Подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов можно с помощью: сметы, приказа руководителя, отчета о проведении мероприятий, акта об осуществлении представительских расходов.
Образцы заполнения перечисленных документов приведены ниже.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
1.Ситуация: Какими документами можно подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов
Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичными учетными документами (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, ст. 313 НК РФ). При этом такие документы должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.
Подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов можно с помощью:
- сметы, утвержденной протоколом общего собрания участников (акционеров) организации или руководителем организации на определенный период времени;
- приказа руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;
- отчета о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы;
- акта об осуществлении представительских расходов, утвержденного руководителем организации.
Формы данных документов разработайте самостоятельно и приложите к приказу об учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008, ст. 313 НК РФ).
По мнению контролирующих ведомств, в отчете о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы, должны быть указаны:
- цели и результаты проведенных мероприятий;
- дата и место проведения;
- состав участников (принимающей и приглашенной сторон);
- сумма затрат и т. п.
Кроме того, расходы должны быть подтверждены первичными документами, подтверждающими приобретение товаров для представительских целей или оплату услуг сторонних организаций.
Такие требования изложены в письмах Минфина России от 1 ноября 2010 г. № 03-03-06/1/675, от 22 марта 2010 г. № 03-03-06/4/26, от 13 ноября 2007 г. № 03-03-06/1/807.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Главбух советует: есть аргументы, позволяющие организациям подтвердить представительские затраты, имея не все указанные документы. Они заключаются в следующем.
В пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ не установлен конкретный перечень документов, которыми надлежит подтверждать представительские расходы. Поэтому это могут быть любые первичные документы, которые свидетельствуют о факте осуществления расходов и их экономической обоснованности.
Однако следование указанной позиции может привести к разногласиям с проверяющими. В арбитражной практике есть примеры судебных решений, принятых в пользу организаций (см. например, определение ВАС РФ от 20 февраля 2008 г. № 16343/07, постановления ФАС Северо-Западного округа от 14 января 2008 г. № А56-338/2007, от 14 августа 2007 г. № А56-3739/2006). В частности, суд признал правомерным подтверждение представительских расходов перечнем документов, не содержащим утвержденной сметы. Такой порядок был установлен внутренним приказом организации.
О том, можно ли признать экономически обоснованными представительские расходы, которые не привели к положительному результату (подписанию договора), см. Какие расходы при расчете налога на прибыль признаются экономически обоснованными.
Сергей Разгулин, заместитель директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России
2.Формы:Смета представительских расходов
Закрытое акционерное общество «Альфа»
СМЕТА ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ
Исполнитель: бухгалтер В.Н. Зайцева |
3.Формы: Приказ об осуществлении представительских расходов
Закрытое акционерное общество «Альфа» ПРИКАЗ № 101 г. Москва 18.03.2013 В связи с направлением менеджера А.С. Кондратьева в командировку в г. Ростов-на-
ПРИКАЗЫВАЮ: 1. А.С. Кондратьеву организовать буфетное обслуживание во время переговоров (обед
2. А.С. Кондратьеву по возвращении из командировки составить отчет о проведенных
3. Бухгалтерии учесть представительские расходы в составе общехозяйственных затрат. Генеральный директор А.В. Львов |
4.Формы: Отчет о проведении встречи (деловых переговоров)
Закрытое акционерное общество «Альфа»
ОТЧЕТ № 2 о проведении встречи (деловых переговоров) с представителями ООО «Торговая фирма "Гермес"» г. Москва 29.03.2013 Участники переговоров: От ЗАО «Альфа»: А.С. Кондратьев (менеджер). От ООО «Торговая фирма "Гермес"»: М.Н. Корнилов (коммерческий директор), И.В. Моренков (начальник отдела продаж). Цель и результаты проведения переговоров: Предварительные переговоры о совместном продвижении товаров и сопутствующих услуг.
– ЗАО «Альфа» предоставляет транспортные средства для перевозки товаров;
Программа переговоров: 22.03.2013 10.00–17.00 – переговоры в офисе ООО «Торговая фирма "Гермес"». 23.03.2013 10.00–14.00 – переговоры в офисе ООО «Торговая фирма "Гермес"»; 14.00–18.00 – обед в ресторане «Глиссада» (г. Ростов-на-Дону) с обсуждением итогов состоявшихся переговоров. Представительские затраты на проведение переговоров (обед в ресторане) составили 5900 (Пять
Менеджер ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьев |
5.Формы: Акт об осуществлении представительских расходов
Закрытое акционерное общество «Альфа»
АКТ № 2
г. Москва 29.03.2013 С 22 по 23 марта 2013 года была проведена встреча (деловые переговоры) с представителями
Во время проведения переговоров оплачены представительские расходы (обед в ресторане) на
Ответственный за составление:
|