров – 25 месяцев.
Амортизация в бухгалтерском и в налоговом учете начисляется линейным способом.
Месячная норма амортизации компьютера составляет:
1 : 25 мес. ? 100% = 4%.
Ежемесячная сумма компенсации за использование личного имущества Кондратьева равна:
43 000 руб. ? 4% = 1720 руб.
Начисление компенсации бухгалтер «Альфы» ежемесячно отражает проводкой:
Дебет 26 Кредит 73
– 1720 руб. – начислена компенсация Кондратьеву за использование личного компьютера в служебных целях.
НДФЛ и страховые взносы
Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, сумма компенсации за использование личного имущества сотрудника, а также сумма компенсации расходов, связанных с его эксплуатацией, не облагаются:*
- НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ);
- взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г № 212-ФЗ);
- взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний (абз. 10 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).
При этом, чтобы такие выплаты не облагались налогами (взносами), необходимо иметь документы, подтверждающие:*
- право собственности сотрудника на используемое имущество (или их копии);
- расчет суммы компенсации (его можно привести, например, в приказе о назначении компенсации). При расчете целесообразно учитывать степень износа имущества, а также срок его полезного использования (можно определить на основании технической документации на имущество);
- фактическое использование имущества в интересах организации (например, приказы, акты и т. п.);
- необходимость приобретения расходных материалов для нормальной эксплуатации имущества (техпаспорт, инструкция по эксплуатации и т. п.);
- размер затрат, понесенных при использовании имущества в рабочих целях (кассовые, товарные чеки, накладные и т. п.).
Аналогичного мнения придерживаются контролирующие ведомства. В отношении НДФЛ – письма Минфина России от 25 октября 2012 г. № 03-04-06/9-305 и от 23 декабря 2009 г. № 03-04-07-01/387 (доведено до налоговых инспекций письмом ФНС России от 27 января 2010 г. № МН-17-3/15). В отношении страховых взносов – письмо Минздравсоцразвития России от 26 мая 2010 г. № 1343-19.
Порядок расчета остальных налогов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.
ОСНО
При расчете налога на прибыль компенсацию за использование личного имущества сотрудника включите в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 15 августа 2005 г. № 03-03-02/61).
Компенсацию расходов, связанных с эксплуатацией имущества сотрудника (расходные материалы, ремонт и т. д.), также можно учесть в составе прочих расходов при расчете налога на прибыль (ст. 264 НК РФ,* письма Минфина России от 8 декабря 2006 г. № 03-03-04/4/186 и от 15 августа 2005 г. № 03-03-02/61).
При этом указанные расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на выплату компенсации за использование личного имущества сотрудника для служебных целей. Организация применяет общую систему налогообложения*
Секретарь ЗАО «Альфа» Е.В. Иванова использует для служебных целей личный факс. Трудовым договором предусмотрена выплата компенсации за использование личного имущества. Приказом руководителя организации размер ежемесячной компенсации установлен в сумме 250 руб.
Ежемесячно в учете «Альфы» бухгалтер делает проводки:
Дебет 26 Кредит 73
– 250 руб. – отнесена на расходы компенсация Ивановой за использование личного факса для служебных целей;
Дебет 73 Кредит 50
– 250 руб. – выплачена компенсация Ивановой.
Сумма компенсации, начисленной Ивановой, НДФЛ не облагается. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на эту сумму не начисляются.
При расчете налога на прибыль бухгалтер «Альфы» ежемесячно включает в расходы компенсацию за использование личного имущества сотрудника в сумме 250 руб.
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России