В данной ситуации командировка может быть отменена. Это нужно оформить документально (приказ, телеграмма от контрагента, письмо и т.д.). В таком случае расходы организация вправе учесть при расчете налога на прибыль в качестве внереализационных. Так как расходы принимаются при налогообложении, НДС организация вправе предъявить к вычету.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
1. Рекомендация: Как учесть при налогообложении расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования. Организация применяет общую систему налогообложения
Ситуация: можно ли учесть при расчете налога на прибыль стоимость авиабилета, который пришлось вернуть из-за того, что сотрудник задержался в командировке. Билет покупал сам сотрудник. Агентство вернуло деньги за вычетом некоторой суммы
Да, можно.
Организация обязана возместить сотруднику расходы на проезд до места командировки и обратно (ст. 168 ТК РФ, п. 11, 12 и 22 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). В частности, в состав этих расходов входят:
- стоимость проездного билета на транспорте общего пользования (самолет, поезд и т. д.);
- стоимость услуг по оформлению проездных билетов и т. д.*
Документально подтвержденные расходы, связанные с проездом сотрудника до места командировки и обратно, можно учесть в составе прочих расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Документальным подтверждением могут служить проездные билеты, бланки строгой отчетности, кассовые чеки и т. д.*
Если сотрудник не использовал обратный билет, вернувшись из командировки в более ранний срок по уважительной причине, расходы на покупку этого билета в размере суммы, удержанной агентством, можно учесть в составе внереализационных расходов как штрафную санкцию (подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ, ст. 330 ГК РФ). Включите ее в расходы:
- при методе начисления на дату признания (например, на дату уплаты агентству или выписки подтверждения, выражающего готовность заплатить штраф) (подп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ);*
- при кассовом методе на дату фактической уплаты (п. 3 ст. 273 НК РФ).
Подтверждением обоснованности понесенных расходов могут служить документы, служащие объяснением вынужденного прерывания сотрудником служебной командировки (например, письмо, телеграмма).*
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Аналогичной точки зрения придерживается Минфин России в письмах от 29 ноября 2011 г. № 03-03-06/1/786 и от 25 сентября 2009 г. № 03-03-06/1/616.
Если расходы на проезд учитываются при расчете налога на прибыль, «входной» НДС по ним можно принять к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ).*
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
2. Статья: Если командировкуотменили
Учет расходов по отмененной командировке
В бухгалтерском учете расходы на отмененную командировку включаются в состав прочих (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). А вот для учета таких расходов в целях налогообложения требуется, чтобы они были экономически оправданы и документально подтверждены. Ведь отмена командировки вовсе не означает, что расходы на нее автоматически становятся необоснованными.*
Штраф за возврат билетов и отмену брони
Деньги за неиспользованные билеты перевозчики возвращают обратно, но не в полной сумме, удерживая штраф за отказ от билетов.
В письме от 25 сентября 2009 г. № 03-03-06/1/616 Минфин России указал, что штрафы за отказ от билетов, приобретенных для работников, в случае отмены командировки включаются в целях налогообложения прибыли в состав внереализационных расходов. Основание для этого – пункта 1 пункта 1 статьи 265 Налогового кодекса РФ, который предусматривает возможность учета в целях налогообложения штрафных санкций.*
По логике также нужно поступать, если турфирме пришлось уплатить штраф за отказ от забронированного в гостинице номера.
Л.К. Соханевич, аудитор
Журнал «Учет в туристической деятельности», № 2, февраль 2010
19.08.2014 г.
С уважением, Наталья Колосова,
Ваш персональный эксперт.