Журнал, справочная система и сервисы
№24
Декабрь

В свежем «Главбухе»

В январе у вас новые сроки отчетности

Подписка
Срочно заберите все!
№24
8 апреля 2013 37 просмотров

Подскажите как должен выглядить приказ, акт и смета на списание представительских расходов! И какие еще нужны нужны документы для правильного списания. Заранее спасибо.

Подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов можно с помощью: сметы, приказа руководителя, отчета о проведении мероприятий, акта об осуществлении представительских расходов.

Образцы заполнения перечисленных документов приведены ниже.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1.Ситуация: Какими документами можно подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов

Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичными учетными документами (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, ст. 313 НК РФ). При этом такие документы должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов можно с помощью:

  • сметы, утвержденной протоколом общего собрания участников (акционеров) организации или руководителем организации на определенный период времени;
  • приказа руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;
  • отчета о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы;
  • акта об осуществлении представительских расходов, утвержденного руководителем организации.

Формы данных документов разработайте самостоятельно и приложите к приказу об учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008, ст. 313 НК РФ).

По мнению контролирующих ведомств, в отчете о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы, должны быть указаны:

  • цели и результаты проведенных мероприятий;
  • дата и место проведения;
  • состав участников (принимающей и приглашенной сторон);
  • сумма затрат и т. п.

Кроме того, расходы должны быть подтверждены первичными документами, подтверждающими приобретение товаров для представительских целей или оплату услуг сторонних организаций.

Такие требования изложены в письмах Минфина России от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675, от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/4/26, от 13 ноября 2007 г. № 03-03-06/1/807.

Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организациям подтвердить представительские затраты, имея не все указанные документы. Они заключаются в следующем.

В пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ не установлен конкретный перечень документов, которыми надлежит подтверждать представительские расходы. Поэтому это могут быть любые первичные документы, которые свидетельствуют о факте осуществления расходов и их экономической обоснованности.

Однако следование указанной позиции может привести к разногласиям с проверяющими. В арбитражной практике есть примеры судебных решений, принятых в пользу организаций (см. например, определение ВАС РФ от 20 февраля 2008 г. № 16343/07, постановления ФАС Северо-Западного округа от 14 января 2008 г. № А56-338/2007, от 14 августа 2007 г. № А56-3739/2006). В частности, суд признал правомерным подтверждение представительских расходов перечнем документов, не содержащим утвержденной сметы. Такой порядок был установлен внутренним приказом организации.

О том, можно ли признать экономически обоснованными представительские расходы, которые не привели к положительному результату (подписанию договора), см. Какие расходы при расчете налога на прибыль признаются экономически обоснованными.

Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

2.Формы:Смета представительских расходов

<…>

Закрытое акционерное общество «Альфа»

УТВЕРЖДЕНО


Приложение 2


к протоколу собрания


акционеров


от 24 декабря 2012 г. № 25

СМЕТА ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ


на I квартал 2013 года

Наименование статей по представительским расходам

Сумма


плановая,


руб.

1 Почтовые и курьерские услуги 800
2 Подготовка печатных материалов для участников деловых переговоров 5900
3 Организация питания во время деловых переговоров 15 000
4 Оплата услуг переводчиков 5000
5 Прочие (транспортное обеспечение и т. д.) 7000
Итого 33 700

Исполнитель: бухгалтер В.Н. Зайцева

<…>

3.Формы: Приказ об осуществлении представительских расходов

<…>

Закрытое акционерное общество «Альфа»

ПРИКАЗ № 101

г. Москва 18.03.2013

В связи с направлением менеджера А.С. Кондратьева в командировку в г. Ростов-на-


Дону для проведения с ООО «Торговая фирма "Гермес"» предварительных переговоров о


совместном продвижении товаров и сопутствующих услуг

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. А.С. Кондратьеву организовать буфетное обслуживание во время переговоров (обед


или ужин в ресторане) в расчете 2000 (Две тысячи) руб. на человека.

2. А.С. Кондратьеву по возвращении из командировки составить отчет о проведенных


переговорах и акт об осуществленных представительских расходах.

3. Бухгалтерии учесть представительские расходы в составе общехозяйственных затрат.

Генеральный директор А.В. Львов

<…>

4.Формы: Отчет о проведении встречи (деловых переговоров)

<…>

Закрытое акционерное общество «Альфа»

УТВЕРЖДАЮ


Генеральный директор


ЗАО «Альфа»


А.В. Львов


29.03.2013

ОТЧЕТ № 2

о проведении встречи (деловых переговоров)

с представителями ООО «Торговая фирма "Гермес"»

г. Москва 29.03.2013

Участники переговоров:

От ЗАО «Альфа»: А.С. Кондратьев (менеджер).

От ООО «Торговая фирма "Гермес"»: М.Н. Корнилов (коммерческий директор),

И.В. Моренков (начальник отдела продаж).

Цель и результаты проведения переговоров:

Предварительные переговоры о совместном продвижении товаров и сопутствующих услуг.


Согласованы основные условия совместной деятельности:

– ЗАО «Альфа» предоставляет транспортные средства для перевозки товаров;


– ООО «Торговая фирма "Гермес"» обеспечивает таможенное оформление вывоза и ввоза товаров.

Программа переговоров:

22.03.2013

10.00–17.00 – переговоры в офисе ООО «Торговая фирма "Гермес"».

23.03.2013

10.00–14.00 – переговоры в офисе ООО «Торговая фирма "Гермес"»;

14.00–18.00 – обед в ресторане «Глиссада» (г. Ростов-на-Дону) с обсуждением итогов состоявшихся переговоров.

Представительские затраты на проведение переговоров (обед в ресторане) составили 5900 (Пять


тысяч девятьсот) руб. 00 коп.

Менеджер ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьев

<…>

5.Формы: Акт об осуществлении представительских расходов

<…>

Закрытое акционерное общество «Альфа»

УТВЕРЖДАЮ


Генеральный директор


ЗАО «Альфа»


А.В. Львов


29.03.2013

АКТ № 2


об осуществлении представительских расходов

г. Москва 29.03.2013

С 22 по 23 марта 2013 года была проведена встреча (деловые переговоры) с представителями


ООО «Торговая фирма "Гермес"» М.Н. Корниловым (коммерческий директор), И.В.


Моренковым (начальник отдела продаж).


Прием проводил менеджер ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьев.

Во время проведения переговоров оплачены представительские расходы (обед в ресторане) на


сумму 5900 (Пять тысяч девятьсот) руб. 00 коп. Счет и кассовый чек ресторана прилагаются.

Ответственный за составление:


менеджер ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьев

Персональные консультации по учету и налогам

Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.





Совет недели

Если акт от поставщика датирован 2015 годом, но получили вы его только сейчас, расходы можно учесть в текущем периоде. Ведь из-за ошибки налог на прибыль в 2015 году переплатили (п. 1 ст. 54 НК РФ).
  • Налоговый кодекс
  • Гражданский кодекс
  • Трудовой кодекс

Новые документы

Все изменения в законодательстве для бухгалтера


Зачем бухгалтеру ОКУН и новый Перечень бытовых услуг?

  Результаты

Система Главбух

Профессиональная справочная система для бухгалтеров

Получить демодоступ

Программа Главбух: Зарплата и кадры

Сервис по расчету и оформлению выплат работникам

Попробовать бесплатно


Калькуляторы и справочники


Пока вы были в отпуске

Самые важные события, материалы и изменения в законе


Подписка на рассылки



Наши партнеры

  • Семинар для бухгалтера
  • Практическое налоговое планирование
  • Зарплата
  • Учет в строительстве
  • Юрист компании
  • Кадровое дело
  • Учет.Налоги.Право
  • Документы и комментарии
  • Учет в сельском хозяйстве
  • Коммерческий директор
  • Упрощенка