сообщаем следующее: накладная на железнодорожные перевозки по форме № ГУ-29-О является обязательным первичным документом для подтверждения расходов в целях бухгалтерского и налогового учета. Обязательными первичными документами, для того, чтобы учесть расходы при расчете единого налога, в данной ситуации необходимы договор, накладная на железнодорожные перевозки, товарная накладная, платежное поручение.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
1. Рекомендация:Как документально оформить продажу товаров оптом
Состав документов, которые нужно выставить покупателю, различается в зависимости от того, продает организация товар в розницу или оптом.
Оптовая торговля осуществляется на основе любого договора купли-продажи (поставки товаров) за исключением договора розничной купли-продажи. Покупателем по договору может выступать организация или предприниматель. Форма расчета по договору также может быть любой – как наличной, так и безналичной. Это следует из пункта 5 статьи 454, пункта 1 статьи 492, статьи 506 Гражданского кодекса РФ.
Виды транспортных накладных
В зависимости от вида транспорта используются разные формы транспортных накладных:*
- транспортная накладная по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272 (автомобильные перевозки);
- товарно-транспортная накладная (например, по форме № 1-Т, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 (автомобильные перевозки));
- транспортная железнодорожная накладная по форме № ГУ-29-О (железнодорожные перевозки);*
- коносамент (морские перевозки);
- грузовая накладная (доставка воздушным транспортом).
Е.Ю. Попова государственный советник налоговой службы РФ I ранга
2. Статья: Как заполнить новую транспортную накладную и безупречно оформить отгрузку товаров
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Перечень документов, которые надо оформлять при отгрузке товаров, зависит от того, как компания реализует продукцию — оптом или в розницу. Ниже вы найдете схему, которая поможет вам разобраться в необходимых бумагах. Однако в ней мы не упомянули о транспортной накладной, которую выписывают перед перевозкой товара. На ней остановимся отдельно. Тем более форма этого документа была обновлена.
Форма транспортной накладной зависит от вида перевозки. Так, при железнодорожных перевозках компании нужно будет оформить накладную по форме № ГУ - 29 - О (см. Правила, утвержденные приказом МПС России от 18 июня 2003 г. № 39).*
Важная деталь
В транспортной накладной нужно указывать точные адреса грузоотправителя, получателя, погрузки и выгрузки грузов.
О том, кто составляет транспортную накладную и сколько экземпляров этого документа нужно выписывать, вы можете прочитать ниже. Важный момент: накладная будет действительна, если ее подпишут и заверят печатями грузоотправитель и перевозчик в разделе 16. В противном случае налоговики наверняка снимут расходы на перевозку. Еще грузоотправитель должен расписаться при погрузке в разделе 6, получатель — при выгрузке в разделе 7, а перевозчик — в графе 9 (когда принимает заявку к исполнению).
Какие документы нужно составить при продаже товара оптом и в розницу
* Если компания не платит НДС, счет-фактуру составлять не нужно.
** При продаже отдельных товаров (например, текстиль, мебель) торговая компания должна выдать покупателю еще товарный чек. Посмотреть, подпадают ли ваши товары под это требование, можно в Правилах, утвержденных постановлением Правительства РФ от 19 января 1998 г. № 55. Компании на «вмененке», которые отказались от ККТ, по требованию покупателя должны выдать товарный чек или другой документ, содержащий обязательные реквизиты (п. 2.1 ст. 2 Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).
Понадобится зафиксировать в накладной и временные показатели. Грузоотправитель отмечает в разделе 6 дату и время подачи машины под отгрузку. А получатель в разделе 7 — все аналогично, только для выгрузки.
Обратите внимание, что эти данные обычно интересуют налоговиков, когда те оценивают реальность операций и обоснованность расходов. И конечно же, сведения из накладной должны сходится со счетом-фактурой. Так, объявленную ценность груза в разделе 5 лучше всего обозначить такую же, как стоимость в счете-фактуре.
Если в документе понадобится что-то исправить, важно заверить эти записи подписями и печатями грузоотправителя и перевозчика. Проследите и за тем, чтобы в накладной стояли прочерки в тех строках, где нет данных.
Алла Ковалева, эксперт журнала «Главбух»
Журнал «Главбух», № 13, 2011 г.