нет, не можете. В статье 23 НК РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), нужно хранить в течение четырех лет. В 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность нужно хранить в течение периода, установленного правилами архивного дела, но не менее пяти лет. Сроки хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Чтобы избежать ответственности за несоблюдение правил, установленных 402-ФЗ, храните документы не менее пяти лет. Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (приняты к учету). Для документов 2009 года срок хранения истекает в 2015 году.
Обоснование данной позиции приведено ниже в рекомендации «Системы Главбух»
Рекомендация: Как хранить бухгалтерские документы
Какие документы хранить обязательно
Законодательство обязывает организацию принимать меры к хранению документов, которые образуются в ее деятельности* (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В законах об акционерных обществах и об ООО приведен перечень документов, которые нужно хранить обязательно (ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ, ст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). К ним, в частности, относятся бухгалтерские документы организации: первичные документы, регистры бухучета и бухгалтерская отчетность.* Кроме того, обязанность организации хранить бухгалтерские документы предусмотрена в статье 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. чтобы избежать ответственности за несоблюдение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните документы не менее пяти лет. А те, по которым установлен больший срок хранения, – в течение установленного в законодательстве срока.
Срок хранения
Ситуация: в течение какого срока организация обязана хранить бухгалтерские документы
Храните документы в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет.*
В статье 23 Налогового кодекса РФ говорится, что документы, необходимые для целей расчета налогов (в т. ч. бухгалтерские документы), организация должна хранить в течение четырех лет* (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Это требование относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учета, необходимым для исчисления и уплаты налогов, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, систем «клиент–банк»). Соблюдать указанный срок организация обязана, если другие сроки не установлены законодательством.* Аналогичные выводы подтверждаются письмом Минфина России от 30 марта 2012 г. № 03-11-11/104.
- Формы по теме:
- Расписка в получении сотрудником имущества организации
- о присоединении к Системе информационного обмена электронными документами
- Сведения об аккредитации филиалов и представительств иностранного юридического лица
- Внесение записей о поощрении в раздел «Сведения о награждении»
- расходов на формирование резерва по гарантийному ремонту и обслуживанию
- на социальную защиту инвалидов
- Дополнительное соглашение к трудовому договору. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Заявление сотрудника на выдачу зарплаты в натуральной форме. Оформляется при выдаче ежемесячной премии в натуральной форме
- Внутренняя опись личного дела перед сдачей дел в архив
- Договор транспортной экспедиции. Экспедитор действует от своего имени
Вместе с тем, в части 1 статьи 29 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухучета и бухгалтерскую отчетность нужно хранить в течение периода, установленного правилами архивного дела, но не менее пяти лет.*
Сроки хранения типовых архивных документов определены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.*
Таким образом, чтобы избежать ответственности за несоблюдение правил, установленных Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, храните документы не менее пяти лет. А те, по которым установлен больший срок хранения, – в течение установленного в законодательстве срока.*
Особый порядок хранения установлен для документов, подтверждающих понесенный убыток для целей налогового учета* (например, первичные документы, регистры налогового учета). Их храните в течение всего срока, в котором убыток будет уменьшать базу по налогу на прибыль. Это следует из пункта 4 статьи 283 Налогового кодекса РФ. После того как вся сумма убытка будет погашена, документы, подтверждающие его формирование, храните еще в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).
Упакованные в опечатанные мешки копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, храните не менее пяти лет.* По окончании этого срока, но не ранее истечения месяца со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков уничтожаются на основании акта об их списании. Такие правила установлены в пункте 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359.
Началом срока хранения документов считайте 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (приняты к учету)* (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
Исключение составляют:*
- книга покупок и книга продаж – начало срока хранения определяйте с даты последней записи в них (п. 24 раздела II приложения 4 и п. 22 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137);
- документы, подтверждающие первоначальную стоимость амортизируемого имущества, – отсчет срока начинайте с момента, когда начисление амортизации прекратилось (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 г. № 03-03-06/1/270).
С.В. Разгулин
заместитель директора департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики Минфина России